Отчет
о работе ЦГЭА Украины в I квартале 2013 года

В I квартале 2013 деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее — ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2013 год (форма 101) , Плана научно-исследовательской и методической работы на 2013 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2013 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2013 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

В течение отчетного периода проведено 2 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:
— об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины с запросами и обращениями граждан за 2012 год (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
— об осуществлении мероприятий по охране труда в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины в 2012 году и приоритеты развития на 2013 год (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н.).

Проведено 1 заседание научно-методического совета (далее — НМС) на котором рассматривались програмы исследования научно-методических тем ЦГЭА Украины на 2013 год:
— Выбор технологий и программных средств для копирования веб-сайтов. Аналитический обзор (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В.);
— Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор (докладчик — ведущий архивист сектора использования информации документов Хоменко А. Ю.);
— XML — схема метаданных унифицированного информационного объекта. Методические рекомендации (докладчик — главный научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А. А.);
— Определение набора учетно-справочных данных для обеспечения автоматизации создания учетно-справочного аппарата государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— Справочно-поисковый аппарат Центрального государственного электронного архива Украины. Требования (докладчик — Ковтанюк Ю.С.);
— Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик — главный научный сотрудник отдела обеспечения сохранности и учета Кириченко В.Н.);
— Учет электронных документов в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (Новая редакция) (докладчик — ведущий архивист отдела обеспечения сохранности и учета Пашкевич Е.А.);
— Порядок проверки наличия и состояния архивных копий веб-сайтов в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Мищенко О.А.);
— Процессы автоматизации приема документов личного происхождения в электронной форме на постоянное хранение в Центральный государственный электронный архив Украины. Требования (докладчик — главный научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А. А.);
— Инструкция пользователя информационно-коммуникационной системы Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т.Я.).

Проведено 3 заседания экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), на которых рассматривались следующие вопросы:
— О рассмотрении и одобрении отчета о работе экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины за 2012 год (докладчик Ковтанюк Ю.С.);
— О рассмотрении и одобрении описательных статей архивной коллекции «Евро — 2012» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А.);
— О рассмотрении и одобрении описания архивной коллекции «Евро — 2012» (докладчик Стеценко А. А.);
— О рассмотрении заключения и исторической справки Государственного учреждения «Украинский центр информационных технологий и Национального реестра» Министерства здравоохранения и cхвалення описания электронного информационного ресурса, «Государственный реестр Украины лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении заключения и исторической справки ликвидированного Указом Президента Украины от 09.12.2010 № 1085/2010 «Об оптимизации системы центральных органов исполнительной власти» Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий и одобрение описания электронного информационного ресурса «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий» (докладчик — Радченко С.В.);
— О рассмотрении и согласовании Положения об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.).

По приказу Государственной архивной службы (далее — Укргосархив) от 17.12.2012 № 189 «Об организации выполнения постановления Кабинета Министров Украины от 28.11.2012 № 1103 «О внесении изменений в Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и Порядка отнесения документов Национального архивного фонда к уникальным, их учета и хранения» были внесены изменения в Положение об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины, одобрено протоколом заседания ЭПК ЦГЭА Украины от 05.03.2012 № 1 и утверждено приказом директора от 07.03.2013 № 11.

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
— в пределах инициативного документирования «Парламентские выборы — 2012»: участие в проведении технической проверки и подготовке локальных копий сайтов к архивному хранению (совместно с отделом информационных технологий; исправления ошибок связанных с внешними особенностями локальных копий веб-сайтов; проведено повторное копирования отсутствующего контента для локальных копий сайтов, проведение экспертизы ценности копий сайтов в процессе комплектования, составление экспертных заключений по результатам проведения экспертизы и технической проверки локальных копий сайтов, ведение регистрационно-контрольных карточек, ведение карточек учета работы с юридическими и физическими лицами;
— начата работа по инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» : поиск веб-ресурсов по теме, проведение предварительной экспертизы ценности информации сайтов, выявление правообладателей сайтов, установление связей с правообладателями сайтов, проведение разъяснительной работы с правообладателями сайтов; заключение договоров архивного хранения; заключения предварительного списка веб-сайтов и их правообладателей, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине»;
— завершены все виды работ по приему на хранение в ЦГЭА Украины электронных информационных ресурсов: копию «Государственный реестр Украины лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы», в электронной форме по состоянию на 25 декабря 2012, переданного на депонированное хранения Государственным учреждением «Украинский центр информационных технологий и Национальный реестр» Министерства здравоохранения Украины; официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий переданного на постоянное хранение в связи с ликвидацией юридического лица Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий;
— ведущий специалист отдела Муравьева В.В., как секретарь ЭПК, участвовала в организации проведения заседаний комиссии и ведении учетной документации ЭПК ЦГЭА Украины. Все документы размещены на внутреннем сайте ЦГЭА Украины;
— работники отдела (Муравьева В.В., Кручинина Т. Г.) приняли участие в подготовке проекта Положения об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины;
— ведущий специалист отдела Муравьева В.В. постоянно осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в ЦГЭА Украины. Готовит сведения о ходе и сроках исполнения документов, поставленных на контроль. Кроме того, Муравьева В.В. приняла участие во внесении отчетных сведений в план-отчет работы ЦГЭА Украины за I квартал 2013 года (110 форма) на основании планов-отчетов работы структурных подразделений на 2013 год (111 форма).

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
— по подготовке описательных статей и описания к архивной коллекции веб-сатива «Евро — 2012». На внутреннем сайте ЦГЭА Украины размещено 9 описательных статей и 1 описание;
— по учету архивной коллекции «Евро — 2012». Коллекцию взято на учет;
— по наполнению электронной номенклатуры дел отдела;
— начальник отдела Стеценко А.А., как секретарь НМС, принимал участие в организации проведения заседаний совета и ведении учетной документации НМС ЦГЭА Украины. Все документы размещены на внутреннем сайте ЦГЭА Украины;
— ведущий архивист отдела обеспечения сохранности и учета Пашкевич О. А., как секретарь коллегии ЦГЭА Украины, принимала участие в организации проведения заседаний коллегии и ведении учетной документации коллегии ЦГЭА Украины. Все документы размещены на внутреннем сайте ЦГЭА Украины;
— постоянно ведется работа по наполнению базы данных учетной электронной документации ЦГЭА Украины;
— на внутреннем сайте ЦГЭА Украины все разделы постоянно обновляются. Создан и наполнен раздел «ЭПК»;
— совместно с отделом информационных технологий на внутреннем сайте ЦГЭА Украины создано и настроено рабочие папки разработок ЦГЭА Украины 2013 и архив 2012 года;
— продолжался процесс исследования системы управления данными Joomla 3.0.3 и ее модулей . В ходе исследования было выявлено, что данная система содержит много ошибок и не удовлетворяет потребности ЦГЭА Украины. Исследование остановлено. Наряду с этим начато исследование системы управления данными Drupal 7 и ее модулей и создания проекта новой структуры и на наполнение внутреннего веб-сайта ЦГЭА Украины на платформе Drupal 7;
— проводились мероприятия по оптимизации работы двух персональных компьютеров в отделе.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. В пределах инициативного документирования ЦГЭА Украины:
— проводилась техническая проверка локальных копий сайтов, входящих в архивной коллекции «Парламентские выборы — 2012»;
— осуществлено исправление обнаруженных ошибок и подготовка протоколов технической проверки. Значительная часть контента, из-за ошибок в ссылках довантажувалась вручную;
2.Осуществлялась поддержка и совершенствование программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
— в рамках выполнения решения коллегии по проведению опытной эксплуатации системы управления базами данных на официальном сайте ЦГЭА Украины (протокол от 28.12.2012 № 8) было установлено и настроено базу данных PostgreSQL и веб-сервер Apache;
— подготовлено тестовую платформу для внедрения программного средства селективного копирования сайтов;
3. Выполнялось постоянное сопровождение официального сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины;
4. Проводился постоянный мониторинг аппаратно-программного обеспечения ЦГЭА Украины, его обслуживание и ремонт или организация работ по обслуживанию и ремонту оборудования в специализированных учреждениях.

Сектором использования информации документов проводилась следующая работа:
1. С обработки запросов, поступивших в ЦГЭА Украины. В течение I квартала 2013 поступил 81запрос от граждан, что на 32 больше, чем за аналогичный период в 2012 году. Из них: социально — правового характера — 66, генеалогического — 12 тематического — 3. На все запросы дан ответ и они зарегистрированы в электронном журнале регистрации запросов.
2. В направлении повышения эффективности функционирования веб — сайта ЦГЭА Украины:
— сопровождением, информационным наполнением и литературным редактированием рубрик сайта ЦГЭА Украины;
— подготовкой материалов о проведенных мероприятий для публикации на веб-сайте;
— поиском актуальных новостей в сети Интернет по теме внедрения электронного документооборота, электронного управления, технологий хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов и размещением их в рубрике «Новости» и «Анонсы»;
— на главной странице сайта подготовлены новые рубрики «Публичная информация, а также «Вопросы ответы», где размещены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, которые поступают в адрес ЦГЭА Украины;
— по результатам программного средства Coogle analatics, в I квартале 2013 года общее количество посетителей сайта ЦГЭА Украины составила 16 177, из них уникальных посетителей 12085.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы проводилась следующая работа:
1. Подготовлено следующие документы:
— отчеты Соломенском районном центра занятости о наличии вакансий ф. № 3-ПН;
— график ежегодных отпусков на 2013 год;
— статистические отчеты по формам № 7- ТНВ, № 1 — к, № 6- Б, № 6- НН, № 9 -ДС;
— информацию о состоянии выполнения «Программы по предотвращению и противодействию коррупции на 2011-2015 годы в ЦГЭА Украины»;
— предложения в Укргосархива относительно участия государственных служащих в тематических краткосрочных семинарах в 2013 году;
— приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочные командировки; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
2. Ведением следующих документов:
— книг приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочные командировки; взыскания; учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; учета движения личных дел государственных служащих, предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, формирование личных дел работников архива;
— регистрации входящих и исходящих документов;
— табеля выхода на работу работников архива;
3. Проведена ежегодная оценка выполнения государственными служащими возложенных на них задач и обязанностей по итогам работы в 2012 году;
4. Среди работников ЦГЭА Украины велась разъяснительная работа, направленная на предотвращение и пресечение коррупционных деяний, государственные служащие архива ознакомлены с требованиями Законов Украины «О государственной службе», «Об основах предотвращения и противодействия коррупции».

Финансово-экономическим отделом проводилась следующая работа:
— вовремя готовились и сдавались плановые отчеты в Фонд общеобязательного государственного социального страхования Украины, Фонда социального страхования, Государственной налоговой администрации Украины, Пенсионного фонда и Управления государственной казначейской службы Украины в Соломенском районе, в отдел планово-экономической деятельности и бюджетной отчетности Укргосархива, в частности:
— подготовлен и сдан отчет финансово-хозяйственной деятельности ЦГЭА Украины по 2013 (баланс) в УГКСУ Соломенского р-на и в отдел бухгалтерского учета Укргосархива;
— своевременно готовились и казались отчеты о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7) в УГКСУ Соломенского р-на г. Киева (ежемесячно);
— отчет о проведении процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства за IV квартал 2012 года в отдел планово-экономической деятельности и бюджетной отчетности Укргосархива;

Кроме того, было проведено следующую работу:
— постоянно проводилась проверка соответствия ведения м/о № 1 (касса), м/о № 2 (банк), м/о № 5 (начисление заработной платы), м/о № 6 (поставка подрядчиками товаров и услуг), м/в № 8 (авансовые отчеты);
— сделаны расчеты в годовой сметы ;
— вносились изменения в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы;
— проводились акты передачи между материально — ответственными лицами;
— проводилась регистрация юридических обязательств, финансовых обязательств, платежных документов;
— вовремя начислялась и выплачивалась заработная плата, постоянно заполняются лицевые счета работников архива;
— велись следующие документы: главная книга о фактические расходы, книга регистрации договоров, книга входящей, исходящей документации отдела, книга регистрации договоров, учет средств по договорам.

По приказу Министерства юстиции Украины от 25.10.2012 № 1571/5 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных государственных учреждениях Украины, Государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя» была разработана новая Инструкция по делопроизводству в центральном государственном электронном архиве Украины, утверждена приказом директора от 11.03.2013 № 12.

В рамках сотрудничества архива с учебными заведениями в период с 11 февраля 2013 до 23 февраля 2013 в ЦГЭА Украины проходили профессионально-ориентированную производственную практику по специальности 3 студента II курса Института менеджмента, ОКР «Бакалавр», специальности «Менеджмент организации». По приказу директора ЦГЭА Украины руководителем практики назначен Ковтанюк Ю.С. Все студенты прошли практику на отлично и получили положительные заключения по их профессионального уровня.

В рамках выставочной деятельности было подготовлено онлайн выставку «Евро — 2012», которую размещено на сайте ЦГЭА Украины.

Участие в совещаниях, семинарах, конференциях. Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих мероприятиях:
— в научной конференции с международным участием «Архивоведение и источниковедческих области знаний: проблемы взаимодействия на современном этапе». Главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. выступил с докладом «К вопросу обеспечения сохранности архивных коллекций веб-сайтов».
— в рабочем совещании по согласованию форм учетных документов по проекту «Учет электронных документов Национального архивного фонда. Инструкция» с проектами нормативно-правовых актов «Правила работы архивных учреждений Украины», «Порядок работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение», «Учет документов в государственных архивах Украины. Примерная инструкция» (во исполнение решения НМК, согласно протоколу заседания НМК от 18.12.2012 № 5). В совещании приняли участие заместитель директора Ковтанюк Ю.С. и начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А.

Работники ЦГЭА Украины постоянно повышают свою квалификацию. В течение отчетного периода главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С.В. повысил квалификацию по программе тематического краткосрочного семинара по тематике: «Деловая украинская речь. Особенности оформления организационно-распорядительных документов».

Проводилась работа со средствами массовой информации по публикации статей сотрудников ЦГЭА Украины на тему работы с электронными документами, организации электронного документооборота, подготовки электронных документов к архивному хранению. За отчетный период в журнале «Секретарь-референт» опубликовано интервью директора ЦГЭА Украины Ус Е.Н. на тему «Об особенностях работы с электронными документами в Украине» . Главный специалист отдела информационных технологий Купрунцем Т.Я. подготовил и направил в редакцию профессиональной научного сборника «Терминология документоведения и смежных областей знаний» научную статью «Электронный информационный ресурс с позиций документоведения и архивного дела».






Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн