Дорадчі органи

Колегія
  ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального державного
електронного архіву України
від 14.02.2008 № 8

ПОЛОЖЕННЯ
про колегію Центрального державного електронного архіву України

  1. Це Положення визначає діяльність колегії у Центральному державному електронному архіві України(далі ЦДЕА України).
  2. Колегія ЦДЕА України утворюється для погодження вирішення питань, що належать до його компетенції, вільного колективного обговорення найважливіших напрямів його діяльності.

  3. У своїй роботі колегія ЦДЕА України керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Держкомархіву України та цим положенням.

  4. Рішення про утворення колегії приймається директором архіву.

ФУНКЦІЇ КОЛЕГІЇ

  • Колегія ЦДЕА України:

    1. обговорює перспективи та найважливіші питання діяльності архіву, приймає рішення щодо реалізації;

    2. розглядає та подає пропозиції щодо:
      • формування державної політики з питань впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису;
      • удосконалення архівного законодавства;
      • здійснення міжнародного співробітництва у сфері електронного документообігу та управління інформацією, архівної справи та діловодства;

    3. обговорює проекти галузевих програм, плани розвитку архівної справи;

    4. аналізує стан забезпечення формування Національного архівного фонду (далі НАФ); стан державної реєстрації документів НАФ, їх обліку та забезпечення збереженості в архіві, забезпечення реалізації прав громадян на вільний доступ архівної інформації, стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків, дотримання законодавства з питань державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавської дисципліни;

    5. розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на ЦДЕА України.

    СКЛАД КОЛЕГІЇ

    До складу колегії входять:
    директор архіву – голова колегії, заступник директора, керівники структурних підрозділів архіву.

    Члени колегії ЦДЕА України затверджуються та увільняються від обов’язків Держкомархівом України за поданням директора архіву.

    ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КОЛЕГІЇ

    1. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Засідання колегії проводяться, як правило,один раз на місяць, позапланові – у міру потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.

    2. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань.

    3. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше, ніж за п’ять днів до чергового засідання ( у разі невідкладної потреби цей термін може коригуватися).

    4. Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії.

    5. На розгляд колегії подаються:

      • проект рішення колегії;
      • список запрошених осіб;
      • довідкові матеріали ( розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці, тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.
    6. Членами колегії матеріали надаються – не пізніше, ніж за один день до засідання.

    7. Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів, на засідання колегії, надають матеріали секретарю колегії не пізніше, ніж за п’ять днів до чергового засідання, який контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення.

    ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАННЯ КОЛЕГІЇ

    1. Засідання колегії веде її голова, а у разі його відсутності - особа, на яку покладено виконання обов'язків директора архіву.

    2. Засідання колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше, ніж дві третини загальної кількості членів колегії.

    3. Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто. Якщо член колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.

    4. Порядок денний засідання і рішення колегії затверджуються членами колегії шляхом голосування.

    5. Члени колегії, які беруть участь у її засіданні, реєструються. Особи, запрошені на засідання колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.

    6. Члени колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.

    7. Головуючий на засіданні колегії може прийняти рішення про закритий розгляд порядку денного. Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.

    8. Рішення колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування. Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.

    9. У разі проведення спільних засідань колегій двох і більше органів виконавчої влади приймається спільне рішення.

    10. Після засідання колегії працівник відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом п'яти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із керівниками заінтересованих структурних підрозділів ЦДЕА України, членами колегії подає його на розгляд голови колегії.

    11. Рішення колегії проводяться у життя наказом директора архіву. У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення директор архіву проводить у життя своє рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Держкомархіву України. Члени колегії також можуть повідомити свою думку керівництву Держкомархіву. Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу).

    12. Рішення колегії оформляються протоколами, що підписуються головуючим на засіданні та секретарем колегії. Рішення спільних засідань колегій оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади та секретарями колегій.

    13. Рішення колегії доводяться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів архіву, а також до керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що Їх стосується.

    14. Рішення колегії з питань, запропонованих до розгляду органом виконавчої влади вищого рівня, доводяться до відома цього органу.

    15. Запис засідань колегії ЦДЕА України забезпечує секретар колегії.

    16. Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку у структурному підрозділі, визначеному головою колегії або секретарем колегії.

    17. Матеріально-технічне забезпечення засідань колегії здійснюється архівом.

    КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ РІШЕНЬ КОЛЕГІЇ

    Контроль за виконанням рішень колегії здійснює структурний підрозділ (окремий працівник), визначений директором архіву.