Колегія
Центрального державного електронного архіву України

  ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального державного
електронного архіву України
від 24.10.2008 № 35

РЕГЛАМЕНТ
колегії Центрального державного електронного архіву України

    ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

  1. Колегія Центрального державного електронного архіву України на своїх засіданнях погоджено вирішує питання, що належать до його компетенції, обговорює найважливіші напрями діяльності архіву. З цих питань колегія заслуховує звіти та інформації керівників структурних підрозділів архіву, державних архівних установ.

  2. Колегія є консультативно - дорадчим органом. Рішення колегії за необхідності проводяться в життя наказами директора архіву.

  3. Для участі в засіданнях колегії можуть бути запрошені керівники державних архівних установ, посадові особи інших установ і організацій, яких стосується обговорюване питання.

  4. Питання, що є державною таємницею, розглядаються на закритих засіданнях колегії.

    ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ

  5. Колегія працює згідно із затвердженим планом, який є складовою частиною плану організаційних заходів Центрального державного електронного архіву України на рік. Засідання проводяться, як правило, один раз на місяць, але в зв’язку з незаповненістю архіву керівниками структурних підрозділів, один раз у два місяці.

  6. Колегія може розглядати питання, що непередбачені планом, але внесені до порядку денного директором Центрального державного електронного архіву України або відділами електронного архіву за погодженням з директором.

  7. Позачергові засідання у разі необхідності призначаються головою колегії або на вимогу не менш як половини її складу.

    ПІДГОТОВКА ПИТАНЬ ДЛЯ РОЗГЛЯДУ

  8. Особи, які відповідають за підготовку конкретних питань для розгляду на засіданнях колегії, визначають план ( порядок) підготовки питання, безпосередніх виконавців і організовують вивчення питання.

  9. У разі необхідності для вивчення питання і підготовки його для розгляду на засіданні колегії наказом директора архіву може бути створена спеціальна робоча група.

  10. Безпосередні виконавці узагальнюють результати вивчення питання у довідці і готують проект рішення.
  11. Довідки і проекти рішень підписують ( візують) усі особи, які брали участь у підготовці питання.

  12. Проекти рішень повинні містити чіткі обґрунтовані оцінки стану питання, що розглядається, зазначити чинники, які забезпечили успіхи і досягнення, причини встановлених недоліків та порушень і осіб, винних у цьому, визначити конкретні заходи щодо виправлення ситуації, їх виконавців і строки виконання, а також зазначити посадових осіб, на яких має бути покладено контроль за виконанням.

  13. Проекти рішень, що містять доручення іншим відділам електронного архіву або державним архівним установам з перемінним складом документів, обов’язково повинні бути погоджені з їх керівниками.

  14. Довідки, проекти рішень у разі необхідності з відповідними додатками до них за 5 днів до засідання погоджуються з головою колегії і передаються секретарю колегії.

  15. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку питань покладається на керівників відповідних відділів електронного архіву. Документи, що внесені з порушенням встановленого порядку і строків, для розгляду не приймаються. Особи, які відповідають за підготовку зазначених документів, подають голові колегії пояснювальну записку про причини порушень.
  16. Секретар колегії перевіряє наявність усіх необхідних документів, правильність їх оформлення, візує їх і організовує розмноження.

  17. Секретар колегії за погодженням з особами, відповідальними за підготовку питань, складає порядок денний засідання, список запрошених на засідання і вивчає необхідність забезпечення їх відповідними матеріалами. Не пізніше ніж за 4 дні до засідання список і порядок денний подаються на затвердження голові колегії. Копії схваленого головою колегії порядку денного засідання разом з копіями відповідних матеріалів секретар колегії передає членам колегії та іншим посадовим особам, запрошеним на засідання, не пізніше ніж за 2 дні до засідання.

    ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ І ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

  18. Засідання колегії проводиться, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу колегії.

  19. Доповідачами є, як правило, особи відповідальні за підготовку питань. Доповідачами з питань діяльності архівних установ є їх керівники, а співдоповідачами – особи, відповідальні за підготовку питання на розгляд колегії, чи керівники робочих груп.

  20. Час для доповіді, співдоповіді, обговорення визначається у кожному конкретному випадку, але не більше ніж по 10 хвилин.

  21. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи, уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження та пропозиції.

  22. Рішення колегії приймаються більшістю голосів членів колегії, присутніх на засіданні. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови колегії.

    ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ПІСЛЯ ЗАСІДАННЯ

  23. Засідання протоколюються. Оформлений протокол секретар подає на підпис голові колегії не пізніше ніж через 2 дні після засідання.

  24. Рішення колегії проводяться в життя наказами директора Центрального державного електронного архіву України і надсилаються не пізніше ніж у тижневий строк після засідання колегії за списком, який затверджено директором електронного архіву.

  25. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасністю оформлення і підписання документів після засідання колегії, організовує їх розмноження і розсилку.

  26. Оригінали рішень колегії, протоколи засідань і матеріали до них зберігаються у секторі кадрової та режимно – секретної роботи Центрального державного електронного архіву України. Копії зазначених документів зберігаються у секретаря колегії.

    Директор
    Центрального державного
    електронного архіву України
    А.Г. Лавренюк