Тези виступу директора Центрального державного електронного архіву України Ковтанюка Ю. С. на розширеному засіданні колегії Державного архіву Житомирської області 26.01.2017, м. Житомир


1. Щодо приймання-передавання електронних документів до архівних установ України
У зв’язку із створенням в діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій різних форм власності (далі – юридичні особи – джерела комплектування архівів) електронних документів, для унормування роботи з такими документами наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 було затверджено Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, зареєстрований в Міністерстві юстиції Укарїни 11.11.2014 за № 1421/26198. Зважаючи на те, що граничні терміни зберігання електронних документів в деяких установах вже завершено і таких документів згодом стає все більше, в архівів виникає потреба в забезпечені їх діяльності нормативно-правовим актом щодо приймання-передавання електронних документів до них від установ. Проект Порядку приймання-передавання електронних документів до архівних установ України підготовлено ЦДЕА України та передано наприкінці 2016 року на розгляд до Укрдержархіву. На сьогодні департаментом діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Укрдержархіву розпочато нормотворчу діяльність щодо підготовки остаточного варіанту проекту цього Порядку, який, сподіваємося, буде затверджений наказом Міністерства юстиції України та зареєстрований, як нормативно-правовий акт в 2017 році.
Особливістю запропонованого проекту Порядку приймання-передавання електронних документів до архівних установ України є приймання-передавання архівних електронних справ не напряму до архіву від його джерела комплектування, а до ЦДЕА України, в інформаційно-телекомунікаційній системі якого для архіву створюється віддалене захищене електронне сховище. Завдання ЦДЕА України здійснити технічне приймання від установи файлів архівної електронної справи, здійснити їх технічну перевірку на відповідність вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, зокрема, на відсутність шкідливого програмного коду, та у разі успішної перевірки розмістити файли архівних електронних справ в електронному сховищі архіву.
Процес приймання-передавання архівних електронних справ розпочинається у відповідності до затвердженого плану та з ініціативи архіву. Після розміщення файлів архівних електронних справ у віддаленому електронному сховищі архіву ЦДЕА України повідомляє про це архів, який одночасно оформлює акт приймання-передавання архівних електронних справ постійного зберігання з фондоутворювачем та акт приймання-передавання цих справ на зберігання з ЦДЕА України.
ЦДЕА України відповідає лише за зберігання архівних електронних справ архівів та забезпечення їх збереженості. Архіви у відповідності до принципу походження документів здійснює облік цих справ, надання доступу до них та інших архівних послуг, у тому числі платних.
Архіви мають віддалений авторизований доступ до своїх електронних сховищ, що відбувається за логіном та паролем або особистим ключем електронного цифрового підпису та паролем до нього працівників архівів, яким надано таке право за рішенням директора. Подібний доступ за допомогою засобів електронного цифрового підпису здійснюється доступ до Єдиного державного реєстру декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування Національного агентства з питань запобігання корупції для подання електронних декларацій. Кожний архів має доступ до власного віддаленого електронного сховища. Всім архівам надаються програмні інструменти для роботи з файлами архівних електронних справ, у тому числі для перевірки за їх електронними цифровими підписами, копіювання, надання доступу користувачам, наприклад, через читальні зали тощо.
Зважаючи, що запропонованому Порядку передували науково-дослідна робота в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства, а також науково-методична робота в ЦДЕА України, нами запропоновано достатньо демократична модель приймання-передавання електронних документів до архівних установ України. Якщо архів має власну захищену інформаційно-телекомунікаційну систему, він має право здійснювати приймання-передавання документів безпосередньо до себе. Якщо архів зберігав в ЦДЕА України архівні електронні справи, що знаходяться у нього на обліку, а згодом у нього з’явилася можливість приймати та зберігати ці справи самостійно, він має право забрати із ЦДЕА України ці справи.
2. Оцифрування документів Національного архівного фонду
З метою унормування діяльності архівних установ щодо оцифрування документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) необхідно створити Правила оцифрування документів Національного архівного фонду. Це надасть можливість уніфікувати формати даних та інші технічні параметри оцифрованих копій документів НАФ в залежності від фізичного стану та технічних характеристик оригіналів документів. Якщо оригінал документа створено в чорно-білому виконанні, то, можливо, достатньо створювати його некольорове зображення, що дозволить значно зменшити розміри файлів оцифрованих копій цих документів. Якщо документ є унікальним або існує висока імовірність його зникнення, зважаючи на незадовільний фізичний стан, то варто замислитися над створенням максимально якісної його цифрової копії, яка з часом стане важливим джерелом доступу до інформації такого документа.
Єдині Правила оцифрування документів НАФ дозволять створити централізований цифровий (електронний) фонд користування документами НАФ.
Крім того, вважаємо за доцільне поширити успішний досвід державних архівів Вінницької та Житомирської областей щодо створення скануючих пристроїв власними силами на базі професійних цифрових камер, що дозволило вийти на темпи оцифрування 250-280 тис. цифрових копій сторінок документів НАФ на рік за допомогою одного скануючого пристрою.
3. Уніфікація описування документів НАФ в електронній формі
Для уніфікації описування документів НАФ в електронній формі всіма архівними установами, з метою створення централізованої бази даних, яка дозволить організувати онлайн пошук документів та стане підґрунтям для комплексної інформатизації архівної справи, зокрема, переходу до електронного обліку документів НАФ. Ідея створення створення такої системи полягає в наданні широких можливостей архівним установам багаторівневого описування документів НАФ: архівна установа, архівосховище, фондоутворювач, опис, оцифрована сторінка опису, справа, документ, оцифрована сторінка справи тощо. Архівні установи здійснюють описування за наявною інформацією. При цьому, інформація, яку вже введено архівними установами до бази даних у форматі Microsoft Access 2000, буде додано до нового інформаційного ресурсу в автоматизованому режимі. Те ж саме стосується інших масивів довідкової інформації, що існує в електронній формі, зокрема, підготовленої архівними установами. Таким чином буде створено потужний інформаційний ресурс, поповнення якого буде вестися поступово всіма архівними установами за принципом: інформація вводиться один раз, а використовується багато разів як для пошуку інформації користувачами, так і для автоматизації роботи архівістів.
Для цього ЦДЕА України в межах плану науково-дослідної та науково-методичної роботи архівних установ на 2016 рік та відповідного плану науково-методичної роботи архіву було створено веб-орієнтовану тестову базу даних розшуку документів НАФ та визначено вимоги до структури та змісту бази даних до електронної пошукової системи «Архівні фонди України» рівня описування оцифрована сторінка документа, що розроблено з метою розвитку локальної бази даних «Архівні фонди України», яку державні архіви ведуть з 2001 року в системі керування базами даних Microsoft Access 2000. Розробки подано на розгляд Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву. Також у 2016 році позапланово ЦДЕА України було запропоновано загальну модель окремої інформаційної автоматизованої системи щодо ведення та доступу до централізованої бази даних документів, що відносяться до архівної україніки. Сподіваємось на долучення до обговорення структури та змісту зазначених баз даних всіх архівних установ.
4. Щодо питання архівних електронних послуг
Централізований цифровий фонд користування документами НАФ та відомча інформаційно пошукова система дозволять запровадити комплекс онлайн архівних електронних послуг за принципом «єдиного вікна».
Слід зазначити, що запровадження системи з надання віддаленого доступу до цифрових (електронних) копій документів НАФ через Інтернет є одним із складних питань для архівних установ. З одного боку – це виклик часу, світова тенденція, з іншого – це може вплинути на обсяги надходжень за надання платних послуг. Крім того, подібна система повинна працювати з урахуванням вимог чинної законодавчої бази з питань доступу до персональних даних.
За нашим переконанням надання віддаленого доступу до цифрових (електронних) копій документів НАФ через Інтернет повинно бути платним, зважаючи на досвід інформаційно розвинутих країн світу. Пошук інформації доцільно надавати безоплатно, а віддалений доступ до документів, надання електронних довідок, цифрових копій документів на платній основі, як альтернатива традиційним послугам надання доступу до документів через читальні зали, що повинен бути збережений.
Отже, одним із основних завдань в цьому напряму інформатизації архівної справи є визначення платних електронних послуг на нормативно-правовому рівні та запровадження системи розподілення надходжень за надані послуги за принципом «єдиного вікна» між архівними установами у відповідності до чинної законодавчої бази з питань фінансового моніторингу.
Висновки
Основною метою запровадження відомчої інформаційної пошукової автоматизованої системи, що дозволяє надавати віддалений доступ до документів НАФ, є:
– покращення забезпечення збереженості документів НАФ завдяки доступу до їх інформації за допомогою цифрового фонду користування;
– зменшення частки ручної праці, за рахунок скорочення кількості справ, що видаються у читальні зали із архівосховищ. Складність цього процесу вимірюється загальною вагою, яку щодня доводиться переміщувати одному працівнику. Проблема ускладнена тим, що більшість працівників архівосховищ жіночої статі, а їх праця неавтоматизована та слабко механізована;
– збільшення обсягів запитуваної інформації документів НАФ за рахунок автоматизованого опрацювання запитів, що дозволить прискорити та спростити цей процес.