Деятельность архива

ОТЧЕТ
о работе Центрального государственного электронного архива Украины за 2014 год

1.2. В течение отчетного периода Центральный государственный электронный архив Украины (далее – Архив) осуществлял мероприятия по выполнению законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Украины и приказов Государственной архивной службы Украины (далее – Укргосархив).
Основные принципы и принципы функционирования Архива определяются Положением о Центральном государственном электронном архиве Украины и направлены на выполнение задач и функций государства по управлению архивным делом и делопроизводством, обеспечении учета, сохранности электронных документов Национального архивного фонда (далее — НАФ) и электронных информационных ресурсов и использования информации.
В течение отчетного периода продолжалась работа по созданию коллекций веб-сайтов, как одной из важных составляющих электронного наследия Украины, приемки и научно-технической обработки документов личного происхождения в электронной форме.

1.4. Деятельность совещательных органов ЦГЭА Украины в отчетный период происходила в соответствии с утвержденными планами их работы.
В течение 2014 года состоялось девять заседаний коллегии ЦГЭА Украины, на которых рассмотрены следующие вопросы:
– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины с запросами и обращениями граждан за 2013 год (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);

О проведенной работе по подготовке к празднованию 200-летия со дня рождения Тараса Шевченко (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
– Об итогах финансово-экономической деятельности и состояния финансовой бюджетной дисциплины Центрального государственного электронного архива Украины за 2013 (докладчик — и.о. начальника финансово-экономического отдела Понедильченко Л. И.);

– Об осуществлении мероприятий по охране труда в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– О проведении инициативного документирования Центральным государственным электронным архивом Украины в 2014 году (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины за 2013 год и приоритеты развития на 2014 год (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н.);

– О результатах комплексной проверки и рассмотрение Плана мероприятий по устранению недостатков в деятельности Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус Е.Н.);
– О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива Украины в I квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О выполнении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива Украины в I квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О результатах проведения ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них обязанностей и задач (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);

– О подготовке и праздновании Дня охраны труда в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В.);
– О состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– О состоянии выполнения антикоррупционного законодательства в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);
– О состоянии функционирования и информационное сопровождение внутреннего веб-сайта Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О состоянии обеспечения сохранности архивных фондов в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);

– О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива Украины во II квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О выполнении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива во II квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О результатах финансово-хозяйственной деятельности Центрального государственного электронного архива Украины за I полугодие 2014 (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);

– О состоянии функционирования и информационное сопровождение официального веб-сайта Центрального государственного электронного архива Украины за I полугодие 2014 года (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
– Об осуществлении мероприятий по организации гражданской защиты (гражданской обороны) населения в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О результатах внедрения и применения свободного программного обеспечения в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
– Об организации работы с кадровым резервом в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);

– О состоянии пожарной безопасности в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О состоянии учета в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О работе Центрального государственного электронного архива Украины со средствами массовой информации (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);

– О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О выполнении Плана развития архивного дела в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О состоянии делопроизводства Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В., содокладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);

– Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины с запросами и обращениями граждан за 2014 год (докладчик — главный специалист сектора использования информации документов Карапозюк А.Л.);
– О состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности Центрального государственного электронного архива Украины во II полугодии 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О результатах комплектования Центрального государственного электронного архива Украины в 2014 году (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины во II полугодии 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– Об изучении вопроса о возможности внедрения в Центральном государственном электронном архиве Украины организации контроля исполнения документов (задач, поручений) с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных) (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);

– О подготовке проекта бюджетного запроса Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);
– О результатах проверки Счетной палатой эффективности использования средств государственного бюджета Центральным государственным электронным архивом Украины в 2013 году и I-III квартале 2014 года (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус Е.Н.);
– О выполнении плана устранения недостатков в деятельности Центрального государственного электронного архива Украины в IV квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива в IV кварталы и итоги работы за 2014 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О выполнении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива в IV кварталы и итоги работы за 2014 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– О состоянии кадровой работы в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);
– О предоставлении платных услуг Центральным государственным электронным архивом Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– Об одобрении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива на 2015 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю. С.).

В начале декабря месяца 2014 года было проведено одно дополнительное заседание коллегии в связи с увеличением вопросов, касающихся проверок деятельности ЦГЭА Украины Укргосархивом во II квартале 2014 и Счетной палатой Украины в IV квартале 2014 года.

1.5. В течение 2014 года состоялось восемь заседаний научно-методического совета (далее — НМС) ЦГЭА Украины, на которых рассмотрены следующие вопросы:

– программы исследования тем «Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования» (докладчик — главный научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А.А.); «Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации» (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А.Т.); «Организация работы с документами личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.); «База данных «Оценка физического состояния архивных документов. Методические рекомендации по использованию базы данных» (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунець Т. Я.); «Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);

– проекты статей «Анализ современных тенденций процесса создания документов в условиях распространения документирования информации в электронной форме в Украине» в научный ежегодник «Студии по архивного дела и документоведения» (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.); «Выбор технологий и программных средств для копирования веб-сайтов» в научный ежегодник «Архивы Украины» (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.);

– проект публикации «Центральный государственный электронный архив Украины представляет онлайн выставку« Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» в электронных СМИ (докладчик — Паламарчук Л. В.);

– проект статьи «Электронные информационные ресурсы, создаваемые в делопроизводстве и пути их подготовки к передаче на архивное хранение» в научно-практический журнал «Секретарь-референт» (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– тезисы статьи «Критерии оценки системы управления базами данных государственного архива на примере Центрального государственного электронного архива Украины. Взгляд архивиста» в научный ежегодник «Архивы Украины» (докладчик — Паламарчук Л.В.);

– о выполнении Плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины в I квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– о выполнении Плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины в I квартале 2014 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);

– Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.);

– Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования (первая редакция) (докладчик — ведущий архивист отдела обеспечения сохранности и учета Букет Е. В.);

– проект статьи «Плюсы и минусы электронного документооборота» в научно-практический журнал «Секретарь-референт» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);

– Учет электронных информационных ресурсов, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (соразработчик УНДИАСД) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– о выполнении Плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины во II квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– о выполнении Плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины во II квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (первая редакция) (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Волкогон А. А.);

– проект статьи «Проблемы обучения и переподготовки современных архивистов» в научно-практического журнала «Секретарь-референт» (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);

– Разработка методики приема-передачи электронных документов в государственные архивные учреждения и архивных отделов городских советов. Методические рекомендации (разработчик УНИИАДД) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования (вторая редакция) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий ЦГЭА Украины Фиткулин А. Т.);

– о выполнении Плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– о выполнении Плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Волкогон А. А.);

– Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования (вторая редакция) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– проект статьи «Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источников исторической информации» в научный ежегодник «Студии по архивного дела и документоведения») (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);

– перечень вопросов для интервью с заместителем директора ЦГЭА Украины Ковтанюком Ю.С. «Роль делопроизводителя в современном электронном делопроизводстве» для печати в научно-практическом журнале «Секретарь-референт» (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);

– Организация работы с документами личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (первая редакция) (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);

– Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Волкогон А. А.);

– База данных «Оценка физического состояния архивных документов». Методические рекомендации по использованию базы данных (отчет о выполнении научно-методической работы) (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);

– о выполнении Плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины в 2014 году (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– о выполнении Плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины в 2014 году (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

– проект Плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины на 2015 год (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю. С.).

Работа по всем темам в 2014 году проводилась по планам их выполнения, утвержденных директором ЦГЭА Украины.

Две научно-исследовательские и методические работы («Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации» и «Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования») выносились на рассмотрение Научно-методической комиссии (далее — НМК) Укргосархива. Обе работы одобрено НМК (протокол от 29.12.2014 № 4). НМК Укргосархива было предложено изменить название первой из этих разработок на «Автоматизированное рабочее место архивиста на базе свободного программного обеспечения. Рекомендации».

В течение 2014 года состоялось семь заседаний экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) ЦГЭА Украины, на которых рассмотрены следующие вопросы:
– О рассмотрении и одобрении отчета о работе экспертно-проверочной комиссии ЦГЭА Украины за 2013 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
– Об одобрении исторической справки веб-сайта «Центр народного искусства« Петриковка», который планируется включить в архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении и одобрении описательных статей архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О рассмотрении и одобрении описания архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– Об одобрении акта №1 о результатах экспертизы ценности документов в электронной форме переданных Петущаком В. Д. (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– Об одобрении описания № 1 документов в электронной форме, подлежащих постоянному хранению, переданных Петущак В. Д. (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О дополнении и одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко) (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– Об одобрении исторических справок веб-сайтов, которые планируется включить в архивную коллекцию «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко) по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г. );
– О результатах технической проверки и рассмотрение протокола технической проверки локальной копии веб-сайта «Центр народного искусства «Петриковка» архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
– О рассмотрении экспертного заключения локальной копии веб-сайта «Центр народного искусства «Петриковка» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О дополнении списка веб-сайтов принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении усовершенствованных описаний архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О рассмотрении описания архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О рассмотрении исторической справки веб-сайта «Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко», который планируется включить в архивную коллекцию «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении протокола технической проверки документов личного происхождения в электронной форме, переданных Трымбачем С. В. (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
– О рассмотрении исторической справки веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича», который планируется включить в архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении протоколов технической проверки локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
– О рассмотрении экспертных выводов локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении списка веб-сайтов, принятых на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О внесении изменений в предварительный список веб-сайтов, которые желательно взять на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении исторических справок веб-сайтов, которые планируется включить в архивную коллекцию «Внеочередные выборы Президента Украины 2014», по результатам инициативного документирования (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении заключения и описания первичного разборки документов личного происхождения в электронной форме, переданных Трымбачем С. В. (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении проекта акта приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме на постоянное хранение Трымбача С. В. (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении акта о результатах экспертизы ценности документов в электронной форме, переданных Трымбачем С. В. (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении акта об уничтожении документов личного происхождения в электронной форме, которые не имеют культурной ценности и не подлежат постоянному хранению (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении описания № 1 документов в электронной форме, подлежащих постоянному хранению, переданных Трымбачем С. В. (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении исторических справок веб-сайтов, которые планируется включить в архивной коллекции «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов», по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.) ;
– О рассмотрении исторической справки «Украинское национальное информационное агентство «УКРИНФОРМ» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении описи дел постоянного хранения руководства за 2007-2008 годы (докладчик — ответственный за делопроизводство в руководстве, ведущий экономист финансово-экономического отдела Рублева О.А.);
– О рассмотрении описи дел постоянного хранения отдела формирования НАФ и делопроизводства за 2008 год (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В.);
– О рассмотрении описей дел постоянного хранения и по кадровым вопросам сектора кадровой и режимно-секретной работы за 2007-2008 годы (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);
– О рассмотрении описи дел постоянного хранения сектора использования информации документов за 2008 год (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
– О рассмотрении протокола технической проверки локальной копии веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича: официальный сайт архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении экспертного заключения локальной копии веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича: официальный сайт», который планируется включить в архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.) ;
– О рассмотрении списка веб-сайтов (продолжение) принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении протоколов технической проверки локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунець Т. Я.);
– О рассмотрении экспертных выводов локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении списка веб-сайтов, принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении описания архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О рассмотрении описания № 1 том № 2 архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
– О рассмотрении описания № 1 Электронного информационного ресурса Украинского национального информационного агентства «Укринформ», что подлежит постоянному хранению (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении исторической справки фонда «Центральный государственный электронный архив Украины» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
– О рассмотрении описей дел постоянного хранения и по кадровым вопросам за 2007-2008 годы финансово-экономического отдела (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);
– О рассмотрении темы инициативного документирования на 2015 год (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении описей дел Центрального государственного электронного архива Украины за 2007-2008 годы (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд Центрального государственного электронного архива Украины за 2007-2008 годы (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении сводной номенклатуры дел на 2015 год Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
– О рассмотрении плана работы экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю. С.).
В начале декабря месяца 2014 года было проведено одно дополнительное заседание ЭПК ЦГЭА Украины в связи с увеличением вопросов, которые в течение года касались создания внеплановой архивной коллекции сайтов «Внеочередные выборы Президента Украины 2014».

1.5. В 2014 году велась работа по участию в подготовке ряда проектов нормативно-правовых актов, касающихся нормирования работы с электронными документами в Украине и их подготовки к передаче на архивное хранение во исполнение инициатив правительства и Укргосархива. Эта работа была завершена изданием приказа Министерства юстиции Украины от 11.11.2014 № 1886/5 «Об утверждении Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение», который утвердил десять нормативно-правовых актов в этой сфере деятельности, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 11.11.2014 за № 1421/26198.

1.7. Работники ЦГЭА Украины принимали активное участие в работе совещаний, семинаров, конференций, круглых столов, выставок.

Директор архива Ус Е.Н. и заместитель директора Ковтанюк Ю.С. приняли участие:

– в торжественной церемонии открытия выставки фото, архивных документов и материалов по случаю 200-летия со дня рождения Тараса Шевченко: «На вечном пути к Тарасу (1814-1861)»;

– в работе круглого стола «Построение качественной инфраструктуры электронных административных услуг. Закладка надежного фундамента вместо песка: стандартизация вместо договоренностей и недомолвок», которая произошла 11 марта 2014 года в Институте кибернетики имени В. М. Глушкова Национальной академии наук Украины. Также в мероприятии приняли участие представители Укргосархива, ГСССЗИ, ГТС Украины, НКРСИ, ЦЗО Министерства юстиции Украины, Технического комитета по стандартизации ТК-20 «Информационные технологии»;

– в рамках празднования 200-летия со дня рождения Тараса Шевченко приняли участие в литературно-художественном празднике «Весна в Плютах», состоявшемся 16 мая 2014 в мемориальном комплексе «Литературно-художественные Плюты» (с. Плюты, Киевской области).

Ведущий архивист отдела обеспечения сохранности и учета Букет Е. В. принял участие во Всеукраинской научной литературно-краеведческой конференции «Тарас Шевченко в духовном бытии Украины», которая состоялась 22 мая 2014 года в г. Обухов, и выступил с докладом на тему: «Коллекция веб-сайтов Центрального государственного электронного архива Украины «Слово о Кобзаре» (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)».

Начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я. принял участие и выступил с докладом «Нормативное и методическое обеспечение хранения электронных информационных ресурсов в Украине» на VIIІ международном научно-теоретическом семинаре «Терминология документоведения и смежных областей знаний», который состоялся 30 мая 2014 года на базе Института государственного управления и права Киевского национального университета культуры и искусств.

– в открытии документальной выставки «Миссия поэта» к 90-летию писательницы и поэтессы Анны Черинь, состоявшейся 29 апреля 2014 года в Центральном государственном архиве зарубежной украиники;

– в торжественном мероприятии по случаю восемнадцатой годовщины Конституции Украины, который состоялся в кинотеатре Центрального государственного кинофотофоноархива Украины им. Г.С. Пшеничного;

– в торжественном открытии выставки фото — и архивных документов «Украина соборная и независимая: архивные свидетельства», подготовленной по документам центральных государственных архивов, проведенного 21.08.2014 в рамках мероприятий, посвященных 23-й годовщине независимости Украины.

Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. принял участие:

– 01.07.2014 в работе семинара «Организация работы архивного подразделения банка» и выступил с лекцией «Подготовка к архивному хранению электронных документов и организация работы с ними в архивном подразделении банка»;

– 18.07.2014 в семинаре Министерства юстиции Украины на тему «Государственное регулирование предоставления услуг электронной цифровой подписи, развитие инфраструктуры открытых ключей Украины, проблемные вопросы» и выступил во время проведения круглого стола с докладом на тему: «Вопросы общей организации применения услуг Национальной системы услуг ЭЦП для обеспечения юридически значимого электронного делопроизводства, предоставления электронных услуг и взаимодействия участников общегосударственного электронного документооборота»;

– 07.08.2014 в публичном общественном обсуждении проекта Закона Украины «О внесении изменений в Закон Украины «Об электронной цифровой подписи», которое состоялось в Министерстве юстиции Украины;

– 02.09.2014, 09.09.2014 в заседаниях научно-экспертного совета по вопросам развития инфраструктуры открытых ключей Украины при Министерстве юстиции Украины;

– 24.09.2014 в семинаре, который проводил Укргосархив для слушателей Института повышения квалификации руководящих кадров Национальной академии государственного управления при Президенте Украины о современном состоянии и перспективах развития архивного дела Украины и выступил с лекцию по подготовке электронных документов к передаче на архивное хранение;

– 14.10.2014 в заседании научно-экспертного совета по вопросам развития инфраструктуры открытых ключей Украины при Министерстве юстиции Украины;

– 07.11.2014 в работе круглого стола «Электронное управление в Украине. Правила игры», который состоялся в Доме ученых НАН Украины, и выступил с докладом «Организация электронного делопроизводства».

Руководство и работники ЦГЭА Украины приняли участие:

– 2.10.2014 в семинаре «Предупреждение и противодействие коррупции с учетом требований нового антикоррупционного законодательства» с участием представителей Секретариата Кабинета Министров Украины, Министерства юстиции, Главного управления по борьбе с организованной преступностью МВД, Государственной фискальной службы;

– 18.12.2014 в рамках сотрудничества ЦГЭА Украины с другими органами, предприятиями, учреждениями и организациями было принято участие в организации круглого стола «Внедрение Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их передачи на архивное хранение», которое состоялось в Государственной архивной службе Украины для руководителей и работников структурных подразделений аппарата Укргосархива, центральных государственных архивов Украины, отраслевых государственных архивов, центральных архивных учреждений Украины, государственных архивов г.. Киева и Киевской области, начальники архивных отделов (секторов) районных государственных администраций и городских советов Киевской области. Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. выступил с докладом «Техническое регулирование работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение».

ЦГЭА Украины тесно сотрудничал с ЦГКФФА Украины им. Г. С. Пшеничного и ЦДАВО Украины в вопросах формирования дел фондов.

2.1.
В рамках проведения мероприятий по улучшению условий хранения профильных документов, создания надлежащих и безопасных условий труда по согласованию с Укргосархивом ЦГЭА Украины передано дополнительное помещение (комната № 28, которое расположено в главном зданим комплекса сооружений Центральных государственных архивов Украины) для организации серверной (письмо ДЕКС ЦДАУ от 19.05.2014 № 130) и создано отдельное хранилище носителей информации страхового фонда ЦГЭА Украины и проведено миграцию страховых копий на отдельные носители информации.

2.2.  На протяжении отчетного периода продолжены работы по созданию фонда № 8 — архивная коллекция веб-сайтов «Всемирное наследие в Украине». Архивная коллекция периодически пополняется новыми сайтами. В отчетный период в коллекции принято на хранение один новый веб-сайт «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича».

Созданы фонды:

№ 9 – личный фонд Петущака В. Д. (г.р. 1939), состоящий из 12 документов в электронной форме (ед.хр.);

№ 10 – архивная коллекция веб-сайтов «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)», состоящий из 7 архивных копий веб-сайтов (ед.хр.);

№ 11 – «Центральный государственный электронный архив Украины», в состав которого вошло 38 дела (ед.хр.) управленческой документации постоянного хранения и документов по личному составу за 2007-2008 годы;

№ 12 – «Электронные информационные ресурсы Украинского национального информационного агентства «Укринформ», который состоит из 1 закрытого электронного информационного ресурса «ukraine2012.gov.ua», посвященного Евро-2012;

№ 13 – архивной коллекции веб-сайтов «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов», состоящей из 4 архивных копий веб-сайтов (ед.хр.);

№ 14 – архивная коллекция веб-сайтов «Внеочередные выборы Президента Украины 2014», которая состоит из 10 архивных копий веб-сайтов (ед.хр.);

№ 15 – личный фонд Трымбача С. В. (г.р. 1950), состоящий из 26 документов в электронной форме (ед.хр.).

3.1. Составлено описание № 1 фонда № 8 «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», состоящий из описательных статей до 18 архивных копий веб-сайтов.

Составлено описание № 1 том № 2 фонда № 8 «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине», состоящий из описательной статьи к 1 веб-сайту.

Составлено описание № 1 фонда № 9 «Петущак Валерий Дисанович (г.р. 1939) — украинский путешественник, ученый, писатель», состоящий из описательных статей к 12 документам личного происхождения в электронной форме.

Составлено описание № 1 дел постоянного хранения за 2007-2008 годы фонда № 11 «Центральный государственный электронный архив Украины», состоящий из описательных статей к 25 делам.

Составлено описание № 2-К дел по кадровым вопросам за 2007-2008 годы фонда № 11 «Центральный государственный электронный архив Украины», состоящий из описательных статей к 13 делам.

Составлено описание № 1 фонда № 12 «Электронные информационные ресурсы Украинского национального информационного агентства« Укринформ », состоящий из описательной статьи к 1 электронному информационному ресурсу.

Составлено описание № 1 фонда № 14 «Внеочередные выборы Президента Украины 2014, состоящий из описательных статей к 10 архивным копиям веб-сайтов.

Составлено описание № 1 фонда № 15 «Тримбач Сергей Васильевич (г.р. 1950) — украинский киновед, историк кино, заслуженный деятель искусств Украины, лауреат Государственной премии Украины им. А. Довженко», состоящий из описательных статей к 26 документам личного происхождения в электронной форме.

Усовершенствовано описания архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению фондов №№ 1-6.

Подготовлено к сшиванию дела фондов №№ 1-10.

Все данные архивных коллекций и принятых электронных информационных ресурсов внесены в учетной документации и учетной базы данных ЦГЭА Украины.

3.3.  Оптимизировано размещение фондов в хранилище ЦГЭА Украины. Осуществлен перевод хранилища ЦГЭА Украины на работу под управлением новой версии операционной системы FreeBSD 10.0. Установлено обновление безопасности сервера и хранилища ЦГЭА Украины.

Комнату № 28 оборудовано под серверную — в отчетный период завершены работы по проведению сетевых кабелей в комнату № 28, демонтированию сетевого шкафа в комнате № 27 и размещению его в комнате № 28 перенесено серверное и коммутационное оборудование из комнат № 100 и № 27 в комнату № 28, осуществлено его настройки.

Осуществлена модернизация одного из серверов ЦГЭА Украины, а именно инсталляция в единую аппаратную систему.

Проведен подбор оптимальной модели мониторинга информационно-коммуникационной системы ЦГЭА Украины и реализация ее методом настройки комплексной системы мониторинга программно аппаратных средств «Nagios».

Подготовлен список первоочередных аппаратных и программных средств, необходимых для обеспечения функционирования информационно-коммуникационной системы ЦГЭА Украины, передано в планово-экономический отдел для учета в бюджетном запросе на 2015 год.

Для организации работы над темой «Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации» в информационной системе ЦГЭА Украины создано тестовую площадку в пределах которой установлено и настроено программы Calculate Directory Server 13.11 и Calculate Linux Desktop 13.11 KDE.

На протяжении 2014 года постоянно осуществлялась поддержка внутреннего и официального веб-сайтов ЦГЭА Украины.

5.1.  На выполнение приказа Укргосархива № 99 от 22.07.2013 в I квартале 2014 года ЦГЭА Украины проводились такие мероприятия, посвященные 200 летию со дня рождения Шевченко Т. Г.:

– создана электронная версия экспозиции документам, которое было представлено в рамках торжественного открытия выставки архивных документов к 200-летию со дня рождения Тараса Шевченко «На вечном пути к Тарасу», которая состоялась 27 февраля 2014 года в помещении Центрального государственного архива-музея литературы и искусства Украины . К электронной версии экспозиции заместителем директора ЦГЭА Украины Ковтанюком Ю.С. создана программа для интерактивного просмотра документов с помощью сенсорного экрана, что было установлено на выставке и предоставлено в свободное пользование посетителей. Директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н. вела постоянную работу с руководителями архивных учреждений и музеев по своевременному получению материалов для создания электронной экспозиции документов. В обработке цифровых фотодокументов и оформлении электронных стендов приняли участие сотрудники отдела информационных технологий и сектора использования информации документов;

– на выполнение плана выставочной деятельности на 2014 год, сектором использования информации документов подготовлена и размещена на официальном веб-сайте онлайн-выставка «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко). Выставка содержит фото и видео материалы, которые освещают многогранную деятельность Тараса Шевченко в различных сферах общественной жизни и показывают значение его наследия для современной Украины.

Онлайн выставки на официальном веб-сайте ЦГЭА Украины:

– во исполнение поручения Укргосархива от 25.06.2014 № 02.4 / 2636 на веб-сайте ЦГЭА Украины обновлено онлайн-выставка «Ко дню принятия Конституции Украины» информацией о Пилипа Орлика — автора первой украинской Конституции»;

– по случаю 23-й годовщины независимости Украины подготовленно онлайн-выставку «Ко Дню независимости Украины», которая опубликована на официальном веб-сайте ЦГЭА Украины в разделе «Выставки онлайн». Выставку переведено на русский язык и сделано аннотацию на английском языке;

– наполнено информацией подраздел «Претенденты к включению в список мирового наследия» онлайн-выставки «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» и обновлено актуальной информацией онлайн-выставку «Охрана труда и безопасность жизнедеятельности».

5.7. ЦГЭА Украины принимались меры для улучшения работы с обращениями граждан, в том числе на официальном веб-сайте создана консультативная страница «Обращения граждан», которая содержит обобщенную информацию об организации работы с обращениями граждан, график личного приема граждан.

В течение года ЦГЭА Украины проводилась систематическая оценка состояния организации работы с обращениями граждан. Результаты выполнения запросов и обращений заслушивались на оперативных совещаниях и на коллегии ЦГЭА Украины, обобщенная информация вовремя подавалась в Укргосархива.

5.8. 
За 2014 год на адрес ЦГЭА Украины поступили 11 официальных запросов от граждан Украины. Из них: социально-правового характера — 10, тематического — 1. Все запросы рассмотрены в установленный законодательством срок. Следует отметить рост в отчетном периоде количества запросов, поступивших на электронные адреса ЦГЭА Украины, а именно — 358 запросов от граждан, что на 22 больше, чем в 2013 году.

Обращения и запросы, которые поступали в ЦГЭА Украины, являлись непрофильными, в связи с чем они пересылались по принадлежности в архивные учреждения или заявителю предоставлялись соответствующие рекомендации о возможном местонахождении запрашиваемых документов.

5.9.  В рамках международного сотрудничества ЦГЭА Украины были установлены контакты:

– с группой испанских архивистов, которые выступили с международной инициативой «Innovation project on Digital Heritage» по созданию Европейского веб-музея (The W3Museum). ЦГЭА Украины были подготовлены предложения к сотрудничеству, что заинтересовали организаторов проекта The W3Museum;

– общественной организацией «Викимедиа Украина» ЦГЭА Украины внесены в список инициатив веб-архивирования Wikipedia (Web archiving initiatives);

– поддерживалась связь с архивным школой Международного института архивного дела городов Триеста и Марибора (Италия): в школу направлены печатные издания: справочник «Archives of Ukraine — Guide-book» и выпуск январь 2014 года научно-практического журнала «Архивы Украины», что содержит статью директора архива Ус Е. Н. «23-й Международный день архивов и седьмой осенняя архивная школа Международного института архивного дела городов Триеста и Марибора» о ее участии в 23-й Международный конференции Международного института архивного дела, состоявшейся 20-23 октября 2013 в г. Триест (Италия); велись переговоры о печати статей работников ЦГЭА Украины на английском и итальянском языках.

5.11. Начальник отдела информационных технологий Купрунець Т. Я. принял участие и выступил с докладом на XIV Международной конференции архивов стран Центральной и Восточной Европы «Комплектование архивов в цифровом мире XXI века», состоявшейся 22-23 мая 2014 в г. Варшава. Тема доклада «Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источника исторической информации».

5.12. В отчетный период проводилась активная работа со средствами массовой информации (далее — СМИ), профильными и периодическими изданиями.

Опубликовано 3 информационных сообщения в СМИ:

– об открытии онлайн-выставки «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» в электронном СМИ — на сайте информационного агентства RegioNews — «Всемирное наследие в Украине: презентована уникальная онлайн-выставку»;

– о применении ЦГЭА Украины новейших технологий во время проведения выставки фото, архивных документов и материалов по случаю 200-летия со дня рождения Тараса Шевченко: «На вечном пути к Тарасу (1814-1861)» — аппаратно-программного решения для интерактивного просмотра электронных копий документов с помощью сенсорных экранов:

1. в электронном СМИ — на сайте информационного агентства RegioNews — «На вечном пути к Тарасу Шевченко: новейшие технологии в выставочной деятельности госархива Украины»;

2. в электронном СМИ — на сайте информационного агентства Еще-News — «Новейшие технологии в выставочной деятельности государственных архивов Украины».

Опубликовано 2 статьи в периодических изданиях:

– в научно-практический журнал «Секретарь-референт» № 10 статью «Преимущества и недостатки электронного документооборота» начальника отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.;

– в научно-практический журнал «Секретарь-референт» № 12 статью «Новые требования к подготовке архивистов» заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.

Опубликовано 5 статей в профильных изданиях:

В научно-практическом журнале «Архивы Украины»:

– в № 1 статью «23-й Международный день архивов и седьмой осенняя архивная школа Международного института архивного дела городов Триеста и Марибора» директора ЦГЭА Украины Ус Е. Н.;

– в № 3 статью «XIV Международная конференция архивов стран Центральной и Восточной Европы «Комплектование архивов в цифровом мире XXI века» начальника отдела информационных технологий Купрунца Т. Я.;

– в № 4-5 статью «Выбор технологий и программных средств для создания архивных копий веб-сайтов» главного специалиста отдела информационных технологий Фиткулина А. Т .;

– в № 6 статью «Критерии оценки систем управления базами данных государственного архива на примере Центрального государственного электронного архива Украины» заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.

В выпуске 8 научного сборника «Терминология документоведения и смежных областей знаний» напечатана статья «Нормативное и методическое обеспечение хранения электронных информационных ресурсов в Украине» начальника отдела информационных технологий Купрунца Т. Я.

Подготовлено и направлено в редакцию рукописи 3 статей:

научно-практического журнала «Секретарь-референт»:

– статью «Электронные информационные ресурсы, которые создаются в делопроизводстве и пути их подготовки к передаче на архивное хранение» заместителя директора Ковтанюк Ю. С .;

– перечень вопросов для интервью с заместителем директора ЦГЭА Украины Ковтанюком Ю.С. «Роль делопроизводителя в современном электронном делопроизводстве», которые подготовлены заведующим сектора использования информации документов Паламарчук Л. В.;

– научного ежегодника «Студии по архивного дела и документоведения» статью «Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источников исторической информации» начальника отдела информационных технологий Купрунца Т. Я.

Все статьи рассмотрены и одобрены на заседаниях НМС ЦГЭА Украины.

На выполнение Приоритета в работе Государственной архивной службы Украины на 2014 год относительно расширения доступа к архивной информации путем внедрения новейших информационно-коммуникационных технологий в сферу архивного дела и приказа Укргосархива от 27.09.2013 № 1387 «О мерах по ускорению работы по созданию Информационной системы« Архивные фонды Украины» сотрудники ЦГЭА Украины (заместитель директора Ковтанюк Ю.С., начальник отдела информационных технологий Купрунець Т. Я., начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А. и главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.) были включены в рабочую группу по созданию электронного Центрального фондового каталога. В ЦГЭА Украины велись работы по корректировке структуры модели базы данных Информационной системы «Архивные фонды Украины». Обновленную структуру было вовремя передано в отдел информационных технологий Укргосархива, занимавшийся администрированием сервера и разработкой программного обеспечения. После корректировки структуры модели базы данных Информационной системы «Архивные фонды Украины» работниками ЦГЭА Украины осуществлено импорт данных из региональных баз данных центральных государственных и государственных областных архивов, которые были переданы в ЦГЭА Украины. Исправлялись ошибки, которые были допущены при наполнении региональных баз данных на местах и идентифицированы при импорте данных. Работу Информационной системы «Архивные фонды Украины» был представлен участникам коллегии Укргосархива от 18.03.2014, на котором рассматривался вопрос «Об итогах работы государственных архивных учреждений и учреждений СФД в 2013 году и их задача на 2014 год». Все участники рабочей группы за своевременное и профессиональное выполнение порученного задания приказом Председателя Укргосархива были премированы.

В рамках сотрудничества архива с высшими учебными заведениями в сфере подготовки специалистов по документоведению (делопроизводству), архивоведению и социальным коммуникациям в марте месяце на базе ЦГЭА Украины (приказ № 11 от 17.03.2014) состоялась профессионально-ориентированная практика 3-х студентов III курса Национальной академии руководящих кадров культуры и искусств по специальности 6.0020105 «Документоведение и информационная деятельность».

16 апреля 2014 года ЦГЭА Украины вместе с УНИИАДД и ЦГКФФА Украины им. Г.С. Пшеничного провели ознакомительную экскурсию с работой архивных учреждений для группы студентов Национальной академии руководящих кадров культуры и искусства.

15 декабря 2014 года на базе ЦГЭА Украины по приказу директора начато профессионально-ориентированную практику 3-х студентов IV курса Национальной академии руководящих кадров культуры и искусств по специальности 6.0020105 «Документоведение и информационная деятельность», которая завершится 15.01.2015.

В конце I квартала 2014 года Укргосархивом была проведена комплексная проверка деятельности ЦГЭА Украины за 2011-2013 гг. По результатам проверки комиссией Укргосархива было составлено справку. Результаты проверки рассматривались на коллегии Укргосархива. На основании решения коллегии Укргосархива от 17.04.2014 № 4/1, которое было введено в действие приказом от 28.04.2014 № 52, в 16.05.2014 было подготовлено «План мероприятий по устранению недостатков в деятельности ЦГЭА Украины, выявленных во время комплексной проверки. Результаты комплексной проверки вместе с Планом устранения недостатков — рассмотрено на коллегии ЦГЭА Украины. План устранения недостатков принято коллегией ЦГЭА Украины (протокол от 12.05.2014 № 3), введено в действие приказом директора ЦГЭА Украины от 15.05.2014 № 15 и письмом направлено в Укргосархива.

План устранения недостатков выполняется вовремя. Рассмотрение вопросов о выполнении этого плана предусмотрено планом коллегии ЦГЭА Украины на 2014 год.

С 20 октября по 12 ноября 2014 года Счетной палатой Украины была проведена проверка эффективности использования средств государственного бюджета, выделенных ЦГЭА Украины в 2013 году и за 9 месяцев 2014 года.

Результаты проверки рассматривались отдельным вопросом на заседании коллегии ЦГЭА Украины. С целью устранения выявленных недостатков принято соответствующее решение коллегии и издан приказ с указанием ответственных и сроков исполнения.

По состоянию на 1 января 2015 году в ЦГЭА Украины работает 20 человек, из которых 17 — государственные служащие.

В 2014 году уволилось 3 человека (негосударственные служащие). Из них два негосударственных служащего уволились по собственному желанию, один — по переводу в Центральный государственный кинофотофоноархива Украины им. Г. С. Пшеничного.

В 2014 году на работу принято 3 человека: главного специалиста в отдел формирования НАФ и делопроизводства; ведущего архивиста отдела обеспечения сохранности и учета, главного специалиста финансово-экономического отдела.

По состоянию на 1 января 2015 года вакантными являются должности: ведущего специалиста и ведущего архивиста отдела формирования НАФ и делопроизводства; главного и ведущего специалиста, главного научного сотрудника отдела информационных технологий; главного специалиста и 2 ведущих архивистов отдела обеспечения сохранности и учета; главного специалиста сектора кадровой и режимно-секретной работы.

Назначение на должности государственных служащих в Центральном государственном электронном архиве Украины осуществляется через конкурсный отбор в соответствии с требованиями постановления Кабинета Министров Украины от 15.02.2002 № 169 «Об утверждении порядка проведения конкурса на замещение вакантных должностей государственных служащих».

В соответствии с указом Президента Украины от 25 января 2012 № 33/2012 (с изменениями) «О порядке организации проведения специальной проверки сведений о лицах, претендующих на занятие должностей, связанных с выполнением функций государства или местного самоуправления» проводится специальная проверка лиц, претендующих на занятие должностей государственных служащих, к назначению лица на должность с его письменного согласия. По результатам специальной проверки было назначено 1 человека.

Обнародование информации о наличии вакантных должностей осуществляется путем размещения объявления о проведении конкурса в еженедельнике объявлений «АВИЗО», на веб-портале Государственной архивной службы Украины и веб-сайте ЦГЭА Украины.

Личные дела государственных служащих формируются согласно Порядку ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.1998 года № 731 (с изменениями).

В личных делах в обязательном порядке имеются личные карточки по форме П-2 ДС, предупреждения о специальных ограничений, установленных Законом Украины «О государственной службе» и «О принципах предотвращения и противодействия коррупции», о принятии на государственную службу и прохождения государственной службы, декларации об имуществе, доходах, расходах и обязательствах финансового характера, принятие Присяги государственного служащего, ознакомление с Общими правилами поведения государственного служащего. Изменения и дополнения по кадровым вопросам вносились в личные дела вовремя. Соответственно велась документация по кадровым вопросам, журналы движения личных дел и учета движения трудовых книжек.

В соответствии с приказом от 31.01.2014 № 10-к «О проведении ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них задач и обязанностей по итогам работы в 2013 году» в ЦГЭА Украины в феврале 2014 была проведена ежегодная оценка выполнения государственными служащими ЦГЭА Украины возложенных на них обязанностей и задач по 2013 год. Всего оценке подлежало 10 человек. По результатам оценки высокие оценки получили 8 человек, хорошие — 2. Результаты ежегодной оценки учитываются при аттестации государственных служащих, при рассмотрении вопросов продвижения по службе, присвоении очередного ранга, формировании кадрового резерва.

Все государственные служащие подали декларации об имуществе, доходах, расходах и обязательствах финансового характера за 2013 год. Информацию о подаче деклараций о доходах государственными служащими архива за 2013 отправлено Укргосархива письмом от 28.03.2014 № 01/61.

Государственной архивной службе Украины предоставлялась информация о выполнении требований антикоррупционного законодательства и Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений за 2014 год.

Ведется контроль за присвоением рангов государственным служащим, вычислением общего стажа и стажа государственной службы, предоставлением ежегодного и дополнительного отпуска в соответствии с нормами действующего законодательства.

В соответствии с требованиями постановления Кабинета Министров Украины от 19.06.1996 № 658 «Об утверждении Положения о рангах государственных служащих» в 2014 году присвоен очередной ранг заместителю директора архива Ковтанюку Ю.С., и начальнику отдела обеспечения сохранности и учета Стеценку А.А.

В декабре 2014 года пересмотрен состав кадрового резерва на должности руководителей и специалистов, который утвержден приказом директора ЦГЭА Украины от 15.12.2014 № 44.

На 2015 год сформирован кадровый резерв на должности: директора архива, заместителя директора, начальника отдела формирования НАФ и делопроизводства, начальника отдела информационных технологий, начальника отдела обеспечения сохранности и учета, начальника финансово-экономического отдела, заведующего сектором использования информации документов, главного специалиста сектора кадровой и режимно-секретной работы.

Проводится работа по повышению квалификации работников архива. За 2014 проводится работа по повышению квалификации работников ЦГЭА Украины:

– главный специалист финансово-экономического отдела Понедильченко Л.И. 01 апреля 2014 года участвовала в тематическом краткосрочном семинаре по теме «Урегулирование конфликта интересов», «Антикоррупционная экспертиза нормативно-правовых актов»;

– начальник отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. и заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. 18 апреля 2014 года приняли участие в тренинге «Лидерство в управленческой деятельности». Краткосрочные семинары проходили в Центре переподготовки и повышения квалификации работников юстиции Министерства юстиции Украины;

– директор архива Ус Е.Н., заместитель директора Ковтанюк Ю.С., заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В. 02 октября 2014 года приняли участие в семинаре «Предупреждение и противодействие коррупции с учетом требований нового антикоррупционного законодательства» с участием представителей Секретариата Кабинета Министров Украины, Министерства юстиции Украины, Главного управления по борьбе с организованной преступностью МВД, Государственной фискальной службы Украины;

– главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В. 4-5 декабря 2014 года приняла участие в краткосрочном семинаре «Организация контроля и исполнительской дисциплины в органах власти», который проходил в Институте повышения квалификации руководящих кадров Национальной академии государственного управления при Президенте Украины.

В 2014 году по случаю празднования Международного женского дня 8 Марта объявлена Благодарность Государственной архивной службы Украины главному специалисту финансово-экономического отдела Понедильченко Л. И., по случаю празднования Дня работников архивных учреждений вручено Грамоту Председателя Соломенской районной в городе Киеве государственной администрации начальнику финансово — экономического отдела Прохоренко Т.А.

Согласно Закону Украины «Об охране труда» и требований ведомственной статистической отчетности о состоянии условий и безопасности труда (форма № 1-УБ) ЦГЭА Украины не относится к учреждениям, в работе которой используются опасные технологические процессы или механизмы. Кроме того, ЦГЭА Украины не имеет собственных зданий и сооружений.

На 1 июля 2014 года в ЦГЭА Украины работает 20 человек. Из них 6 мужчин и 14 женщин. Два человека являются инвалидами третьей группы. Два человека находится в декретном отпуске. Работающих несовершеннолетних и беременных женщин нет. Количество работающих женщин составляет 70% (14 человек) от общего количества работников ЦГЭА Украины, а мужчин — 30%. По сравнению с 2013 годом указанное соотношение не изменилось.

К положительным факторам, которые влияют на общий высокий уровень производительности труда и общий низкий уровень заболеваний, следует отнести невысокий средний возраст работников, составлял в отчетном периоде примерно 36 лет.

С целью предупреждения производственного травматизма и чрезвычайных ситуаций в ЦГЭА Украины регулярно проводятся плановые и внеплановые инструктажи сотрудников по правилам техники безопасности на рабочем месте и правил противопожарной безопасности.

За отчетный период не было зафиксировано случаев производственного травматизма и случаев профессиональных заболеваний.

04.02.2014 во исполнение приказа ЦГЭА Украины от 30.01.2014 № 4 «О мерах по усилению состояния сохранности архивных документов и повышения уровня пожарной безопасности» была создана комиссия для проверки состояния охранного и противопожарного режимов в помещениях ЦГЭА Украины во главе с заместителем директора Ковтанюком Ю . С. По результатам обследования помещений было обнаружено щели в наружной стене комнаты 101, приводило к существенному снижению температуры в указанном помещении. Щели были ликвидированы силами ДЕКС ЦДАУ Украины по заявке ЦГЭА Украины. Это позволило существенно повысить температуру воздуха в комнате 101 и восстановить нормальные условия для работы.

В 2013 году приказом директора ЦГЭА Украины ведущего специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьеву В. В. назначено ответственным за обеспечение решения вопросов охраны труда в ЦГЭА Украины. На 2014 год запланировано ее обучение на курсах повышения квалификации по вопросам охраны труда при условии соответствующего финансирования. В связи с отсутствием финансирования в I полугодии 2014 года обучение не проводилось.

За отчетный период Муравьевой В. В. в сотрудничестве с начальником отдела информационных технологий Купрунцем Т. Я. и заведующим сектора использования информации документов Паламарчук Л.В. разработан ряд инструкций по охране труда, утвержденные директором ЦГЭА Украины и введены в действие соответствующим приказом:

– Инструкция по функциональных обязанностям лица ответственного за обеспечение решения вопросов охраны труда в ЦГЭА Украины;

– Инструкция по охране труда № 1 «Проведение вводного инструктажа для работников ЦГЭА Украины»;

– Инструкция по охране труда № 2 «О мерах пожарной безопасности в помещениях ЦГЭА Украины»;

– Инструкция по охране труда № 3 «Применение первичных средств пожаротушения, их содержание и хранение»;

– Инструкция по охране труда №4 «Доступ работников и посетителей в помещения ЦГЭА Украины»;

– Инструкция по охране труда № 5 «Оказание первой медицинской помощи»;

– Инструкция по охране труда № 6 «Труд женщин в период беременности»;

– Инструкция по охране труда № 7 «Уборка в служебных кабинетах и хранилищах ЦГЭА Украины»;

– Инструкция по охране труда № 8 «Работа с персональным компьютером и периферийными устройствами»;

– Инструкция по охране труда № 9 «Безопасное пользование электроприборами»;

– Инструкция по охране труда № 10 «Выполнение работ на копировальных аппаратах».

Для регистрации Инструкции заведен журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте. Для обеспечения экземплярами Инструкции ответственных за противопожарное состояние в помещениях в структурных подразделениях и создание уголка по охране труда было заведено журнал Учета выдачи инструкций по охране труда на предприятии. Все Инструкции зарегистрированы, а их экземпляры выданные ответственным за противопожарное состояние в помещениях в структурных подразделениях.

Сотрудники ЦГЭА Украины приняли участие в ежегодной всеукраинской акции по благоустройству «За чистую окружающую среду» на выполнение распоряжения Кабинета Министров Украины от 31.03.2010 № 777-р «Некоторые вопросы проведения ежегодной всеукраинской акции по благоустройству «За чистую окружающую среду» и дня благоустройства территорий населенных пунктов (с изменениями)». Отчеты об участии в акции было своевременно направлено в Укргосархива на выполнение приказа Государственной архивной службы Украины 21.03.2014 № 4-Г.

Вопрос охраны труда в ЦГЭА Украины один раз в год рассматривается на заседании коллегии. Последний раз этот вопрос рассматривался 26 февраля 2014 года.

Пожарную безопасность в ЦГЭА Украины организовано на основании действующего законодательства Украины в этой сфере, а также в соответствии с «Порядком действий работников ЦГЭА Украины при возникновении пожара», что 08.01.2013 утвержден директором и введен в действие приказом от 08.01.2013 № 5. Этим приказом назначены ответственные за пожарную безопасность по архиву и отдельных помещениях, и ответственные за содержание и эксплуатацию технических противопожарных средств. Последние изменения по ответственных произошли во II квартале 2014 года. Соответствующими приказами назначены ответственные за пожарную безопасность в комнатах №№ 28 и 100.

В соответствии с требованиями «Программы проведения вводного и первичного противопожарных инструктажей», что согласовано с ГТУМНС Украины в Соломенском районе г. Киева и введено в действие приказом от 04.01.2013 № 4, в ЦГЭА Украины проводились очередные (повторные) и внеочередные (вступительные, первичные), а также внеплановые (по приказам Укргосархива) инструктажи по пожарной безопасности. Проведение указанных инструктажей зафиксировано в специальном журнале. Во II квартале 2014 года заведено отдельный журнал первичного инструктажа.

В отчетный период в каждой комнате ЦГЭА Украины обновлена наглядная агитация в уголке с технической безопасности — расположено новые плакаты формата А2, посвященные охране труда и пожарной безопасности.

Мероприятия по пожарной безопасности в ЦГЭА Украины в 2014 году осуществлялись в соответствии с «Планом мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в ЦГЭА Украины на 2014 год», утвержденным директором архива и направленым в Укргосархив. Отчеты по выполнению этого плана своевременно направляются в Укргосархив.

Помещение ЦГЭА Украины архива обеспечены аптечками и огнетушителями.

Аптечки укомплектованы в полном объеме, их состав обновляется по мере завершения срока годности лекарственных средств.

Все огнетушители находятся в исправном техническом состоянии. Их очередное обслуживание (проверка) запланирована осенью вместе с другими приборами пожаротушения, которые расположенны в помещениях комплекса сооружений Центральных государственных архивных учреждений Украины.

Для предотвращения случаев неправильного пользования нештатными источниками отопления (оставление устройств не выключенными в нерабочее время или без надзора, работа устройств длительное время без проветривания помещений и т.п.) руководство ЦГЭА Украины неоднократно проводило разъяснительную работу и осуществляет постоянный контроль за соблюдением режима пожарной безопасности в архиве вместе с лицами ответственными за состояние пожарной безопасности в закрепленных за ними рабочих комнатах.

В 2014 году нарушений техники безопасности и ситуаций, угрожающих пожарной безопасности не выявлено.

На выполнение приказа Укргосархива от 29.01.2014 г. № 15 «О мерах по усилению состояния сохранности архивных документов, страхового фонда документации и повышения уровня пожарной безопасности в архивных учреждениях, специальных учреждениях СФД, бюджетному учреждению «Фонд», учреждении микрография» в ЦГЭА Украины были проведены соответствующие мероприятия, о чем направлено отчет в Укргосархив.

Вопросы состояния пожарной безопасности в ЦГЭА Украины один раз в год рассматривается на заседании коллегии. Рассмотрение этого вопроса в этом году запланировано на 30 сентября 2014 года.

22 октября 2014 года заместитель директора Ковтанюк Ю.С. и начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т.Г., как ответственные за пожарную безопасность в архиве, приняли участие в практическом обучении по пожарной безопасности на территории комплекса сооружений ЦДАУ Украины, которое было организовано дирекцией по эксплуатации этого комплекса сооружений.

Составлен План мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в ЦГЭА Украины на 2015 год и направлен в Укргосархив.

Гражданская защита (оборона) населения в ЦГЭА Украины организована на основании действующего законодательства Украины в этой сфере. На выполнение требований законодательства и приказов Укрдежархива в ЦГЭА Украины функционирует штаб гражданской защиты (обороны), эвакуационная комиссия, оперативная группа, невоенизированные формирования гражданской защиты, а именно: спасательная группа, противопожарная команда, группа химического и радиационного наблюдения, группа связи и оповещения, группа укрытия, санитарная звено. Утверждены соответствующие положения о комиссии по вопросам чрезвычайных ситуаций и эвакуационной комиссии, функциональные обязанности личного состава, календарный план, структура и положение о эвакуационной комиссии, функциональные обязанности председателя комиссии по вопросам техногенно-экологической безопасности и чрезвычайных ситуаций ЦГЭА Украины, сведения оповещения и сбора начальника гражданской защиты (обороны), начальника штаба, оперативной группы, командиров невоенизированных формирований ЦГЭА Украины, планы-схемы оповещения руководящего состава и сотрудников в условиях особого периода.

В связи с кадровыми изменениями в личном составе ЦГЭА Украины в состав штаба, эвакуационной комиссии, оперативной группы, невоенизированных формирований и схемы оповещения руководящего состава и структурных подразделений вносились соответствующие необходимые изменения. Последний раз подобные изменения перезатверджувалися 4 ноября 2014 года.

Мероприятия по гражданской защите (обороне) в ЦГЭА Украины в 2014 году осуществлялись в соответствии с «Планом основных мероприятий гражданской защиты Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год», утвержденным директором архива и направленым в Укргосархив. Отчеты по выполнению этого плана своевременно два раза в год до 10 января и 10 июля направляются в Укргосархив по форме 1, а до 10 июля — по форме 2 — с Предложениями к плану основных мероприятий гражданской защиты Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год. Все отчеты в 2014 году отправлено вовремя.

В рамках выполнения плана мероприятий по вопросам гражданской защиты ЦГЭА Украины проводились очередные (повторные) и внеочередные (вступительные, первичные), а также внеплановые (по приказам Укргосархива) инструктажи по технике безопасности и пожарной безопасности; а также занятия по изучению соответствующих базовых нормативных актов.

Информация в разделе «БЖД» (безопасность жизнедеятельности) и на электронных стендах «Информационно-справочный стенд по вопросам гражданской защиты» и «Охрана труда и безопасность жизнедеятельности», которые расположены на веб-сайте ЦГЭА Украины, поддерживается в актуальном состоянии.

В соответствии с планом мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в ЦГЭА Украины на 2014 год ответственные лица осуществляют ежедневный осмотр помещений. Более тщательный осмотр осуществляется еженедельно в последний рабочий день (перед выходными) или внепланово перед праздничными днями.

Следует отметить, что за период существования ЦГЭА Украины не установлено случаев любых чрезвычайных ситуаций, которые могут привести к угрозе здоровью, жизни работников архива или нанести материальные повреждения зданию, помещениям или материальным ценностям.

Вопрос об осуществлении мероприятий по организации гражданской защиты (гражданской обороны) населения в ЦГЭА Украины один раз в год рассматривается на заседании коллегии. Последний раз этот вопрос рассматривался 30 июля 2014 года.

Составлен План основных мероприятий гражданской защиты Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год и направлен в Укргосархив.

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн