Архивисты США: Решение проблемы с бракованием, хранением и управлением миллионами электронных сообщений.

Государственными органами сгенерировано терабайт данных по электронной почте, государственные архивисты должны найти способы отбраковки, хранения и управления миллионами электронных сообщений.
Когда штат Вермонт в прошлом месяце выбрал нового губернатора, Государственные управления архивов и документации получили кое-что еще: сообщения электронной почты от предыдущей администрации, которые составили терабайты данных.
Находка насчитывала около 80 000 экземпляров только учредительной переписки, но вытянуть могли бы еще больше. Во время переходного периода, офисная документация работала с правительством, чтобы устранить как можно больше «временных» документов, насколько это возможно. Это — сообщение о датах обеда и совместное использование автомобиля, которые выходят за рамки агентства, чья миссия состоит в том, чтобы вести записи.
Невозможно многие из этих временных документов удалить не нарушая законов ведения учета, но избавиться от них также является важным шагом в обеспечении того, чтобы общественность имела доступ к более важных документов.

Штаты пытаются найти ответ на эффективное сохранение писем

«Люди всегда говорят, хранение дешево, но хранение не дешево, когда вы должны тратить время, пытаясь найти что-то в нем», говорит Архивариус Таня Маршалл Штат Вермонт. «Это дешево для хранения [э-листов], но это не дешево, когда вы на самом деле должны пройти через программу управления, чтобы сделать их доступными. И нет никакого смысла хранить их, если люди не собираются получить к ним доступ».
В то время как заголовки о сохранении федеральной почты кружили вокруг президентской кампании в прошлом году, этот вопрос также всплывал на государственном уровне. Электронная почта широко используется в течение двух десятилетий в этой точке, но государства все еще пытаются принять решение, которое бы позволило им сохранять то, что важно, удалить то, что не делают и сохранять сообщения легко доступны для широкой публики.
Даже государства, которые делают добросовестные усилия для соблюдения законов и открытых записей поддерживать всеобъемлющие архивы, а иногда борются, чтобы обрабатывать миллионы сообщений электронной почты. Потенциальные проблемы, связанные с электронной бесхозяйственностью включая судебные процессы, выпуск личной информации о гражданах и сотрудниках, а также финансовую неэффективность.
«Там так много электронной почты», говорит Барбара Тиг, консультант по программе с Государственным советом архивистов и архивариус бывшего штата Кентукки. «Вы должны либо установить политику, которая говорит, «мы только хотим электронную почту от важных людей», или вы должны [спросить учреждения] отбраковать электронную почту, прежде чем отправлять ее. Люди не обязательно посылают вещи, связанные с политикой. Они посылают все. И это лучше, чем ничего не получать. Но когда вы поместите их в цифровую систему хранения, кто-то должен эту информацию обработать».

Приспособление к архивного решения

Мэри Бет Herkert, директор отдела Государственного архива штата Орегон, говорит, «чиновники в некоторых штатах чувствуют себя «парализованными» ища идеальное решение, которое позволит решить все проблемы относительно электронной почты. «Там нет идеального решения,» говорит она. «Вы должны выбрать лучшее решение, а затем адаптироваться.»
Штат Орегон ввел электронную систему регистрации от Hewlett-Packard, в 2007 году. В ней сейчас находится около 9000000 электронных записей — включая документы Word, электронные таблицы Excel, фотографии и электронные письма — от более чем 50 государственных учреждений. Работники государственных органов подавали их по электронной почте в разные папки, помогая классифицировать документы и обозначить их с информацией о времени содержания, прежде чем они автоматически перенесутся в систему управления документами государства.

Невозможность избежать нежелательной почты

«Обучение пользователей, хорошая политика и система, которая упрощает классификацию электронной почты. Она имеет важное значение для создания более управляемого архивирования электронной почты. Однако, многие государства считают, что это почти невозможно избежать сохраняя некоторые незначительные сообщения. При переходе через электронную почту от администраций трех предыдущих губернаторов», говорит Herkert.
«Мы стараемся пройти и удалить то, что нам не нужно», говорит Herkert. «Это ручной процесс, и мы можем сделать это только тогда, когда у нас есть время, так что вы в конечном итоге с большим количеством мусора.»

Источник:http://www.statetechmagazine.com/article/2017/02/how-state-archivists-are-taking-avalanches-email-data

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн