ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України від 21.05.2012 № 753/5

(у редакції наказу Міністерства юстиції України

від 29 грудня 2016 року № 3916/5)

ПОЛОЖЕННЯ
про
Центральний державний електронний архів України

1.Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України і належить до сфери управління Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів).

ЦДEА України виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість документів Національного архівного фонду і використання відомостей, що в них містяться.

ЦДЕА України здійснює повноваження власника документів Національного архівного фонду, крім документів, переданих на зберігання іншими архівними установами.

ЦДЕА України має статус неприбуткової установи, діє на основі законодавства України та цього Положення.

2.ЦДЕА України у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, а також цим Положенням.

3.Місцезнаходження ЦДЕА України – вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110, Україна.

4.До складу документів ЦДЕА України (далі – профільні документи) входять документи Національного архівного фонду, що є власністю держави, та інші документи, а саме:

електронні документи, у тому числі документи в електронній формі особового походження, передані власниками або уповноваженими ними особами до ЦДЕА України;

документи в електронній формі, у тому числі електронні документи юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, передані державними архівними установами та архівними відділами міських рад до ЦДЕА України;

електронні інформаційні ресурси, у тому числі відібрані ЦДЕА України, на постійне зберігання;

документи, що відносяться до власного архівного фонду ЦДЕА України;

страховий фонд та фонд користування документів та копій документів, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

цифрові копії документів Національного архівного фонду, створені для фонду користування, що зберігаються в архівних установах;

цифрові копії описів справ постійного зберігання, передані державними архівними установами та архівними відділами міських рад до ЦДЕА України;

облікові документи та довідковий апарат до документів ЦДЕА України у паперовій та електронній формі.

5.Основними завданнями ЦДЕА України є:

1) участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи та діловодства;

2) забезпечення формування Національного архівного фонду, комплектування ЦДЕА України профільними документами, їх обліку та зберігання, використання відомостей, що в них містяться;

3) надання методичної допомоги державним архівним установам, архівним відділам міських рад, підприємствам, установам, організаціям – джерелам формування Національного архівного фонду з питань роботи з профільними документами, організації електронного документообігу;

4) участь у підготовці нормативно-правових актів, науково-методичних розробок з питань роботи з профільними документами, впровадження електронного документообігу, зберігання профільних документів та використання їх інформації;

5) забезпечення реалізації прав громадян на вільний доступ до відомостей, що містяться в архівних документах;

6) забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

7) участь у проведенні наукової та методичної роботи у сфері архівної справи, документознавства.

6.ЦДЕА України відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:

1) подає Укрдержархіву пропозиції щодо формування та реалізації державної політики у сфері архівної справи, діловодства та впровадження електронного документообігу;

2) бере участь у розробленні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;

3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них, крім документів, переданих до ЦДЕА України державними архівними установами та архівними відділами міських рад;

4) здійснює науково-методичне керівництво з профільних питань архівними підрозділами, службами діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що перебувають у зоні його комплектування;

5) визначає джерела комплектування профільними документами;

6) організовує приймання на прохання юридичних та фізичних осіб профільних документів Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

7) проводить експертизу цінності профільних документів, що безпосередньо надходять на зберігання до ЦДЕА від фондоутворювачів особового походження, з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього;

8) придбаває профільні документи в разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави профільних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

9) організовує у випадках та порядку, передбачених законом, проведення перевірок роботи архівних підрозділів і служб діловодства в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності та підпорядкування, що перебувають у зоні його комплектування, з метою здійснення контролю за впровадженням електронного документообігу та електронного підпису, а також порядку створення, обліку, зберігання електронних документів та доступу до них;

10) забезпечує зберігання профільних документів та вживає заходів щодо вдосконалення системи їх зберігання;

11) проводить технічну перевірку електронних документів, що надходять на зберігання до ЦДЕА України;

12) бере участь у визначенні вимог до форматів і структур даних профільних документів, а також супровідної документації для їх приймання;

13) забезпечує резервне копіювання профільних документів;

14) забезпечує створення страхового фонду на профільні документи Національного архівного фонду, крім документів, переданих до ЦДЕА України державними архівними установами та архівними відділами міських рад;

15) визначає вимоги щодо описування профільних документів;

16) веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду та подає відповідні відомості про них Укрдержархіву;

17) організовує роботу та адміністрування серверів та мереж ЦДЕА України;

18) забезпечує захист державних інформаційних ресурсів, що функціонують у програмно-технічних комплексах, системах та мережах ЦДЕА України;

19) забезпечує облік та зберігання програмного забезпечення, необхідного для відтворення профільних документів;

20) створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів в електронній формі, у тому числі електронних документів і електронних інформаційних ресурсів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

21) разом з іншими державними архівами бере участь у створенні та вдосконаленні електронного довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у цих архівах;

22) здійснює оцифровування документів Національного архівного фонду, у тому числі, що зберігаються в інших архівних установах і у власників таких документів;

23) забезпечує підтримку доменних імен Укрдержархіву;

24) забезпечує адміністрування веб-порталу Укрдержархіву;

25) забезпечує адміністрування електронної пошти Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, інших архівних установ на їх прохання та за рішенням Укрдержархіву;

26) бере участь у підготовці документів (положень, порядків, інструкцій, регламентів тощо), що визначають функціонування програмно-технічних комплексів, систем та мереж, що забезпечують функціонування та захист державних інформаційних ресурсів Укрдержархіву та інших державних архівних установ;

27) надає безпосередньо користувачам та державним архівам доступ до відомостей, що містяться в архівних документах в електронній формі, у тому числі електронних документах та електронних інформаційних ресурсах, і довідковому апараті до них, інформує про документи та ресурси, відомості з яких можуть бути ними використані;

28) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи;

29) надає доступ до інформації, якою володіє ЦДЕА України та яка не міститься в архівних документах, у відповідності до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

30) бере участь у створенні міжархівних електронних інформаційних ресурсів загального значення для архівної сфери (веб-сайти, бази даних, програми), а також продукції в електронній формі (макети, презентації, програми тощо);

31) здійснює технічну підтримку заходів (виставок, конференцій, семінарів тощо) Укрдержархіву та установ, що належать до сфери його управління, або заходів за їх участю;

32) надає консультації працівникам архівних установ з питань впровадження інформаційних технологій, технологій зберігання архівних документів в електронній формі та іншої електронної інформації, як індивідуально, так і шляхом участі в навчально-методичних семінарах, конференціях, форумах та інших заходах;

33) надає методичну та практичну допомогу державним архівним установам з питань захисту інформації;

34) здійснює наукову та методичну роботу з питань створення, обліку, зберігання, користування профільними документами, впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису, інформаційно-комунікаційних технологій, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію;

35) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

36) здійснює у межах повноважень, передбачених законом, заходи з цивільного захисту;

37) надає згідно з переліком платних послуг, затвердженим Кабінетом Міністрів України, платні послуги, пов’язані з використанням фізичними і юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах, виконує за рахунок замовника роботи щодо забезпечення збереженості та впорядкування документів, складання нормативно-методичних посібників, здійснює іншу не заборонену законодавством діяльність з архівної справи та діловодства;

38) виконує інші повноваження.

7.ЦДЕА України з метою організації своєї діяльності:

1) вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДЕА України;

2) забезпечує в межах повноважень, передбачених законом, проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДЕА України;

3) здійснює добір кадрів, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДЕА України;

4) організовує планово-фінансову роботу в ЦДЕА України, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;

5) забезпечує представництво інтересів ЦДЕА України у судових та інших органах;

6) організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДЕА України відповідно до встановлених правил.

8.ЦДЕА України відповідно до покладених на нього завдань має право:

1) одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб, а також від громадян та об’єднань громадян інформацію, документи та інформаційні ресурси, необхідні для виконання покладених на нього завдань і функцій;

2) вимагати від власника документів в електронній формі та електронних інформаційних ресурсів у випадках, передбачених законодавством, подання цих документів та ресурсів для проведення експертизи їх цінності;

3) подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду в електронній формі та електронних інформаційних ресурсів, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи та ресурси;

4) реалізовувати переважне право на придбання документів Національного архівного фонду, що перебувають у власності юридичних і фізичних осіб, у разі продажу цих документів;

5) проводити в установленому порядку наради, утворювати комісії та робочі групи, проводити наукові конференції, семінари з питань, що належать до його компетенції;

9.ЦДЕА України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з державними органами та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

Працівники ЦДЕА України за дорученням керівництва архіву чи за дорученням Укрдержархіву мають право на відвідування державних архівів, архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх підпорядкування, а також право доступу до відомостей, що міститься в їх документах, за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

10.ЦДЕА України очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Укрдержархіву.

Директор ЦДЕА України має заступників, які за його поданням призначаються на посади і звільняються з посад Головою Укрдержархіву.

11.Директор ЦДЕА України:

1) здійснює керівництво діяльністю ЦДЕА України;

2) визначає посадові обов’язки і ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів ЦДЕА України;

3) затверджує положення про структурні підрозділи ЦДЕА України;

4) затверджує посадові інструкції працівників ЦДЕА України;

5) затверджує структуру ЦДЕА України за погодженням з Головою Укрдержархіву;

6) затверджує плани роботи ЦДЕА України;

7) затверджує штатну розстановку ЦДЕА України;

8) призначає на посади і звільняє з посад працівників ЦДЕА України;

9) видає накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання;

10) приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДЕА України;

11) представляє ЦДЕА України у судах, у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями в Україні та за її межами;

12) розпоряджається коштами ЦДЕА України в межах затвердженого кошторису на його утримання;

13) організовує роботу колегії ЦДЕА України і головує на її засіданнях;

14) здійснює інші передбачені законом України повноваження.

12.Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДЕА України, обговорення найважливіших напрямів його діяльності, в ньому утворюється колегія.

Склад колегії затверджується Укрдержархівом.

Положення про колегію затверджується наказом директора ЦДЕА України.

Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом видання наказу директора ЦДЕА України.

13.З метою проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов’язаних з формуванням Національного архівного фонду, у ЦДЕА України утворюється експертно-перевірна комісія.

Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом директора ЦДЕА України.

14.Для розгляду питань організації науково-методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства у ЦДЕА України утворюється науково-методична рада.

Положення про науково-методичну раду та її склад затверджуються наказом директора ЦДЕА України.

15.Для проведення фахових консультацій з основних питань діяльності в ЦДЕА України можуть утворюватися інші консультативні, дорадчі органи.

Положення про них та їх склад затверджуються наказом директора ЦДЕА України.

16.ЦДЕА України утримується за рахунок коштів державного бюджету України.

Доходи ЦДЕА України використовуються виключно для фінансування видатків на утримання ЦДЕА України, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених цим Положенням.

ЦДЕА України дотримується заборони розподілу отриманих доходів або їх частини серед засновників, членів органів управління ЦДЕА України та її працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску) та інших пов’язаних з ними осіб.

У разі припинення ЦДЕА України її активи, майно будуть передані неприбутковій організації відповідного виду або зараховано до доходу бюджету.

Граничну чисельність, кошторис, штатний розпис та фонд оплати праці працівників ЦДЕА України затверджує Голова Укрдержархіву.

17.ЦДЕА України є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби України, власні бланки, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Рекомендації щодо захисту від кібератак

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

07-08 грудня 2017 р.
Центральний державний електронний архів України запрошує взяти участь у Міжнародній науково-практичній конференції «АРХІВИ В СУЧАСНОМУ СВІТІ: ВИКЛИКИ ТА ЗАВДАННЯ».
Детальніше

23-24 листопада 2017 р.
Відбудеться II Міжнародна науково-практична конференція “Історико-культурна спадщина: збереження, доступ, використання”.
Місце проведення: м. Київ, Національний авіаційний університет.
Заява на участь,
Програма семінару

Виставки онлайн