Деятельность архива

ОТЧЕТ
о работе Центрального государственного электронного архива Украины за 2013 год

1.2.  В течение отчетного периода Центральный государственный электронный архив Украины (далее – Архив) осуществлял мероприятия по выполнению законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины и приказов Государственной архивной службы Украины (далее – Укргосархив).
Основные принципы и принципы функционирования Архива определяются Положением о Центральном государственном электронном архиве Украины и направлены на выполнение заданий и функций государства по управлению архивным делом и делопроизводством, обеспечении учета, сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и электронных информационных ресурсов и использования информации.
2013 год отметился работой по нормализации работы с электронными документами и электронными информационными ресурсами в Украине и их подготовки к передаче на архивное хранение во исполнение инициатив правительства и Укргосархива. В течение года продолжалась работа по созданию коллекций веб-сайтов, как одной из важных составляющих электронного наследия Украины, прием документов личного происхождения в электронной форме.

1.4. В течение 2013 года состоялось восемь заседаний коллегии, на которых рассмотрены следующие вопросы:
– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины с запросами и обращениями граждан за 2012 год;
– Об осуществлении мероприятий по охране труда в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины в 2012 году и приоритеты развития на 2013 год;
– Об организации работы отдела формирования НАФ и делопроизводства относительно комплектования Центрального государственного электронного архива Украины;
– О результатах проведения ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них обязанностей и заданий;
– Об утверждении сметы Центрального государственного электронного архива Украины на 2013 год;
– О состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности Центрального государственного электронного архива Украины;
– О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины;
– О состоянии выполнения антикоррупционного законодательства в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины за I полугодие 2013 года;
– Об итогах финансово-экономической деятельности и состоянии финансово-бюджетной дисциплины Центрального государственного электронного архива Украины;
– Об осуществлении мероприятий по организации гражданской защиты (гражданской обороны) населения в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии обеспечения сохранности архивных фондов в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии выполнения решения коллегии от 27.11.2012 «О состоянии функционирования и информационное сопровождение внутреннего сайта Центрального государственного электронного архива Украины»;
– Об организации работы с кадровым резервом в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии пожарной безопасности в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии учета в Центральном Государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии функционирования и информационное сопровождение официального веб-сайта Центрального государственного электронного архива Украины;
–О работе Центрального государственного электронного архива Украины со средствами массовой информации;
–О результатах комплектования Центрального государственного электронного архива Украины в 2013 году;
–О результатах внедрения и применения программного комплекса селективного копирования веб-сайтов;
– О состоянии кадровой работы в Центральном государственном электронном архиве Украины;
– О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины;.

Количество проведенных заседаний коллегий и рассмотренных на них вопросы отвечают запланированным.

1.5. Приоритетным направлением работы Архива в отчетном периоде была разработка и совершенствование нормативно-методической базы по проблемам обеспечения учета, сохранности электронных документов Национального архивного фонда и электронных информационных ресурсов и использования информации. Проведено 8 заседаний научно-методического совета (далее — НМС), на которых рассмотрены следующие вопросы:

  1. Учет электронных документов Национального архивного фонда. Инструкция. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 22.04.2013 № 2, одобрено протоколом заседания Нормативно-методической комиссии (далее — НМК) Укргосархива от 20.06.2013 № 2.
  2. Порядок описания документов личного происхождения в электронной форме, хранящихся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 19.06.2013 № 3.
  3. Инструкция пользователя информационно-коммуникационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 19.06.2013 № 3.
  4. XML-схема метаданных унифицированного информационного объекта. Методические рекомендации. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 03.12.2013 № 7, одобрено протоколом заседания НМК Укргосархива от 12.12.2013 № 5.
  5. Выбор технологий и программных средств для копирования веб-сайтов. Аналитический обзор. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 03.12.2013 № 7 и рекомендовано к печати в профессиональном издании.
  6. Определение состава учетно-справочных данных для обеспечения автоматизации создания учетного и справочного аппарата государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 03.12.2013 № 7.
  7. XML-схема метаданных унифицированного информационного объекта. Методические рекомендации. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 03.12.2013 № 7, одобрено протоколом заседания НМК Укргосархива от 12.12.2013 № 5.
  8. Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 18.12.2013 № 8 и рекомендовано к печати в профессиональном издании.
  9. Справочный аппарат Центрального государственного электронного архива Украины. Требования. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 18.12.2013 № 8.
  10. Процессы автоматизации приема документов личного происхождения в электронной форме на постоянное хранение в Центральный государственный электронный архив Украины. Требования. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 18.12.2013 № 8.
  11. Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 18.12.2013 № 8.
  12. Количество проведенных заседаний научно-методического совета и рассмотрены на них вопросы отвечают запланированным.

В отчетном периоде проводилась активная работа по Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения (далее — УНДИАСД) по разработке научно-исследовательских и методических тем:
– Унифицированный информационный объект обмена и хранения электронных документов. Требования. Одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 19.06.2013 № 3, одобрено протоколом заседания методической комиссии (далее — МК) УНДИАСД от 26.09.2013 № 4, одобрено протоколом заседания НМК Укргосархива от 12.12.2013 № 5.
– Учет электронных информационных ресурсов, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция. Одобрено протоколом заседания МК УНДИАСД от 02.12.2013 № 6, одобрено протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 18.12.2013 № 8.

По результатам конкурса Укргосархива из научно-методических и научно-информационных работ по архивоведению, документоведению, археографии, объявленного приказом Укргосархива от 12.03.2013 № 32, работе «Порядок доступа государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины. Методические рекомендации» было присуждено первое место (протокол заседания НМК Укргосархива от 26.06.2013 № 2).

В отчетном периоде проведено 6 заседаний экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), на которых рассмотрены следующие вопросы:
— О внесении изменений в Положение об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — Ковтанюк Ю.С.);
— О дополнении и одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении дополнения исторической справки веб-сайта «Национальный заповедник« Херсонес Таврический »(докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении исторической справки веб-сайта «Деревянные церкви Галичины», который планируется включить в архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О результатах технической проверки и одобрении протоколов технической проверки локальных копий веб — сайтов архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик Купрунец Т. Я.);
— О результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» и одобрении экспертных заключений локальных копий веб-сайтов (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О результатах технической проверки и одобрении протокола технической проверки документов личного происхождения в электронной форме, принятые от Петущака В. Д. (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении заключения эксперта и одобрении описания первичной разборки и акта приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме Петущака В. Д. (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении предложений по формированию архивной коллекции, посвященной 200-летию со дня рождения Тараса Григорьевича Шевченко (докладчик — ведущий специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В.);
— О результатах технической проверки и одобрении протоколов технической проверки локальных копий веб — сайтов архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» по результатам инициативного документирования »(докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— Об одобрении акта об изъятии для уничтожения локальных копий веб-сайтов не внесенных в коллекции «Парламентские выборы 2012» по результатам инициативного документирования (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— Об одобрении дополнения исторической справки веб-сайта «Наша Украина: центральный информационный сервер» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» и одобрении экспертных заключений локальных копий веб-сайтов (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении списка веб — сайтов, принятых на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Парламентские выборы 2012» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении экспертного заключения Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий и одобрение Описания № 1 и исторической справки электронного информационного ресурса, переданного на хранение в результате ликвидации «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий», по акту приема-передачи электронных информационных ресурсов юридического лица на постоянное хранение от 11.01.2011 № 1 (докладчик — Радченко С. В.);
— Об одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» и о внесении изменений в этот список (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О журнале регистрации документов, которые представлены на рассмотрение ЭПК »(докладчик — ведущий специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В.);
— Об одобрении исторических справок веб-сайтов, которые планируется включить в архивную коллекцию «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении и одобрении описательных статей архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» (докладчик — Стеценко А. А.);
— О рассмотрении и одобрении описания архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» (докладчик — Стеценко А. А.);
— О рассмотрении и одобрении отчета о работе экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины за 2012 год (докладчик Ковтанюк Ю.С.);
— О рассмотрении и одобрении описательных статей архивной коллекции «Евро-2012» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А.);
— О рассмотрении и одобрении описания архивной коллекции «Евро-2012» (докладчик-Стеценко А. А.);
— О рассмотрении заключения и исторической справки Государственного учреждения «Украинский центр информационных технологий и Национального реестра» Министерства здравоохранения и одобрении описания электронного информационного ресурса, «Государственный реестр Украины лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012 г . »(докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении заключения и исторической справки ликвидированного Указом Президента Украины от 09.12.2010 № 1085/2010 «Об оптимизации системы центральных органов исполнительной власти» Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий и одобрении описания электронного информационного ресурса «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий »(докладчик — Радченко С. В.);
— О рассмотрении и согласовании Положения об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— Об одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Слово о Шевченко (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик — Кручинина Т. Г. );
— О рассмотрении темы инициативного документирования на 2014 год «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении и согласовании сводной номенклатуры дел Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении и утверждении плана работы экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик — Ковтанюк Ю.С.);
— Об одобрении списка веб — сайтов, принятых на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении акта об изъятии для уничтожения локальных копий веб-сайтов не внесенных в коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении описательных статей документов личного происхождения в электронной форме Петущака В.Д. для составления описи документов, подлежащих постоянному хранению »(докладчик — Кручинина Т. Г.).

Количество проведенных заседаний ЭПК и рассмотреные на них вопросы отвечают запланированным.

1.7.   Работники Архива принимали активное участие в работе выставок, семинаров, круглых столов, научно-практических конференций:
– на научной конференции с международным участием «Архивоведение и источниковедческих области знаний: проблемы взаимодействия на современном этапе» главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я. выступил с докладом «К вопросу обеспечения сохранности архивных коллекций веб-сайтов»;
– в рабочем совещании относительно согласования форм учетных документов по проекту «Учет электронных документов Национального архивного фонда. Инструкция» с проектами нормативно-правовых актов «Правила работы архивных учреждений Украины», «Порядок работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение», «Учет документов в государственных архивах Украины. Примерная инструкция» (на выполнение решения НМК, согласно протоколу заседания НМК от 18.12.2012 № 5). В совещании приняли участие заместитель директора Ковтанюк Ю.С. и начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А;
– на II международном форуме по электронной цифровой подписи «PKИ-Форум Украина 2013» заместитель директора Ковтанюк Ю.С. принял участие в подготовке Форума, как член его программного комитета. Главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я. выступил с докладом на круглом столе форума «Час эксперта: архивы и PKИ»;
– круглом столе «Электронные информационные ресурсы в системе современных социальных коммуникаций», который состоялся в помещении Национальной библиотеки Украины имени В. И. Вернадского Национальной академии наук Украины главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я. выступил с докладом о электронных информационных ресурсах;
– VII международном научно-теоретическом семинаре «Терминология документоведения и смежных областей знаний», который состоялся на базе Института государственного управления и права Киевского национального университета культуры и искусств. На семинаре с докладами выступили заместитель директора Ковтанюк Ю.С. и главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я;
– семинаре-совещании по вопросам учета документов Национального архивного фонда, организованного для работников архивных учреждений Государственной архивной службой Украины. Начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов Стеценко А. А. выступил с докладом «Учет электронных документов Национального архивного фонда». Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. ответил на вопросы участников круглого стола, который проводился во время семинара, по разработке архивных документов в электронной форме;
– ежегодной международной научно-практической конференции «Дни информационного общества — 2013», которая проводится Национальной академией государственного управления при Президенте Украины.

На выполнение приказа Укргосархива № 99 от 22.07.2013 года Архивом начата работа по празднованию 200 летия со дня рождения Т. Г. Шевченко :
– в пределах инициативного документирования начато создание архивной коллекции веб-сайтов, посвященных Т. Г. Шевченко;
– директор Архива Ус Е. Н. приняла участие в пресс-конференции в Укринформе «Жизнь и деятельность Тараса Шевченко в архивных документах. (К 200-летию со дня рождения Тараса Шевченко)»;
– создан видеоролик «Слово о Кобзаре», который был представлен в информационном агентстве «Укринформ» во время пресс-конференции «Жизнь и деятельность Тараса Шевченко в архивных документах. (К 200-летию со дня рождения Тараса Шевченко)»;
– проводился отбор материалов для создания видеопрезентации «200-летия со дня рождения Тараса Шевченко» в феврале 2014 года в «Украинском доме» (г. Киев).

2.1. В рамках проведения мероприятий по улучшению условий хранения профильных документов, осуществлено миграцию страховых копии с оптических носителей в хранилище ЦГЭА Украины, что позволит автоматизировать контроль за наличием и целостностью всего страхового фонда Архива.

2.2.  Фонд № 5 — архивная коллекция «Евро-2012». Архивная коллекция содержит 9 архивных копий веб-сайтов;

Фонд № 6 — архивная коллекция «Парламентские выборы 2012». Архивная коллекция содержит 13 архивных копий веб-сайтов;

Фонд № 7 — электронный информационный ресурс «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий»;

Фонд № Д-1/0 — электронный информационный ресурс «Копия Государственного реестра лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012 г.» принят от Государственного учреждения «Украинский центр информационных технологий и Национального Реестра Министерства здравоохранения Украина», объемом 2,44 Гб;

В течение года проводились работы по созданию фонда № 8 — архивная коллекция «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине». Архивная коллекция периодически будет пополняться;

Фонд № 9. Личный фонд Петущака В. Д. (г.р. 1939). Передано 12 документов в электронной форме.

В 2013 году начато обработки документов личного происхождения в электронной форме Тримбача С.В. Проводилась первичная разборка документов в электронной форме.

3.1.   Фонд № 5 — архивная коллекция «Евро-2012». Составлено описание № 1 фонда № 5 «Евро-2012» и 9 описательных статей к архивным копиям веб-сайтов.

Фонд № 6 — архивная коллекция «Парламентские выборы 2012». Составлено описание № 1 фонда № 6 «Парламентские выборы 2012» и 13 описательных статей к архивным копиям веб-сайтов.

Фонд № 7 — электронный информационный ресурс «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий». Составлено описание ЭИР № 1 фонда № 7 «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий».

Фонд № Д-1/0 — электронный информационный ресурс «Копия Государственного реестра лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012 г.».

Составлено описание ЭИР № 1 фонда № Д-1/0 — электронный информационный ресурс «Копия Государственного реестра лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012 г.».

Все данные архивных коллекций и принятых ЭИР внесены в учетную документацию и в учетную базу данных Архива.

3.3.   В рамках выполнения решения коллегии, относительно проведения опытной эксплуатации системы управления базами данных (далее — СКБД) на официальном веб-сайте Архива было установлено и настроено базу данных Postgesql и веб-сервер Apache.

Началась работа по внедрению свободного программного обеспечения на рабочих местах пользователей информационной системы архива. Было определено оптимальный набор программных средств с открытым исходным кодом для обеспечения возможности выполнения работниками Архива своих служебных обязанностей.

В рамках обеспечения хранения всех служебных документов и информации на серверах локальной сети начата апробация механизма автоматического монтирования файловой системы хранилища данных ЦГЭА Украины в файловую систему рабочих станций работников.

На сервере создана тестовая площадка для реализации программных решений на базе веб-сервера Apache, языка программирования PHP и СКБД Postgesql.

Для разработки и тестового внедрения модуля информационно-поисковой системы Архива, отвечающей за поиск по фондам, была развернута система управления данными Drupal в тестовой площадке на базе веб-сервера Apache, языка программирования «PHP» и СКБД Postgesql.

Была проведена опытная эксплуатация веб-интерфейса Adjenti для мониторинга состояния серверов, выявлены некоторые проблемы с реализацией на платформе FreeBSD, связанные с тем, что продукт выпущен на указанной платформе пока в экспериментальном режиме.

Начат анализ программных комплексов мониторинга ресурсов информационных систем с целью дальнейшего развертывания на сервере Архива. В рамках этого анализа осуществляется апробация программного комплекса Nagios, который позволяет проводить мониторинг серверов, рабочих станций, активного сетевого оборудования и т.п..

В соответствии с потребностями Архива и имеющегося финансирования было закуплено и в данный момент вводится в эксплуатацию:
– для обеспечения эффективного выполнения отделом информационных технологий функций по мониторингу информационно-коммуникационной сети Архива;
– комплект компьютерной техники системный блок (PC Lenovo ThinkCentre Edge G72 MT) и монитор (Philips LED IPS Wide, DVI 227E4QSD/01);
– для обеспечения необходимого пространства для хранения документов работников и фондов Архива — два жестких диска емкостью по 2 терабайта;
– для объединения сегментов локальной сети — коммутационный шкаф (ZPAS шкаф 19 «6U 600 * 500 на три секции), коммутатор (HP 1910-16G) и патч-панель (UTP, 5E, Dual IDC, 19», 1U, Nextconnect).

Проводилось обслуживание программного обеспечения и мониторинг сетевого оборудования компьютерной сети.

Изучались особенности языков python, html, php, java, css, sql и операционных систем семейства UNIX, использовали их в текущей работе.

На протяжении 2013 осуществлялись мероприятия по повышению эффективности функционирования официального веб-сайта Архива..

Информация на сайте подавалась на трех языках — украинском, русском и английском. Основные рубрики веб-сайта обновлялись по мере изменений информационных сведений и согласно плана-графика представления информации для размещения на веб-сайте Архива, где определенно периодичность обновления информации.

В 2013 году наблюдается устойчивая динамика увеличения количества посещений веб-сайта по сравнению с 2012 годом. Так, по результатам программного средства Webalizer, в 2013 году общее количество посетителей составило 158 075 человек. В среднем в сутки посещения веб-сайта составило 448 человек, что на 188 человек больше в сравнении с 2012 годом.

Постоянно обновлялась рубрика «Новости» и «Анонсы», где освещались важнейшие меры общественного значения с участием Архива и события, касающиеся построения электронного правительства, внедрение электронного документооборота, хранения электронных документов в Украине и за рубежом. Всего опубликовано 61 ленту событий в разделе «ЦГЭА Украины», 87 в разделе «Украина» и 99 в разделе «Мир».

На протяжении отчетного периода на сайте обновлено актуальной информацией рубрики: «Консультативные органы», «Отчеты о деятельности», «Вакансии», «Полезные ссылки», «Пресс-центр», «Вопросы-ответы», «Карта сайта», «География деятельности» (контактные данные о все областные государственные архивы, районные и городские архивные отделы).

4.4. Работниками Архива постоянно предоставлялась методическая и консультативная помощь государственным архивным учреждениям, органам государственной власти, местного самоуправления, предприятиям, учреждениям и организациям по вопросам работы Архива, подготовки электронных документов к передаче на архивное хранение.

Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. включен в состав Секции 6 «Электронного управления и электронного документооборота» комитета Верховной Рады Украины по развитию информатизации и информационных технологий на основании писем Министерства юстиции Украины от 17.10.2013 № 1841-0-1-13/6.1 и Государственной архивной службы Украины от 23.10.2013 № 01-1/3/3577.

Сотрудники архива приняли участие в работе семинара «Государственный учет документов Национального архивного фонда» для работников государственных архивных учреждений Украины. Начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А. выступил с докладом по учету электронных документов НАФ. Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. предоставил консультации по единицам хранения и учета электронных документов.

В процессе согласования проекта нормативно-правового акта «Порядок работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение» по замечаниям и предложениям его разработчиков и других центральных органов исполнительной власти заместителем директора Ковтанюком Ю.С. предоставлялись консультации по разъяснению положений проекта Порядка ответственным за формирование предложений к проекту Порядка в этих органах: Министерство иностранных дел Украины, Министерство регионального развития, Министерство финансов Украины, Национальная комиссия по ценным бумагам и фондового рынка и т.д..

Отделом формирования НАФ и делопроизводства велась разъяснительная работа среди фондоутворювачив, в деятельности которых создаются электронные информационные ресурсы для их передачи на хранение в государственные архивы.

5.1.  На выполнение плана выставочной деятельности на 2013 год Архивом осуществлялись мероприятия по подготовке онлайн-выставок архивных копий веб-сайтов (по материалам архивных копий веб-сайтов Архива) — «Евро-2012» и «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», которые размещены на официальном веб-сайте в разделе «Выставки онлайн».

Кроме того, было подготовлено онлайн-выставку «Пожарная безопасность», опубликованной на официальном веб-сайте ЦГЭА Украины в разделе «БЖД».

Также осуществлено обновление онлайн-выставок «Ко дню принятия Конституции Украины» и «Охрана труда» аудиовизуальными материалами.

5.7.   Архивом принимались меры для улучшения работы с обращениями граждан, в том числе на официальном сайте создано консультативную страницу «Обращения граждан», которая содержит обобщенную информацию об организации работы с обращениями граждан, график личного приема граждан.

В течение года Архивом проводилась систематическая оценка состояния организации работы с обращениями граждан. Результаты выполнения запросов и обращений заслушивались на оперативных совещаниях и на коллегии Архива (от 01.03.2013 г.), обобщенная информация вовремя подавалась в Укргосархива.

5.8.   В 2013 году на адрес Архива поступило 336 запросов от граждан, что на 179 больше, чем за аналогичный период в 2012 году.

325 запросов поступило по электронной почте, 11 — письменные обращения.

Обращения и запросы, которые поступали в Архив являлись непрофильными, в связи с чем они пересылались по принадлежности в архивные учреждения или заявителю предоставлялись соответствующие рекомендации о возможном местонахождении запрашиваемых документов.

5.11.  В течение отчетного периода сотрудники Архива приняли участие в следующих международных конференциях, семинарах:
– XIII Международной конференции архивов стран Центральной и Восточной Европы «Электронная документация и представления архивных материалов в Интернете» из цикла Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, которая проводилась Генеральной дирекцией государственных архивов Республики Польша и Институтом национальной памяти Республики Польша в г. Варшава. Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. выступил с докладом «Особенности технологии постоянного хранения электронных документов и доступа к ним в архивах Украины».
– 23-ей ежегодной Конференции Международного института архивного дела городов Триеста и Марибора (Италия). Директор Ус Е. Н. выступила с докладом «Сотрудничество Центрального государственного электронного архива Украины с научными учреждениями и учебными заведениями по вопросам долговременного хранения электронных документов и подготовки кадров для работы с электронными документами»;
– XX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами» принял участие начальник отдела информационных технологий Купрунец Т.Я. и выступил с докладом на тему: «К вопросу определения принципов приема-передачи на архивное хранение электронных информационных ресурсов».

5.12.  В отчетном году проводилась активная работа со средствами массовой информации (далее — СМИ). В 2013 году было опубликовано 12 статей.

В журнале «Секретарь-референт»:
– Об особенностях работы с электронными документами в Украине. Интервью с директором Центрального государственного электронного архива Украины Ус Е.Н. (№ 1)
– статья начальника отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручининой Т. Г. «Место электронных документов в номенклатуре дел» (№ 9);
– статья заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. «Проблемы хранения документов по кадровым вопросам в электронной форме» (№ 10);
– статья заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. «Подготовка электронных документов к передаче в архив учреждения» (№ 12).

В журнале «Делопроизводство и документооборот»:
– статья заместителя директора Ковтанюк Ю.С. «Прием-передача электронных документов в государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов» (часть 1. № 9);
– статья заместителя директора Ковтанюк Ю.С. «Прием-передача электронных документов в государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов» (часть 2. № 10);
– статья начальника отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А. «Учет электронных документов Национального архивного фонда Украины» (№ 11).

В профильных изданиях было опубликовано:
– статья заместителя директора Ковтанюк Ю.С. «XIII международная конференция архивов «Электронная документация и представления архивных материалов в интернете» из цикла Colloquia Jerzy Skowronek dedicata» в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (№ 3);
– статья главного специалиста отдела информационных технологий Купрунца Т. Я. «Электронный информационный ресурс с позиций документоведения и архивного дела» в сборнике научных трудов «Терминология документоведения и смежных областей знаний» (выпуск 7).
– статья главного специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В. «Особенности систем электронного документооборота, которые функционируют в государственных органах Украины» в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (№ 4).

По состоянию на 01 января 2014 года в Архиве работает 20 человек, из которых 15 — государственные служащие.

В 2013 году уволилось 6 человек из них 3 государственные служащие: один — по переводу в Государственную архивную службу Украины, два — по собственному желанию, 3 человека (негосударственные служащие) — один по собственному желанию, два человека по переводу, один — в Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины, второй — в Центральный государственный архив общественных объединений Украины.

В 2013 году принято на работу 4 человека: главного специалиста и главного научного сотрудника в отдел обеспечения сохранности и учета, главного специалиста в отдел информационных технологий и главного специалиста в сектор использования информации документов.

По состоянию на 1 января 2014 вакантными являются должности: главного специалиста и главного научного сотрудника отдела формирования НАФ и делопроизводства; ведущего и главного специалиста отдела информационных технологий, главного специалиста и главного научного сотрудника отдела обеспечения сохранности и учета, главного специалиста финансово-экономического отдела, главного специалиста сектора кадровой и режимно-секретной работы; ведущего архивиста сектора использования информации документов.

Изменения и дополнения по кадровым вопросам вносились в личные дела вовремя. Соответственно велась документация по кадровым вопросам, журналы движения личных дел и учета движения трудовых книжек.

В соответствии с приказом от 21.01.2013 № 6 «О проведении ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них задач и обязанностей по итогам работы в 2012 году» в Архиве в феврале 2013 года была проведена ежегодная оценка выполнения государственными служащими Архива возложенных на них обязанностей и задач за 2012 год. Всего оценке подлежало 11 человек. По результатам оценки высокие оценки получили 9 человек, хорошие — 1, удовлетворительную -1. Результаты ежегодной оценки учитываются при аттестации государственные служащих, при рассмотрении вопросов продвижения по службе, присвоении очередного ранга, формировании кадрового резерва.

В соответствии с приказом директора ЦГЭА Украины от 7 октября 2013 № 30 «О проведении аттестации государственных служащих ЦГЭА Украины в 2013 году» с целью повышения эффективности деятельности государственных служащих в Архиве была проведена аттестация государственных служащих 11 государственных служащих, подлежащих аттестации в 2013 году. По решению аттестационной комиссии все отвечают занимаемым должностям.

Все государственные служащие подали декларации об имуществе, доходах, расходах и обязательствах финансового характера за 2012 год. Информацию о подаче деклараций о доходах государственными служащими архива за 2012 год направлено в Укргосархива.

Проводился контроль за присвоением рангов государственным служащим, вычислением общего стажа и стажа государственной службы, предоставлением ежегодного и дополнительного отпуска в соответствии с нормами действующего законодательства.

Укргосархиву предоставлялась информация о выполнении требований антикоррупционного законодательства и Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений 2013.

В соответствии с требованиями постановления Кабинета Министров Украины от 19.06.1996 № 658 «Об утверждении Положения о рангах государственных служащих» в 2013 году присвоен очередной ранг Ус Е.Н., директору архива, Паламарчук Л.В., заведующему сектором использования информации документов, Варченко Н. А., главному специалисту финансово-экономического отдела, Муравьевой В.В., ведущему специалисту отдела формирования НАФ и делопроизводства.

В декабре 2013 пересмотрен состав кадрового резерва на должности руководителей и специалистов, на 2014 год сформирован кадровый резерв на должности: директора архива, заместителя директора, начальника отдела формирования НАФ и делопроизводства, начальника отдела информационных технологий, начальника отдела обеспечения сохранности и учета, начальника финансово-экономического отдела, заведующего сектором использования информации документов, главного специалиста сектора кадровой и режимно-секретной работы.

На протяжении 2013 проводится работа по повышению квалификации работников Архива.

Директор Архива Ус Е.Н. прошла обучение в 7-й осенней архивной школе Международного института архивного дела городов Триеста и Марибора (Италия).

Начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А. и главный специалист Варченко Н.А. приняли участие в семинаре «Актуальные вопросы ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в бюджетных учреждениях» в Центре Сертификационного обучения.

Директор Архива Ус Е.Н. приняла участие в тематическом краткосрочном семинаре по теме «Управление конфликтами».

Начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А. 25 сентября 2013 года принимал участие в тематическом краткосрочном семинаре по теме «Публичное выступление».

Специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В. принял участие в тематическом краткосрочном семинаре по теме «Деловая украинская речь. Особенности оформления организационно — распорядительных документов».

Заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В. 30-31 октября 2013 года принимала участие в тематическом краткосрочном семинаре по теме «Функции и задачи кадровых служб. Проблемные вопросы деятельности».

Краткосрочные семинары проходили в Центре переподготовки и повышения квалификации работников юстиции Министерства юстиции Украины.

В 2013 году по случаю празднования Международного женского дня — 8 Марта вручена Почетная грамота Государственной архивной службы Украины главному специалисту финансово-экономического отдела Варченко Н.А.

В 2013 году в Архиве осуществлялись мероприятия по охране труда и пожарной безопасности, постоянные инструктажи по технике безопасности.

С целью усиления пожарной безопасности совместно с органами противопожарного надзора проведена проверка противопожарного состояния помещений, технического состояния электросети и электрооборудования, разработаны дополнительные планы мероприятий по усилению пожарной безопасности.

В соответствии с планом основных мероприятий гражданской защиты проводились условные командно-штабные учения, в ходе которых отрабатывались практические навыки особого состава невоенизированных формирований Архива при тушении условного пожара.

Архив принимал активное участие в общественных мероприятиях, в частности в мае сотрудники Архива приняли участие в литературно-художественном празднике «Весна в Плютах» по случаю Международного дня музеев и годовщины со дня рождения украинского драматурга А. Корнейчука (с. Плюты, Обуховский р -н Киевской обл.).

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн