Експертно-перевірна комісія

  ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Центрального державного
електронного архіву України
від 18.02.2008 № 12

ПОЛОЖЕННЯ
про експертно – перевірну комісію
Центрального державного електронного архіву України

  1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, Центральний державний електронний архів України ( далі ЦДЕА України) утворює експертно – перевірну комісію ( далі ЕПК) для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду ( далі НАФ) або вилучення документів з нього, здійснення разом з державними архівами експертизи цінності електронних документів та електронних інформаційних ресурсів і забезпечує їх виконання.

  2. ЕПК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕПК затверджуються директором ЦДЕА України, після чого є обов’язковим для виконання всіма архівними установами, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України.

  3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Державного комітету архівів України ( далі Держкомархів) та цим Положенням.

  4. До складу ЕПК, який затверджується директором ЦДЕА України, входять фахівці відповідно до профілю електронного архіву, а також фахівці з архівної справи, представники наукових установ і творчої громадськості. Головою ЕПК призначається заступник директора ЦДЕА України, а секретарем – один із співробітників відділу формування НАФ та діловодства.

    Голова ЕПК організовує роботу комісії згідно з річним планом, затвердженим директором ЦДЕА України, і звітує про проведену роботу.

    Секретар ЕПК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів ЦДЕА України та архівних установ – джерел формування НАФ рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

  5. Основними завданнями ЕПК є:

    • науково – методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;
    • розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;
    • перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної комісіями з проведення експертизи цінності документів.

  6. ЕПК приймає рішення про:

    • схвалення і подання на затвердження директора ЦДЕА України списків – джерел формування НАФ, які перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • схвалення описів електронних справ постійного зберігання, внесених до НАФ, складених державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об`єднаннями громадян, релігійними організаціями, музеями, бібліотеками ( далі – юридичні особи) що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України, та подання таких описів електронних справ на затвердження керівника юридичної особи;

    погодження:

    • описів електронних справ з особового складу юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • номенклатур справ юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • інструкцій з діловодства, положень про службу діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • схвалення електронних описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, погодження описів електронних справ з особового складу, номенклатур справ, інструкцій з діловодства ЦДЕА України та подання таких документів на затвердження директора ЦДЕА України;
    • схвалення і подання на погодження з Центральною експертно – перевірною комісією Держкомархіву ( далі ЦЕПК):
    • актів про вилучення з НАФ документів, що зберігаються в ЦДЕА України, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються у ЦДЕА України, у юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України;
    • схвалення проектів визначення рангу документів НАФ та подання на затвердження директора ЦДЕА України актів грошової оцінки документів, що зберігаються у ЦДЕА України, у юридичних та фізичних осіб;

    внесення до НАФ:

    • документів, що зберігаються у фізичних осіб;
    • документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з – за кордону.

  7. ЕПК має право:

    • вимагати від власника електронних документів та електронних інформаційних ресурсів у випадках, передбачених законодавством, подання цих документів та ресурсів для проведення експертизи їх цінності;
    • одержувати від юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування ЦДЕА України відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;
    • під час розгляду електронних описів справ постійного зберігання та з особового складу вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
    • запрошувати на засідання консультантів і експертів – фахівців юридичних осіб та членів їх комісій з проведення експертизи цінності документів;
    • інформувати керівництво ЦДЕА України з питань, що входять до компетенції ЕПК.

    Засідання ЕПК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, якщо присутність членів комісії становить дві третини складу.

    Рішення ЕПК з проведення експертизи цінності документів приймаються більшістю голосів, оформляються протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК директором ЦДЕА України.

    У разі відмови директора ЦДЕА України затвердити протокол засідання ЕПК її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК, рішення якої є остаточним.