ОТЧЕТ
о работе ЦГЭА Украины в ІV квартале 2013 года

В IV квартале 2013 года деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее — ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2013 год (форма 101), Плана научно-исследовательской и методической работы на 2013 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2013 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2013 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

На протяжении отчетного периода проведено 2 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:

— О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.&nbspС.);
— О результатах комплектования Центрального государственного электронного архива Украины в 2013 году (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О результатах внедрения и применения программного комплекса селективного копирования сайтов (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— О состоянии кадровой работы в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.&nbspВ.);
— О состоянии учета в Центральном Государственном электронном архиве Украины (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.&nbspА.);
— О состоянии функционирования и информационное сопровождение официального сайта Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.&nbspВ.);
— О работе Центрального государственного электронного архива Украины со средствами массовой информации (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.&nbspВ.);

На выполнение решения коллегии ЦГЭА Украины от 28.12.2012 сектором использования информации документов совместно с отделом обеспечения сохранности и учета подготовлен Регламент функционирования внутреннего веб-сайта, что введенный в действие приказом ЦГЭА Украины от 25.12.2013 №.

Проведено 4 заседания научно-методического совета (далее — НМС), на которых рассматривались следующие вопросы:

— Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик — Стеценко А. А.);
— Унифицированный информационный объект для обмена и хранения электронных документов. Требования (докладчик — старший научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А. А.);
— Инструкция пользователя информационно-коммуникационной системы Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— Выбор технологий и программных средств для копирования веб-сайтов. Аналитический обзор (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.);
— Статья в научно-практический журнал «Секретарь-референт» «Учет электронных документов Национального архивного фонда» (докладчик — Стеценко А. А.);
— Статья в научно-практический журнал «Архивы Украины» «Тенденции и перспективы развития сайтостроения, их влияние на архивное копирование веб-сайтов» (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— Процессы автоматизации приема документов личного происхождения в электронной форме на постоянное хранение в Центральный государственный электронный архив Украины. Требования (докладчик — Чекатков А. А.);
— XML-схема метаданных унифицированного информационного объекта. Методические рекомендации (первая редакция) (докладчик — Чекатков А. А.);
— Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор (докладчик — Паламарчук Л. В.);
— Проект Примерной инструкции «Учет документов в государственных архивах Украины» (докладчик — Стеценко А. А.);
— Тезисы статьи «Как подготовить электронные документы до передачи в архив?» в научно-практический журнал «Делопроизводство и документооборот» (докладчик — Паламарчук Л. В.);
— Определение состава учетно-справочных данных для обеспечения автоматизации создания учетного и справочного аппарата государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации(докладчик — Ковтанюк Ю. С.);
— Справочный аппарат Центрального государственного электронного архива Украины. Требования. (вторая редакция) (докладчик — Паламарчук Л. В.);
— Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик — Стеценко А. А.);
— Учет электронных информационных ресурсов, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик — Ковтанюк Ю. С.);
— План научно-исследовательской и методической работы Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик — Ковтанюк Ю. С.);

Создание и усовершенствование научно-методической базы для обеспечения постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов остается основной задачей для ЦГЭА Украины. Исследование указанных выше научно-исследовательских тем происходило с соблюдением плана научно-исследовательской и методической работы архива на 2013 год.

Проведено 2 заседания экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), на котором рассматривались следующие вопросы:

— О дополнении и одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении темы инициативного документирования на 2014 год «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении и согласовании сводной номенклатуры дел Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении и утверждении плана работы экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик — Ковтанюк Ю. С.);
— О результатах технической проверки и одобрение протоколов технической проверки локальных копий сайтов архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» и одобрение экспертных заключений локальных копий сайтов (докладчик — Кручинина Т. Г.);
— Об одобрении списка сайтов, принятых на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» (докладчик — Кручинина Т. Г.).
— Об одобрении акта об изъятии для уничтожения локальных копий веб-сайтов не внесенных в коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении описательных статей документов личного происхождения в электронной форме Петущака В.Д. для составления описи документов, подлежащих постоянному хранению (докладчик — Кручинина Т. Г.);

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
1. Завершено плановую работу отдела в рамках инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
2. Начата работа по инициативному документированию на тему «Слово о Кобзаре» (к 200-летию со дня рождения Т.Г.Шевченко)»: выявление веб-ресурсов, выявление их правообладателей и заключения договоров архивного копирования и хранения веб-сайтов (заключено четыре договора и получено одно письмо-согласование); проведение предварительной экспертиза ценности информации выявленных сайтов; заключение предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение по результатам инициативного документирования; заведение регистрационно-контрольных карточек сайтов, ведение карточек учета работы с юридическими и физическими лицами — владельцами электронных информационных ресурсов;
3. Начата подготовка к инициативному документированию «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов»: выявляются веб-ресурсы по теме инициативного документирования;
4. Продолжалась работа по разработке документов личного происхождения в электронной форме:
— проведение описания личных документов переданных Петущак В.Д. и определения их идентификационных, контекстных и технических характеристик, составление описательных статей к ним;
— работа по проведению первичной разборки документов личного происхождения в электронной форме Тримбача С.В.;
5. Уложено номенклатуру дел отдела на 2014 год и сводную номенклатуру дел ЦГЭА Украины на 2014 год.

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
— составлено описание архивных копий веб-сайтов, которые подлежат постоянному хранению фондов № № 1-4 по новой форме;
— составлено описательную статью электронного информационного ресурса «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий»;
— подготовлено номенклатуру дел отдела на 2014 год;
— завершен анализ учетных данных для использования в будущей архитектуре баз данных ЦГЭА Украины по созданным фондам;
— ведется постоянное сопровождение внутреннего сайта ЦГЭА Украины и учетных баз данных.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. В пределах инициативного документирования ЦГЭА Украины:
— завершена техническая проверка локальных копий веб-сайтов, которые входят в архивную коллекцию «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
— создано страховые копии веб-сайтов, которые входят в архивную коллекцию «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине». Было осуществлено перемещение архивных копий веб-сайтов, которые входят в выше указанную коллекцию и их страховых копий в хранилище данных ЦГЭА Украины;
2. В пределах поддержки и совершенствования программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
— проведено его опытную эксплуатацию программного комплекса селективного копирования веб-сайтов «Web Curator Tool» и кроулеры «Heritrix 3.1.1»;
— начата работа по внедрению свободного программного обеспечения на рабочих местах пользователей информационной системы ЦГЭА Украины. Было определено оптимальный набор программных средств с открытым исходным кодом для обеспечения возможности выполнения работниками ЦГЭА Укарини своих служебных обязанностей;
— создана тестовая площадка на сервере для реализации программных решений на базе веб сервера Apache, языка программирования PHP и системы управления базами данных Postgesql;
— начат анализ программных комплексов мониторинга ресурсов информационных систем с целью дальнейшего развертывания на сервере ЦГЭА Укарини. В рамках этого анализа осуществляется апробация программного комплекса «Nagios», который позволяет проводить мониторинг серверов, рабочих станций, активного сетевого оборудования и т.д.;
3. Осуществлена закупка серверного и сетевого оборудования пользователей, выполнено монтажные работы сетевого оборудования для объединения сегментов локальной сети ЦГЭА Украины и завершена настройка серверного оборудования и оборудования пользователей;
4. По обслуживанию аппаратного и программного обеспечения ЦГЭА Украины и мониторинг состояния компьютерной сети;
5. По постоянному сопровождению официального сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины.

Сектором использования информации документов проводилась следующая работа:
1. По обработке запросов, поступивших в ЦГЭА Украины. В течение IV квартала 2013 года на электронный адрес ЦГЭА Украины поступило 92 запроса от граждан, что на 57 больше, чем за аналогичный период в 2012 году. Из них: социально-правового характера — 50, генеалогического — 30 тематического — 12. На все запросы дан ответ и они зарегистрированы в электронном журнале регистрации запросов;
2. По поручению Укргосархива от 08.11.2013 № 02.4/3798 подготовлена информация о состоянии работы с обращениями граждан ЦГЭА Украины;
3. Подготовлено план выставочной работы ЦГЭА Украины на 2014 год и подано в Укргосархив;
4. В направлении повышения эффективности функционирования веб-сайта ЦГЭА Украины:
— с целью улучшения индексации веб-сайта поисковыми системами и для продвижения сайта в сети Интернет размещена информация по ЦГЭА Украины на сервисе «Google Maps»;
— с целью активного общения с гражданами в сети Интернет создана страница ЦГЭА Украины «Facebook» и размещены ссылки на веб-сайте ЦГЭА Украины. На протяжении квартала проводилось информационное наполнение страницы ЦГЭА Украины в сети «Facebook»;
— сопровождением, информационным наполнением и литературным редактированием рубрик сайта ЦГЭА Украины;
— подготовкой материалов о проведенных мероприятий для публикации на веб-сайте;
— подготовкой статистического анализа посещений официального веб-сайта ЦГЭА Украины. По результатам программного средства «Webalizer» в IV квартале 2013 года общее количество посетителей составило 52 341;
— постоянно обновлялась рубрика «Новости» и «Анонсы», где освещались важнейшие меры общественного значения с участием ЦГЭА Украины и события, касающиеся построения электронного правительства, внедрение электронного документооборота, хранения электронных документов в Украине и за рубежом. Всего опубликовано 20 лент событий в разделе «ЦГЭА Украины», 18 в разделе «Украина» и 39 в разделе «Мир»;
— постоянно проводилась работа по информационному наполнению внутреннего веб-сайта ЦГЭА Украины, в частности разделов «Использование», «Опыт», «Док». Создано и наполнено актуальной информацией подразделение «ІnterPARES Trust». Подготовлен и размещен в разделе «Использование» отчет по посещаемости веб-сайта ЦГЭА Украины за III квартал 2013 года.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы проводилась следующая работа:
1. Проведено в ноябре заседание конкурсной комиссии и подготовлен протокол и подготовлено запросы в министерства, службы, управления о проведении специальной проверки сведений относительно лица, претендующего на занятие должности главного специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства;
2. Проведено в ноябре аттестацию государственных служащих и направлено в Укргосархив информацию о результатах аттестации государственных служащих по итогам работы 2013 года;
3. Подготовлено информацию:
— о состоянии выполнения Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в Центральном государственном электронном архиве Украины за 4 квартал 2013 года;
— относительно возрастного состава, стажа и образовательного уровня работников архива;
— о выполнении Мероприятий по минимизации возможности возникновения конфликта интересов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства и урегулирования конфликта интересов в случае его возникновения за 4 квартал;
— о повышении квалификации;
4. Подготовлено списки:
— лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2014 год на должности руководителей и специалистов;
— телефонов работников архива;
5. Подготовлено и направлено в Укргосархива список лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2014 год на должности директора и заместителя директора;
6. Подготовлен анализ качественного состава различных категорий работников по образованию;
7. Подготовлено аналитическую информацию о выполнении требований антикоррупционного законодательства и Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений за 2013 год;
8. По подготовке приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
9. По ведению книг приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, формирование личных дел работников архива, ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведения книги учета движения личных дел государственных служащих, регистрация входящей и исходящей документации, ведение табеля учета использования рабочего времени.

Финансово-экономический отделом проводилась следующая работа:
— по подготовке и представлению отчетов в Фонд социального страхования, Государственной налоговой администрации Украины, Пенсионного фонда, Управление государственной казначейской службы Украины в Соломенском районе и в отдел бухгалтерского учета Государственной архивной службы Украины;
— по подготовке и представлению информации о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
— с своевременной подготовки и представления информации о состоянии финансирования социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
— по расчетам справок изменений в годовой сметы;
— с своевременного начисления и выплаты заработной платы, постоянного заполнения лицевых счетов работников архива;
— по внесению изменений в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы;
— по проведению актов передачи между материально ответственными лицами;
— по ведению главной книги о фактических расходах, книги регистрации договоров; книги входящей, исходящей документации отдела, по ведению учета средств по договорам, заполнения лицевых счетов работников архива.

Во исполнение приказа Укргосархива № 99 от 22.07.2013 в IV квартале 2013 года ЦГЭА Украины начато такие мероприятия посвященные 200 летию со дня рождения Шевченко Т. Г.:
— в пределах инициативного документирования начато создание архивной коллекции веб-сайтов, посвященных Шевченко Т. Г.;
— создано видеоролик «Слово о Кобзаре», который был представлен директором архива Ус О. М. в информационном агентстве «Укринформ» во время пресс-конференции «Жизнь и деятельность Тараса Шевченко в архивных документах. К 200-летию со дня рождения Тараса Шевченко», которая проводилась Укргосархивом;
— на внутреннем веб-сайте в разделе «Использование» создано подразделение «200-летия со дня рождения Т. Шевченко», где расположены все рабочие материалы для создания презентации ЦГЭА Украины, которую запланировано представить во время проведения выставки, которая состоится 9 марта 2014 года в «Украинском доме» (г. Киев);
— директор ЦГЭА Украины Ус О. М. ведет постоянную работу с руководителями архивных учреждений и музеев по созданию плана проведения выставки в «Украинском доме» и получения материалов для создания презентации ЦГЭА Украины;
— достигнута договоренность о сотрудничестве с советом директоров музея Тараса Шевченко в Канаде (г. Торонто) — получено письмо-разрешение на копирование материалов их веб-сайта, посвященного Т.Г. Шевченко.

На выполнение плана выставочной деятельности ЦГЭА Украины на 2013 год сектором использования информации документов в сотрудничестве с отделом обеспечения сохранности и учета подготовлено онлайн-выставку «Всемирное наследие в Украине» (из фондов ЦГЭА Украины). Выставка состоит из разделов: «Украинские объекты мирового наследия ЮНЕСКО», «Претенденты к включению в список мирового наследия ЮНЕСКО» и размещена в разделе «Выставки онлайн» на сайте ЦГЭА Украины.

Работники ЦГЭА Украины постоянно повышают свою квалификацию. В течение отчетного периода главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т. Я. повысил квалификацию по программе краткосрочного тематического семинара на тему: «Деловая украинская речь. Особенности оформления организационно-распорядительных документов».

Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих совещаниях, семинарах, конференциях::
— в XX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами» принял участие начальник отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. и выступил с докладом на тему: «К вопросу определения принципов приема-передачи на архивное хранение электронных информационных ресурсов»;
— в работе научно-практического семинара «Современное состояние и перспективы развития служб научно-технической информации государственных архивных учреждений Украины» сотрудники ЦГЭА Укарини и приняли участие в обсуждении вопроса автоматизации работы служб научно-техичнои информации. Участники семинара присутствовали во время подписания соглашения о сотрудничестве Укргосархива с Архивами Республики Македония;
— в открытии выставки документов и фотоматериалов из фондов государственных архивов Украины и Российской Федерации «Киев в пламени войны» по случаю 70-й годовщины освобождения столицы Украины от фашистских захватчиков приняли участие директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н. и заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.;
— в Международном научном конгрессе «Информационное общество в Украине» принял участие заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю. С и выступил с докладом на тему «Проблемы и перспективы развития электронных архивов»;
— в 23-ей конференции Международного института архивного дела, состоявшейся в Италии (г. Триест) приняла участие директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н. и выступила с докладом «Сотрудничество Центрального государственного электронного архива Украины с научными учреждениями и учебными заведениями по вопросам долговременного хранения электронных документов и подготовки кадров для работы с электронными документами».

Проводилась работа со средствами массовой информации относительно публикации статей сотрудников ЦГЭА Украины:
— статья заместителя директора архива Ковтанюк Ю.С. «Прием-передача электронных документов в государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов. Часть 2» — в журнале «Делопроизводство и документооборот» (№ 10);
— статья заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. «Проблемы хранения документов по кадровым вопросам в электронной форме» — в журнале «Секретарь-референт» (№ 10);
— статья Ковтанюк Ю.С. в соавторстве с начальником отдела информационных технологий Укргосархива Забенько Ю. И. «Концепция планирования жизненного цикла электронных документов. Часть 2» — в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (Вып. 5);
— статья начальника отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А. «Учет электронных документов Национального архивного фонда Украины» — в журнале «Делопроизводство и документооборот» (№ 11).
— статья Паламарчук Л.В. «Подготовка электронных документов к передаче в архив учреждения» — в журнале «Секретарь-референт» (№ 12);






Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

12-16 ноября 2018 года

Состоится стажировка представителей ЦГЭА Украины и Государственного центра хранения документов НАФ по направлениям: электронный документ, оцифровка документов; реставрация архивных документов. Место проведения: г. Варшава, Республика Польша. Программа 1. Программа 2.

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн