Этот Порядок определяет основные требования к организации и проведению личного приема граждан в Центральном государственном электронном архиве Украины (далее — ЦГЭА Украины).

1. Личный прием граждан в ЦГЭА Украины осуществляется в соответствии со статьей 22 Закона Украины «Об обращениях граждан» (далее — Закон), Указа Президента Украины от 07.02.2008 № 109/2008 «О первоочередных мерах обеспечения реализации и гарантирования конституционного права на обращение граждан в органы государственной власти и органов местного самоуправления», других нормативно-правовых актов Украины, а также в соответствии с настоящим Порядком.
2. Прием граждан проводится директором ЦГЭА Украины и его заместителями.
3. Информация о порядке и график проведения личного приема граждан руководством ЦГЭА Украины публикуется на сайте ЦГЭА Украины на главной странице  в разделе «Обращения граждан», также размещается в приемной директора ЦГЭА Украины.
4. Личный прием граждан проводится по предварительной записи или в день обращения заявителя без предварительной записи. Предварительная запись на личный прием к руководителям ЦГЭА Украины проводится по тел. 273-32-98.
5. Учет личного приема ведется в журнале регистрации приема граждан руководством ЦГЭА Украины.
6. Личный прием участников боевых действий, женщин, которым присвоено почетное звание Украины «Мать-героиня», инвалидов Великой Отечественной войны, Героев Социалистического труда, Героев Советского Союза, Героев Украины, инвалидов первой и второй группы осуществляется в первую очередь. Особое внимание уделяется решению проблем, с которыми обращаются ветераны войны и труда, инвалиды, граждане, пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы, многодетные семьи, одинокие матери и другие граждане, которые нуждаются в социальной защите и поддержке.
7. Во время предварительной записи граждан на личный прием устанавливается фамилия, имя, отчество, место жительства гражданина, содержание поднятого вопроса, к каким должностным лицам или в какие государственные архивные учреждения он обращался и какое было принято решение, изучаются документы, другие материалы, предоставляемые гражданами для обоснования своих заявлений (ходатайств), жалоб или предложений (замечаний). Не допускается выяснение сведений о личности гражданина, не касающихся его обращения.
8. Во время проведения личного приема граждан могут присутствовать их представители, полномочия которых оформлены в установленном порядке, и лица, находящиеся в родственных отношениях с этими гражданами.
9. К участию в проведении личного приема могут приглашаться работники ЦГЭА Украины.
10. Присутствие посторонних лиц во время проведения личного приема граждан не допускается.
11. Повторный прием гражданина по вопросу, который уже рассматривался руководством ЦГЭА Украины, проводится в случае, если вопрос, поднятый в первом обоснованном обращении, не был решен по существу. В случае повторного обращения гражданина изучаются материалы по затронутому вопросу, выясняются причины, вызвавшие его, предоставляются необходимые разъяснения и возможная помощь.
12. В случае, если поднятый гражданином вопрос решить на личном приеме невозможно из-за сложности и необходимости дополнительного изучения, гражданину может быть предложено изложить его в форме письменного заявления (обращения).
13. Обращение может быть подано лично как отдельным лицом (индивидуальное), так и группой лиц (коллективное). В обращении должны быть указаны фамилия, имя, отчество, место жительства гражданина, изложена суть затронутого вопроса, замечания, предложения, заявления или жалобы, просьбы или требования. Письменное обращение должно быть подписано заявителем (заявителями) с указанием даты. В письменном обращении (электронном обращении), направленном с использованием сети Интернет, средств электронной связи, должен быть указан адрес электронной почты, на который заявителю может быть направлен ответ, или сведения о других средствах связи с ним. Применение электронной цифровой подписи при отправке электронного обращения не требуется.
14. Обращение, оформленное без соблюдения указанных требований, возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями не позднее чем через десять дней со дня его поступления, кроме случаев, предусмотренных частью первой  статьи 7 настоящего Закона.
15. Поданное гражданином на личном приеме письменное заявление рассматривается в порядке, установленном законодательством для письменных обращений.
16. О результатах рассмотрения обращения гражданину сообщается письменно или устно (по его желанию).
17. Обращения граждан на личном приеме регистрируются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 14.04.1997 года № 348 с изменениями и дополнениями.
18. В соответствии со ст. 20 Закона Украины «Об обращениях граждан» обращения рассматриваются и решаются в срок не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не требуют дополнительного изучения, — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их регистрации. Если в месячный срок решить вопрос невозможно, то руководством ЦГЭА Украины срок его решения может быть продлен до 45 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.
19. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в ЦГЭА Украины:
    • обеспечивает направление обращения, поданого на личном приеме, непосредственно исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
    • осуществляет систематический анализ и обобщение обращений граждан на личном приеме.
20. Состояние работы с запросами и обращениями граждан, а также обращениями, полученными во время личного приема граждан, периодически рассматривается на заседаниях коллегии ЦГЭА Украины.