ОТЧЕТ
о работе ЦГЭА Украины в ІII квартале 2013 года

В ІII квартале 2013 года деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее — ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2013 год (форма 101), Плана научно-исследовательской и методической работы на 2013 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2013 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2013 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

На протяжении отчетного периода проведено 2 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:

— Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины за I полугодие 2013 (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус Е.&nbspН.);
— Об осуществлении мероприятий по организации гражданской защиты (гражданской обороны) населения в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю. С.);
— О состоянии пожарной безопасности в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю. С.);
— Об итогах финансово-экономической деятельности и состоянии финансово-бюджетной дисциплины Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.&nbspА.);
— Об организации работы с кадровым резервом в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.&nbspВ.);
— О состоянии обеспечения сохранности архивных фондов в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.&nbspА.);
— О состоянии выполнения решения коллегии от 27.11.2012 «О состоянии функционирования и информационное сопровождение внутреннего сайта Центрального государственного электронного архива Украины» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.&nbspА.);

Проведено одно заседание научно-методического совета (далее — НМС) на котором рассматривались следующие вопросы:

— «Инструкция пользователя информационно-коммуникационной системы Центрального государственного электронного архива Украины» (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— «Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор» (докладчик — ведущий архивист сектора использования информации документов Хоменко А. Ю.);
— статья «Электронные документы в номенклатуре дел учреждения» в научно-практический журнал «Секретарь-референт» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);

Создание и усовершенствование научно-методической базы для обеспечения постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов остается основной задачей для ЦГЭА Украины. Исследование указанных выше научно-исследовательских тем происходило с соблюдением плана научно-исследовательской и методической работы архива на 2013 год.

Проведено одно заседание экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), на котором рассматривались следующие вопросы:

— О внесении изменений в Положение об экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — Ковтанюк Ю. С.);
— О дополнении и одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении дополнения исторической справки веб-сайта «Национальный заповедник «Херсонес Таврический» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении исторической справки веб-сайта «Деревянные церкви Галичины», который планируется включить в архивную коллекцию «Всемирное наследие в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О результатах технической проверки и одобрении протоколов технической проверки локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» и одобрении экспертных заключений локальных копий веб-сайтов (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О результатах технической проверки и одобрении протокола технической проверки документов личного происхождения в электронной форме, принятые от Петущака В. Д. (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении заключения эксперта и одобрении описания первичной разборки и акта приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме Петущака В. Д. (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении предложений по формированию архивной коллекции, посвященной 200-летию со дня рождения Тараса Григорьевича Шевченко (докладчик — ведущий специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В. В.).

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
— в пределах инициативного документирования по созданию архивной коллекции веб-сайтов «Всемирное наследие в Украине» внесены дополнения в предварительный список сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, составлено историческую справку сайта «Деревянные церкви Галичины», составлено дополнение к исторической справке «Национальный заповедник« Херсонес Таврический», проводилась экспертиза ценности локальных копий веб-сайтов, по ее результатам и результатам технической проверки заключались экспертные выводы к локальным копиям веб-сайтов. Все документы были рассмотрены и одобрены на заседании ЭПК ЦГЭА Украины;
— проводилась работа по разработке документов личного происхождения в электронной форме Петущака В. Д.: подготовлено и рассмотрено на ЭПК заключение эксперта и одобрено на ЭПК описание первичной разборки и акт приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме Петущака В.Д.;
— составлено историческую справку и экспертное заключение на ЭИР «Официального веб-сайта Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий», что принято на постоянное хранение в ЦГЭА Украины от Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий в связи с ликвидацией последнего как юридического лица: составлено историческую справку и экспертное заключение, составлено описание № 1 ЭИР.

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
— сформировано дела фондов № № 1-7: составлено внутренние описи дел фондов; собрано и структурировано в соответствии с внутренними описаниями всех документов по фондам; пронумеровано листы документов дел фондов; составлено удостоверяющие надписи к делам фондов, созданы экземпляры дел фондов в формате PDF;
— проведена проверка дел фондов № № 1-6 и передано на оправку в Государственный центр хранения документов НАФ;
— проведено проверку наличия и состояния страховых копий, архивных копий веб-сайтов. Подготовлено на уничтожение 3 оптические носители, в связи с наличием повреждений;
— разработаны проекты форм учетных документов страхового фонда архивных копий веб-сайтов;
— составлено описание страхового фонда и основного фонда;
— проведено миграцию страховых копий с оптических носителей в хранилище ЦГЭА Украины и составлен акт о миграции;
— начат процесс предварительного анализа учетных данных по созданным фондам для использования в будущей архитектуре баз данных ЦГЭА Украины;
— продолжается работа по наполнению базы данных учетной электронной документации ЦГЭА Украины и исследование системы управления данными Drupal 7.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. В пределах инициативного документирования ЦГЭА Украины:
— проведена техническая проверка 6 локальных копий веб-сайтов которые войдут в архивную коллекцию «Всемирное наследие в Украине». Исправлены все обнаруженные ошибки. Составлены соответствующие протоколы технической проверки, которые одобрены на ЭПК ЦГЭА Украины (протокол № 4 от 12.09.2013);
— проведена техническая проверка файлов которые передано в ЦГЭА Украины от Петущака В. Д. и передано для первичной разборки к отделу формирования НАФ и делопроизводства. Составлен протокол технической проверки, который одобрен на ЭПК ЦГЭА Украины (протокол № 4 от 12.09.2013);
2. В рамках поддержки и совершенствования программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
— проведена опытная эксплуатация веб-интерфейса «Adjenti» для мониторинга состояния серверов;
— проведена апробация программного комплекса селективного копирования веб-сайтов Heritrix 3.1.1;
— проанализированы текущие потребности ЦГЭА Украины, и в рамках будущего финансирования составлен список необходимого оборудования;
— продолжена работа по внедрению свободного программного обеспечения на рабочих местах пользователей информационной системы ЦГЭА Украины: успешно проведена апробация механизма автоматического монтирования файловой системы хранилища данных ЦГЭА Украины в файловую систему рабочих станций работников ЦГЭА Украины;
3. По обслуживанию аппаратного и программного обеспечения ЦГЭА Украины и мониторинг состояния компьютерной сети;
4. По постоянному сопровождению официального веб-сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины.

Сектором использованияинформации документов проводилась следующая работа:
1. По обработке запросов, поступивших в ЦГЭА Украины. В течение III квартала 2013 года на электронный адрес ЦГЭА Украины поступило 101 запрос от граждан, что на 38 больше, чем за аналогичный период в 2012 году. Из них: социально-правового характера — 72, генеалогического — 21 тематического — 8. На все запросы дан ответ и они зарегистрированы в электронном журнале регистрации запросов;
2. В направлении повышения эффективности функционирования веб-сайта ЦГЭА Украины:
— сопровождением, информационным наполнением и литературным редактированием рубрик веб-сайта ЦГЭА Украины;
— подготовкой материалов о проведенных мероприях для публикации на веб-сайте;
— поиском актуальных новостей в сети Интернет по теме внедрения электронного документооборота, электронного управления, технологий хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов и размещением их в рубрике «Новости» и «Анонсы»;
— подготовкой статистического анализа посещений официального веб-сайта ЦГЭА Украины. По результатам программного средства Coogle analatics, в ІІІ квартале 2013 года общее количество посетителей веб-сайта ЦГЭА Украины составляла 13 576, что на 2,5% больше чем в предыдущем квартале, из них уникальных посетителей 9930;
— постоянно обновлялась рубрика «Новости» и «Анонсы», где освещались важнейшие меры общественного значения с участием ЦГЭА Украины и события, касающиеся построения электронного правительства, внедрение электронного документооборота, хранения электронных документов в Украине и за рубежом. Всего опубликовано 15 лент событий в разделе «ЦГЭА Украины», 53 в разделе «Украина» и 40 в разделе «Мир». На сайте обновлено актуальной информацией рубрики «Консультативные органы», «Отчеты о деятельности», «Вакансии», «Пресс-центр»;
— постоянно проводилась работа по информационному наполнению рубрик страницы сектора на внутреннем веб-сайте ЦГЭА Украины и разделов «Опыт», «ДОК». Создан и наполнен актуальной информацией подраздел «ІnterPARES Trust»;
3. По подготовке англоязычной презентации на тему: «Сотрудничество Центрального государственного электронного архива Украины с научными учреждениями и учебными заведениями» для участия в 23-й конференции Международного института архивного дела в г. Триест, Италия.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы проводилась следующая работа:
— по информированию Соломенского районного центра занятости о наличии вакансий;
— по подготовке информации о состоянии выполнения Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в Центральном государственном электронном архиве Украины за 3 квартал 2013 года;
— по подготовке информации о количестве фактически занятых должностей (ставок) работников бюджетных учреждений по состоянию на 1 октября 2013 года;
— по подготовке информации о выполнении Мероприятий по минимизации возможности возникновения конфликта интересов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства и урегулирования конфликта интересов в случае его возникновения;
— по подготовке приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
— по ведению книг приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, формирование личных дел работников архива, ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведения книги учета движения личных дел государственных служащих, регистрация входящей и исходящей документации, ведение табеля учета использования рабочего времени.

Финансово-экономический отделом проводилась следующая работа:
— по подготовке и сдаче проекта бюджетного запроса с обоснованием на 2014 год;
— по подготовке и представлению отчетов в Фонд социального страхования, Государственной налоговой администрации Украины, Пенсионного фонда, Управление государственной казначейской службы Украины в Соломенском районе и в отдел бухгалтерского учета Государственной архивной службы Украины;
— по подготовке и представлению информации о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
— с своевременной подготовки и представления информации о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
— относительно расчетов справок изменений к годовой смете;
— с своевременного начисления и выплаты заработной платы, постоянного заполнения лицевых счетов работников архива;
— по внесению изменений в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы;
— по проведению актов передачи между материально ответственными лицами;
— по ведению главной книги о фактических расходах, книги регистрации договоров; книги входящей, исходящей документации отдела, по ведению учета средств по договорам, заполнения лицевых счетов работников архива.

Рассмотрено предложение относительно членства ЦГЭА Украины в международном проекте ІnterPARES Trust, что согласовано письмом с Укргосархивом. Проработана форма подачи предложений к разработке собственной научно-исследовательской темы ЦГЭА Украины в рамках международного проекта ІnterPARES Trust. В организационный комитет проекта направлено письмо на английском языке с обоснованием темы «Концепция планирования жизненного цикла электронных информационных ресурсов».

На выполнение пункта 4 приказа Укргосархива № 99 от 22.07.2013 и по результатам оперативного совещания ЦГЭА Украины, протокол № 28 от 05.08.2013 по изучению вопроса формирования архивной коллекции сайтов, посвященной 200 летию со дня рождения Шевченко Т. Г. подготовлено предложения по формированию архивной коллекции веб-сайтов, посвященных Шевченко Т. Г.; предложена тема инициативного документирования «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)»; проведена предварительная экспертиза ценности веб-сайтов по теме; заключен рабочий список веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение.

В рамках выставочной деятельности было подготовлено онлайн-выставку «Пожарная безопасность», которая расположена на сайте ЦГЭА Украины в разделе «БЖД». Выставка переведена на русский язык и сделано аннотацию на английском языке.

Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих совещаниях, семинарах, конференциях:
— прослушали лекцию по охране труда на тему «Электробезопасность в архивных учреждениях», которая была организована УНДИАСД, и проводилась в помещении кинозала ЦГКФФА им. Г. С. Пшеничного;
— в открытии выставки на тему «Документальные свидетельства партизанской войны», состоявшейся в Центральном государственном архиве общественных объединений Украины, принял участие Ковтанюк Ю.С.;
— в конференции на тему «DOCFLOW Украина 2013 — последние тенденции систем электронного документооборота и управления бизнес-процессами» принял участие Купрунець Т. Я.;
— в семинаре «Реализация проекта «Электронный суд» — алгоритм действий», который проходил в конференц-зале Национального педагогического университета имени М.П. Драгоманова, приняла участие директор архива Ус Е. Н.;
— в семинаре «1С-Теллур» и «1С-Битрикс» на тему «Сайт и внутренний портал органа власти: специфика и требования» принял участие главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.;
— в открытии документальной выставки «Духовные святыни Киева» по случаю празднования 1025-летия крещения Киевской Руси, что проводилась в помещении Центрального государственного архива-музея литературы и искусства Украины;
— в презентации системы электронного документооборота «Арт-Док» ООО «Арт-мастер» принял участие Ковтанюк Ю.С. Презентация состоялась в помещении кинозала ЦГКФФА имени Г. С. Пшеничного;
— в совещании относительно обсуждения проекта Закона Украины «О внесении изменений в Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» принял участие Ковтанюк Ю.С. Совещание состоялось по инициативе Государственной службы Украины по вопросам регуляторной политики и развития предпринимательства (Госпредпринимательства) в помещении службы;
— в совещании о состоянии внедрения системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти Украины принял участие Ковтанюк Ю.С. Совещание состоялось в помещении Клуба Кабинета Министров Украины под руководством Главы Госинформнауки Семиноженка В. П.

Проводилась работа со средствами массовой информации относительно публикации статей сотрудников ЦГЭА Украины:
— статью заместителя директора архива Ковтанюка Ю.С. «Прием-передача электронных документов в государственных архивных учреждений и архивных отделов городских советов. Часть 1» — в журнале «Делопроизводство и документооборот» (№ 9);
— статью начальника отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручининой Т. Г. «Место электронных документов в номенклатуре дел» — в журнале «Секретарь-референт» (№ 9);
— статью Ковтанюка Ю.С. в соавторстве с начальником отдела информационных технологий Укргосархива Забенько Ю. И. «Концепция планирования жизненного цикла электронных документов. Часть 1» — в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (Вып. 4);
— статью главного специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В. «Особенности систем электронного документооборота, которые функционируют в государственных органах Украины» — в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (Вып. 4).






Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн