Совещательные органы

Коллегия





  УТВЕРЖДЕНО
Приказ Центрального государственного
электронного архива Украины
от 14.02.2008 № 8

ПОЛОЖЕНИЕ
о коллегии Центрального государственного электронного архива Украины

  1. Настоящее Положение определяет деятельность коллегии в Центральном государственном электронном архиве Украины (далее ЦГЭА Украины).
  2. Коллегия ЦГЭА Украины образуется для согласования решения вопросов, относящихся к его компетенции, свободного коллективного обсуждения важнейших направлений его деятельности.

  3. В своей работе коллегия ЦГЭА Украины руководствуется Конституцией и законами Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины, нормативно-правовыми актами Госкомархива Украины и настоящим Положением.

  4. Решение об образовании коллегии принимается директором архива.

ФУНКЦИИ КОЛЛЕГИИ

  • Коллегия ЦГЭА Украины:

    1. обсуждает перспективы и важнейшие вопросы деятельности архива, принимает решение о реализации;

    2. рассматривает и подает предложения относительно:
      • формирование государственной политики х вопросам внедрения электронных документов, электронного документооборота и электронной цифровой подписи;
      • совершенствование архивного законодательства;
      • осуществление международного сотрудничества в сфере электронного документооборота и управления информацией, архивного дела и делопроизводства;

    3. обсуждает проекты отраслевых программ, планы развития архивного дела;

    4. анализирует состояние обеспечения формирования Национального архивного фонда (далее НАФ); состояние государственной регистрации документов НАФ, их учета и обеспечения сохранности в архиве, обеспечение реализации прав граждан на свободный доступ архивной информации, состояние соблюдения финансовой, бюджетной дисциплины, сохранения и использования государственного имущества, осуществления внутреннего финансового контроля и устранения выявленных недостатков,
      соблюдения законодательства по вопросам государственной службы, организационно-кадровой работы и исполнительской дисциплины;

    5. рассматривает другие вопросы, связанные с реализацией задач, возложенных на ЦГЭА Украины.

    СОСТАВ КОЛЛЕГИИ

    В состав коллегии входят:
    директор архива — председатель коллегии, заместитель директора, руководители структурных подразделений архива.

    Члены коллегии ЦГЭА Украины утверждаются и освобождаются от обязанностей Госкомархива Украины по представлению директора архива.

    ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

    1. Организационной формой работы коллегии являются заседания. Заседание коллегии проводятся, как правило, один раз в месяц, внеплановые — по мере необходимости. Председатель коллегии может определить другую периодичность проведения заседаний коллегии.

    2. Работа коллегии проводится в соответствии с утвержденным его председателем планом заседаний.

    3. Дополнительные вопросы к утвержденному плану заседаний коллегии могут быть включены в повестку дня заседания коллегии по решению ее председателя не позднее чем за пять дней до очередного заседания (в случае неотложной необходимости этот срок может корректироваться).

    4. Дата, время, место проведения и повестка дня заседания коллегии определяются председателем коллегии.

    5. На рассмотрение коллегии представляются:

      • проект решения коллегии;
      • список приглашенных лиц;
      • справочные материалы (расчеты, статистические материалы, отчеты, диаграммы, таблицы и т.д.), непосредственно касающихся повестки дня.
    6. Членами коллегии материалы предоставляются — не позднее чем за один день до заседания.

    7. Лица, ответственные за подготовку и представление материалов, на заседание коллегии, предоставляют материалы секретарю коллегии не позднее чем за пять дней до очередного заседания, которое контролирует своевременность представления материалов, проверяет правильность их оформления.

    ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ

    1. Заседание коллегии ведет ее председатель, а в случае его отсутствия — лицо, на которое возложено выполнение обязанностей директора архива.

    2. Заседание коллегии проводится в случае, когда в нем участвуют не менее двух третей общего числа членов коллегии.

    3. Члены коллегии принимают участие в заседаниях коллегии лично. Если член коллегии не может присутствовать на заседании, он вправе предварительно подать председателю коллегии соответствующие предложения в письменной форме.

    4. Повестка дня заседания и решения коллегии утверждаются членами коллегии путем голосования.

    5. Члены коллегии, участвующих в ее заседании, регистрируются. Лица, приглашенные на заседание коллегии для рассмотрения отдельных вопросов, могут присутствовать при рассмотрении других вопросов только с разрешения председателя коллегии.

    6. Члены коллегии и лица, приглашенные для участия в рассмотрении отдельных вопросов, участвуют в их обсуждении, вносят предложения, дают необходимые пояснения.

    7. Председательствующий на заседании коллегии может принять решение о закрытом рассмотрении повестки дня.
      Во время закрытых заседаний коллегии (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, оформление принимаемых решений, осуществляется соответственно законодательству.

    8. Решение коллегии принимаются по каждому вопросу повестки дня открытым голосованием большинством голосов присутствующих на заседании членов коллегии.
      По решению председательствующего может применяться процедура тайного голосования. Мнение отсутствующего члена коллегии по вопросам повестки дня заседания, поданная в письменной форме, рассматривается на заседании коллегии и учитывается при голосовании.

    9. В случае проведения совместных заседаний коллегий двух и более органов исполнительной власти принимается совместное решение.

    10. После заседания коллегии работник ответственный за подготовку вопросов, дорабатывает в течение пяти дней (если председателем коллегии не установлен иной срок) проект решения коллегии с учетом замечаний и предложений, высказанных во время обсуждения вопросов повестки дня,
      согласовывает с руководителями заинтересованных структурных подразделений ЦГЭА Украины, членами коллегии подает его на рассмотрение председателя коллегии.

    11. Решение коллегии приводится в жизнь приказом директора архива.
      В случае возникновения разногласий между председателем и другими членами коллегии при принятии решения директор архива проводит в жизнь свое решение, докладывая в случае необходимости о разногласиях, возникших руководству Госкомархива Украины. Члены коллегии также могут сообщить свое мнение руководству Госкомархива.
      Решение коллегии по организационным, процедурным и контрольных вопросов вносятся в протокол заседания (без издания приказа).

    12. Решение коллегии оформляются протоколами, которые подписываются председательствующим на заседании и секретарем коллегии.
      Решение совместных заседаний коллегий оформляются протоколами, которые подписываются председателями соответствующих коллегий органов исполнительной власти и секретарями коллегий.

    13. Решение коллегии доводятся до сведения членов коллегии, руководителей структурных подразделений архива, а также к руководителям других органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности в части, их касающейся.

    14. Решение коллегии по вопросам, предложенным к рассмотрению органом исполнительной власти высшего уровня, доводятся до сведения этого органа.

    15. Запись заседаний коллегии ЦГЭА Украины обеспечивает секретарь коллегии.

    16. Материалы заседаний коллегии хранятся в установленном порядке в структурном подразделении, определенном председателем коллегии или секретарем коллегии.

    17. Материально-техническое обеспечение заседаний коллегии осуществляется архивом.

    КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ РЕШЕНИЙ КОЛЛЕГИИ

    Контроль за исполнением решений коллегии осуществляет структурное подразделение (отдельный работник), определенный директором архива.

  • Метричні книги

    Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

    Анонсы

    26-28 ноября 2018 года

    В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

    05 декабря 2018 года

    Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

    Выставки онлайн