Семь ключевых моментов, когда следует задуматься, всё ли благополучно с моей электронной информацией?

Заметку Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликовано 12 марта 2012 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).
Организации работают на информации. Если у организации не будет хорошей электронной деловой информации, то её деятельности будут препятствовать существенно большие деловые риски, неэффективности и необходимость выплачивать компенсации за нанесенный ущерб.

Даже в самых типовых сценариях очень непросто обеспечить такое управление своей электронной деловой информацией, чтобы она была точной, доступной и подотчетной. Однако для успешного управления ею в перечисленных ниже семи сценариях приходится каждый раз решать специфические проблемы. Не соблюдая какого-то определенного порядка этих сценариев, в данной статье предлагается короткое обсуждение причин, с которыми связаны такие проблемы, а также некоторые идеи относительно того, что можно сделать в Вашей организации для решения этих конкретных проблем управления электронными документами.

Момент первый: Миграция системы

Во время миграции возможна как неумышленная, так и злонамеренная утрата значительных объёмов данных. Если какой-либо системе предстоит миграция, то важно определить, какие документы должны быть перенесены из системы, каковы взаимосвязи и зависимости метаданных этих документов и как они смогут функционировать в новой целевой системе. Если требования к метаданным не будут специально учтены, то в процессе миграции документы, а также метаданные, необходимые для понимания и сохранения ценности документов, могут быть безвозвратно утрачены.

Момент второй: Обновление или модификация интегрированных систем

Во многих организациях созданы интегрирующие связи между их деловыми системами и средами управления документами и контентом (EDRMS environments). Такие связи позволяют легко экспортировать документы из деловых систем и передавать их в другое приложение, которое позаботится об управлении ими на протяжении длительного времени.
Обычно подобные связи работают хорошо, и такого рода интеграция может быть очень неплохим решением, обеспечивающим управление документами, — однако эти интеграционные связи необходимо переналаживать и заново оценивать всякий раз, когда обновляется одна или обе взаимодействующие системы.

Момент третий: Конфигурирование/настройка системы

Время конфигурирования и ввода в эксплуатацию системы является критической точкой для управления документами. Очевидно, что то, как система проектируется, создается и развертывается, самым существенным образом влияет на её возможности по управлению документами. При настройке своих систем необходимо проверить, все ли соответствующие поля метаданных активизированы, все ли соответствующие функциональные возможности имеются в наличии, и сможет ли система на деле формировать необходимые Вам типы документов.

 Кроме того, документирование конфигурации системы весьма важно с точки зрения обеспечения долговечности информации и сохранения деловой информации до тех пор, пока в ней сохраняется потребность.

Момент четвертый: Использование необычных, устаревающих или сложных форматов

Необычные, устаревающие и сложные форматы может быть трудно поддерживать во времени. С управлением этими форматами во времени связан один из основных рисков для управления документами.

 Поэтому, если необходимо иметь доступ, хранить и использовать цифровую информацию долее 3 -5 лет, следует обратить особое внимание на выбор и управление форматами. И если документы в сложных форматах служат для поддержки долгоживущих активов, таких, как здания, инфраструктуры или критически-важное оборудование, нужно очень внимательно отнестись к управлению такими документами и бдительно отслеживать появление малозаметных изменений, которые со временем могут в них появиться. Следует принять все возможные меры для уменьшения всех возможных уязвимостей и управления ими.

Момент пятый:  Оценка возможности перехода на использование облачных систем

Перемещение корпоративной информации в «облако» связано с существенным риском.

Какая бы стратегия применения облачных вычислений ни была выбрана, необходимо позаботиться о том, чтобы качество и достоверность документов не были скомпрометированы в облачной среде. Также следует убедиться, что в наличии имеются хорошие возможности для экспорта данных. Там, где это уместно, должна быть возможность по окончании взаимоотношений с поставщиком облачных вычислений вернуть обратно в организацию качественные документы и качественные метаданные в доступных форматах.

Момент шестой: Когда информацию нужно хранить в течение длительного времени

Сохранение документов в течение установленного периода времени является одной из фундаментальных проблем управления электронными документами.У организации обязательно будут потребности в сохранении определенных документов в течение длительного периода времени — деловые, правовые, информационные, связанные с подотчетностью и сохранением доказательств. Довольно значительная часть корпоративных документов должна храниться в течение 5 — 10 лет. Для существенной части документов, – для документов, относящиеся к правам и льготам работникам, основным направлениям деловой деятельности и рискам, к корпоративным активам, а также к ряду других вопросов, — законами и нормативными актами установлены сроки хранения длительностью 50 и более лет.

Поэтому важно уже сейчас установить, какая корпоративная электронная информация необходима Вашей организации в течение 10 и более лет. Желательно специально отмечать эту информацию при создании, а также создавать её в стандартных, широко используемых форматах. Её нужно защищать во время миграции. Нельзя забрасывать её в унаследованных системах или условиях внеофисного хранения. Следует вести мониторинг такой информации и следить за тем, чтобы метаданные, поддерживающие её интерпретацию и обеспечивающие подотчётность, сохранялись, и сохранялась их связь с соответствующими документами.

Проактивные (опережающие) подходы такого рода гораздо эффективнее в плане снижения затрат и рисков, чем попытки уже впоследствии справиться с проблемой утраты критически важных, необходимых в течение длительного времени деловых информационных активов.

Момент седьмой: Массовое использование мобильных устройств

Мобильные устройства уже хранят уникальные экземпляры корпоративных данных, и это тенденция, которая будет только усиливаться. Быстро растет разнообразие массово используемых устройств, равно как и разнообразие используемых в них операционных систем и их версий. Кроме того, увеличение разнообразие методов коммуникации (электронная почта, web-почта, SMS-сообщения, мгновенные сообщения, социальные сети и т.д.), поддерживаемых мобильными устройствами. Все это потенциально усложняет управление документами.

Если в организации мобильные устройства применяются для ведения деловой деятельности, следует позаботиться о том, чтобы была введена хорошая корпоративная политика, требующая от сотрудников экспортировать деловые документы из их мобильных устройств в соответствующие корпоративные системы. Существуют различные ИКТ-решения, дающие пользователям возможность работать в корпоративной сети с использованием мобильных устройств. Для выполнения деловых операций, связанных с высоким риском, и для поддержки работы ключевых сотрудников может иметь смысл инвестировать в подобные инфраструктуры, обеспечивая, чтобы вся соответствующая корпоративная информация оставалась в деловой среде, в которой ею можно управлять, и где её можно защищать и использовать.

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия

http://futureproof.records.nsw.gov.au

Перевод: Н.Храмцовская  http://rusrim.blogspot.com

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн