ОТЧЕТ
о работе ЦГЭА Украины в ІV квартале 2014 года

В IV квартале 2014 года деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее — ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2014 год (форма 101), Плана научно-исследовательской и методической работы на 2014 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2014 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2014 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

В течение отчетного периода проведено 3 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:

— О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О выполнении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива Украины в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О состоянии делопроизводства Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В., докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— Об итогах работы Центрального государственного электронного архива Украины с запросами и обращениями граждан за 2014 год (докладчик — главный специалист сектора использования информации документов Карапозюк А. Л.);
— О состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности Центрального государственного электронного архива Украины во II полугодии 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О результатах комплектования Центрального государственного электронного архива Украины в 2014 году (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины во II полугодии 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— Об изучении вопроса о возможности внедрения в ЦГЭА Украины организации контроля исполнения документов (задач, поручений) с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных) (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунець Т. Я.);
— О подготовке проекта бюджетного запроса Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);
— О результатах проверки Счетной палатой эффективности использования средств государственного бюджета Центральным государственным электронным архивом Украины в 2013 году, I-III кварталах 2014 года (докладчик — директор ЦГЭА Украины Ус О. М.);
— О выполнении плана устранения недостатков в деятельности Центрального государственного электронного архива Украины в IV квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О выполнении плановых заданий Центрального государственного электронного архива в IV кварталы и итоги работы за 2014 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О выполнении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива в IV кварталы и итоги работы за 2014 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.);
— О состоянии кадровой работы в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик — заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);
— Об одобрении Плана развития архивного дела Центрального государственного электронного архива на 2015 год (докладчик — заместитель директора Ковтанюк Ю.С.).

2 декабря 2014 года было проведено дополнительное заседание коллегии в связи с увеличением вопросов, касающихся проверок деятельности ЦГЭА Украины Укргосархивом во II квартале 2014 года и Счетной палатой Украины в IV квартале 2014 года.

Проведено 3 заседания научно-методического совета (далее — НМС), на которых рассматривались следующие вопросы:
— Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования (вторая редакция) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— Типовое решение по автоматизированного рабочего места архивиста на базе свободного программного обеспечения. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела информационных технологий ЦГЭА Украины Фиткулин А. Т.);
— О выполнении плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— О выполнении плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины в III квартале 2014 года (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Волкогон А. А.);
— Метаданные для хранения электронных информационных ресурсов: структура и содержание. Требования (вторая редакция) (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источников исторической информации (проект статьи в научного ежегодника «Студии по архивного дела и документоведения») (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— Роль делопроизводителя в современном электронном делопроизводстве (перечень вопросов для интервью с заместителем директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С. для печати в научно-практическом журнале «Секретарь-референт») (докладчик — заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
— Организация работы с документами личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (первая редакция) (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— Автоматизация работы с электронными информационными ресурсами, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации (вторая редакция) (докладчик — главный специалист отдела обеспечения сохранности и учета Волкогон А. А.);
— База данных «Оценка физического состояния архивных документов». Методические рекомендации по использованию базы данных (отчет о выполнении научно-методической работы) (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— О выполнении плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины в 2014 году (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— О выполнении плана внедрения научных и методических разработок ЦГЭА Украины в 2014 году (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);
— Проект плана научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины на 2015 год (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.);

Проведено 3 заседания экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК), на которых рассматривались следующие вопросы:
— О рассмотрении протокола технической проверки локальной копии веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича: официальный сайт» архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении экспертного заключения локальной копии веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича: официальный сайт», который планируется включить в архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
— О рассмотрении списка веб-сайтов (продолжение) принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении протоколов технической проверки локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» по результатам инициативного документирования (докладчик — начальник отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
— О рассмотрении экспертных выводов локальных копий веб-сайтов архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
— О рассмотрении списка веб-сайтов, принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении описания архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
— О рассмотрении описания № 1 том № 2 архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Всемирное наследие в Украине» (докладчик — начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
— О рассмотрении экспертного заключения на электронный информационный ресурс «ukraine2012.gov.ua», поданный на рассмотрение ЭПК ЦГЭА Украины (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении описания № 1 Электронного информационного ресурса Украинского национального информационного агентства «Укринформ», что подлежит постоянному хранению (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении исторической справки фонда «Центральный государственный электронный архив Украины» (докладчик — главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Чернятинская Ю. Г.);
— О рассмотрении описей дел постоянного хранения и по кадровым вопросам за 2007-2008 годы финансово-экономического отдела (докладчик — начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);
— О рассмотрении темы инициативного документирования на 2015 год (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении описей дел Центрального государственного электронного архива Украины за 2007-2008 годы (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд Центрального государственного электронного архива Украины за 2007-2008 годы (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении сводной номенклатуры дел на 2015 год Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик — начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
— О рассмотрении плана работы экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины на 2015 год (докладчик — заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю.С.).

Деятельность совещательных органов в отчетный период происходила в соответствии с утвержденными планами их работы.

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
1. В рамках инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» проводилась следующая работа: проведена экспертиза ценности локальной копии веб-сайта «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича: официальный сайт» по результатам технической проверки; составлен экспертный вывод № 102 по результатам проведения экспертизы и технической проверки локальной копии сайта, одобрено протоколом заседания ЭПК ЦДЭ Украины от 28.10.2014 № 5; очередным заседанием ЭПК от 28.10.2014 № 5 принято список веб-сайтов (продолжение) принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» на постоянное хранение в ЦГЭА Украины.
2. Работа с инициативного документирования общественно-политических процессов, связанных с внеочередными выборами Президента Украины 2014 для создания архивной коллекции копий веб-сайтов «Внеочередные выборы Президента Украины 2014»: проведена экспертиза ценности 10 локальных копий веб-сайтов по результатам технической проверки; составлено 10 экспертных заключений по результатам проведения экспертизы и технической проверки локальных копии веб-сайта, одобренных протоколом заседания ЭПК ЦДЭ Украины от 28.10.2014 № 5; очередным заседанием ЭПК от 28.10.2014 № 5 принято список сайтов принятых на постоянное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Внеочередные выборы Президента Украины 2014».
3. Работа с инициативного документирования «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов»: начато проведение экспертизы ценности локальных копий веб-сайтов.
4. С целью создания архивной коллекции «Краеведение и народное искусство Украины»: начат поиск веб-ресурсов по теме инициативного документирования и проведения предварительной экспертизы ценности информации веб-сайтов.
5. В связи с закрытием и прекращением действия электронного информационного ресурса «ukraine2012.gov.ua» Украинского национального информационного агентства «Укринформ» и передачей его в ЦГЭА Украины на постоянное хранение: составлено экспертное заключение на Эир, который был рассмотрен на заседании ЭПК от 03.12. 2014, № 6; составлено описание № 1 «Электронного информационного ресурса Украинского национального информационного агентства« Укринформ », что подлежит постоянному хранению и одобрен протоколом заседания ЭПК от 03.12.2014 № 6; составлен справочный аппарат который прилагается к Описания № 1 (титульный лист, предисловие и удостоверяющий надпись).
6. Работа по формированию и упорядочению фонда № 11 «Центральный государственный электронный архив Украины», а именно составлен: историческую справку Центрального государственного электронного архива Украины; сводный описание дел постоянного хранения 2007-2008 годы; предисловие к описи дел постоянного хранения за 2007-2008 годы; описание дел по кадровым вопросам за 2007-2008 годы; предисловие к описанию описание дел по кадровым вопросам за 2007-2008 годы; акт об изъятии для уничтожения документов за 2007-2008 годы, не внесенных в Национальный архивный фонд; сводную номенклатуру дел ЦГЭА Украины на 2015 год.
7. Проводилась работа по передаче на постоянное хранение ЭИР с государственными органами, которые подлежат ликвидации: Государственное агентство по туризму и курортам, Государственная пробирная служба Украины, Государственной инспекции по контролю за ценами, Государственная служба по вопросам противодействия ВИЧ-инфекции / СПИДа и других социально опасных заболеваний, Государственная служба по вопросам защиты персональных данных, Государственное агентство экологических инвестиций Украины (согласно постановлению Кабинета Министров от 10.09.2014 № 442 «Об оптимизации системы центральных органов исполнительной власти»): составлен проекты официальных писем в органы власти, договоров постоянного хранения и актов приема передачи ЭИР юридического лица на постоянное хранение.
8. Главный специалист отдела Муравьева В. В .:
— как секретарь ЭПК ЦГЭА Украины, принимала участие в организации и проведении заседаний этого совещательного органа;
— постоянно осуществляла контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в ЦГЭА Украины. Готовила сведения о ходе и сроках выполнения документов, поставленных на контроль; сведения вовремя подавались к руководству архива.

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
— вносились записи в список фондов, список описаний;
— составлен лист и карточка фонда № 15;
— перенесено книгу учета архивных копий веб-сайтов, книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книгу учета оптических носителей страхового фонда, список фондов на CMS Joomla с возможностью поиска, сортировки по столбцов и пагинации;
— подготовлено таблицу имен для электронных информационных ресурсов основного фонда № 14;
— дела фондов №№ 2-6 дополнен дополнениями к историческим справок;
— подготовлено регистрационно-контрольные карточки по фондам № 8, № 10 и № 14;
— велась работа по упорядочению листов дела фондов №№ 8-10 и №№ 14-15;
— дополнено внутренние описи дел фондов №№ 2-6 и № 8;
— составлен предисловие и описание № 1 архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Внеочередные выборы Президента Украины 2014»;
— дополнено внутренние описи дел фондов №№ 2-6 и № 8;
— взято на учет фонд № 14 — архивная коллекция «Внеочередные выборы Президента Украины 2014» и 10 электронных информационных ресурсов;
— составлено предисловие и описание № 1 том № 2 архивных электронных информационных ресурсов, подлежащих постоянному хранению, архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
— взято на учет 1 электронный информационный ресурс «Черновицкий национальный университет имени Юрия Федьковича». Принят пакет документов и добавлено к делу фонда № 8 — архивная коллекция «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
— подготовлено к сшиванию дела фондов №№ 2-10 и №№ 14-15 и описания фондов №№ 1-10 и №№ 14-15;
— исследованы и запущен модуль принимающий HTML, CSS, JavaScript и PHP код, для внедрения скриптов, разработанных в ЦГЭА Украины, построения таблиц с системой пагинации, фильтрации и поиска данных;
— проводилась работа по переносу данных из старой версии внутреннего веб-сайта на новую;
— начальником отдела Стеценко А. А. как секретаря НМС ЦГЭА Украины по подготовке и проведению заседаний этого совещательного органа и ведения документации.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. В рамках поддержки и совершенствования программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
— проводился анализ результатов апробации системы мониторинга программно аппаратных средств «Nagios», ВИЛО можно утверждать, что система монитрингу удовлетворяет ЦГЭА Украины и в плане функциональности и в плане лицензирования том заплановоно ее использования в качестве штатного средства мониторинга рабочими станциями, серверным и сетевым оборудованием информацйно- коммуникационной системы (далее — ИКС) ЦГЭА Украины;
— закуплено программное обеспечение для одного компьютера в финансово-экономический отдел — Microsoft Windows 8.1 32-bit / 64-bit Ukrainian DVD BOX (WN7-00947);
— установлено обновление безопасности сервера и хранилища ЦГЭА Украины;
— обновлено установлено на компьютерах пользователей программное обеспечение до актуальных версий;
— проводилось обслуживание программного обеспечения и мониторинг сетевого оборудования компьютерной сети;
— выполнялось постоянное сопровождение официального веб-сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины.
2. В рамках инициативного документирования ЦГЭА Украины:
— в рамках формирования архивной коллекции «К 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» начато техническую проверку 4 локальных копии веб-сайтов;
— по результатам проверок осуществляется исправление выявленных ошибок и готовятся протоколы технической проверки;
— проводилась техническая проверка электронного информационного ресурса «Новости Украины и мира. Укринформ за 2001-2011 годы», переданного на постоянное хранение Украинским национальным информационным агентством« Укринформ», в ИКС ЦГЭА Украины. Подготовлен протокол технической проверки;
— проводилась техническая проверка электронного информационного ресурса «Копия Государственного реестра Украины лиц, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы в электронной форме по состоянию на 1 января 2014», переданного на депонированное хранения Государственным учреждением «Украинский центр информационных технологий и Национального Регистра» Министерства охраны здоровья я Украины, в ИКС ЦГЭА Украины.

Сектором использования информации документов проводилась следующая работа:
1. В течение отчетного периода в адрес ЦГЭА Украины поступило 5 официальных запросов, из них: 4 социально-правового характера, 1 — тематический. Кроме того, на электронные адреса ЦГЭА Украины поступило 92 запроса.
2. На выполнение решения коллегии от 26.12.2013 года сектором проводилась работа по созданию справочного аппарата к документам личного происхождения в электронной форме, хранящихся в ЦГЭА Украины. В частности, определена структура и состав справочных данных и их идентификаторов к документам личного происхождения, принято протоколом заседания НМС ЦГЭА Украины от 05.12.2014 № 7 с учетом предложений и замечаний членов совета. Принято решение дополнить состав метаданных унифицированного информационного объекта, автоматически добавляются в информационной автоматизированной системы ЦГЭА Украины, метаданными документов личного происхождения в электронной форме и разработать поисковые формы к документам личного происхождения в электронной форме.
3. Подготовлены и направлены в Укргосархив:
— предложения по выставочной деятельности ЦГЭА Украины (по поручению Укргосархива от 16.10.2014 № 02.4 / 3818);
— информацию об информационном сопровождении официального веб-сайта ЦГЭА Украины (по поручению Укргосархива от 28.10.2014 № 02.3 / 3923);
— информацию о состоянии работы с запросами и обращениями граждан в ЦГЭА Украины (по поручению Укргосархива от 28.10.2014 № 02.4 / 3912).
4. В направлении повышения эффективности функционирования веб-сайта ЦГЭА Украины:
— по результатам программного средства Webalizer, y IV кварталы 2014 года общее количество посетителей составило 61 456;
— постоянно обновлялась рубрика «Новости» и «Анонсы», где освещались важнейшие мероприятия общественного значения с участием ЦГЭА Украины. В общем опубликовано 22 ленты событий в разделе «ЦГЭА Украины», 10 — в разделе «Украина» и 10 — в разделе «Мир», 8 лент в разделе «Анонсы». Также периодически обновлялись разделы: «Отчеты о деятельности», «Консультативные органы», «Фонды», «Пресс-центр», «Вакансии»;
— другие разделы веб-сайта обновлялись по мере изменений информационных сведений и согласно плану-графику представления информации для размещения на веб-сайте ЦГЭА Украины, где определены периодичность обновления информации.
5. Подготовлено отчет о посещаемости официального веб-сайта за IV квартал 2014 и за 2014 год, которые размещены на внутреннем веб-сайте в разделе «Использование». Постоянно обновлялась страница ЦГЭА Украины в социальной сети «Facebook» и страница ЦГЭА Украины в свободной энциклопедии «Википедия».
6. Сотрудниками сектора постоянно проводилась работа по информационному наполнению и совершенствованию рубрик страницы сектора на внутреннем веб-сайте ЦГЭА Украины, в частности обновлено рубрики «Опыт», «Коллегия», «Использование». За IV квартал продолжалась работа по наполнению раздела «Галерея-Фотоматериалы» на внутреннем веб-сайте.
7. Главный специалист сектора Карапозюк А.Л., как секретарь коллегии ЦГЭА Украины, принимала участие в организации и проведении заседаний этого совещательного органа, выполняла оформления документации этого совещательного органа.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы проводилась следующая работа:
1. Подготовлено информацию:
— о состоянии выполнения Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в Центральном государственном электронном архиве Украины за IV квартал 2014 года;
— о выполнении Мероприятий по минимизации возможности возникновения конфликта интересов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства и урегулирования конфликта интересов в случае его возникновения;
— по возрастному составу, стажа и образовательного уровня работников архива;
— подготовлено и направлено Укргосархива список лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2015 год на должности директора и заместителя директора;
— подготовлено список лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2015 год на должности руководителей и специалистов;
— подготовлен анализ качественного состава различных категорий работников по образованию;
— подготовлена информация о повышении квалификации.
2. Проводилась разъяснительная работа, направленная на предупреждение и пресечение коррупционных деяний, работники архива ознакомлены с требованиями Законов Украины «О государственной службе» и «О принципах предотвращения и противодействия коррупции».
3. Велась:
— подготовка приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
— регистрация входящей и исходящей документации.
4. Велись книги приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением; учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; учета движения личных дел государственных служащих.
5. Осуществлялось формирования личных дел работников архива.
6. Велся табель учета использования рабочего времени.

Финансово-экономическим отделом проводилась следующая работа:
1. В установленные сроки подготовлено и подано следующие отчеты:
— в ФСС по ВПТ за III квартал 2014 года;
— в ГНИ Соломенского р-на ГУ Миндоходив в г. Киеве (форма 1 ДФ за III квартал 2014 года, отчет по льготам (форма 1-ПП) за III квартал 2014 года);
—  о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в ГНИ в Соломенском р-не ГУ Миндоходив в г. Киеве за сентябрь, октябрь, ноябрь 2014 года;
— финансово-хозяйственной деятельности ЦГЭА Украины за 9 месяцев 2014 года (баланс) в УГКСУ Соломенского р-на и в отдел бухгалтерского учета Государственной архивной службы Украины;
— о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7) в УГКСУ Соломенского р-на г. Киева (ежемесячно);
— ежемесячно готовилась и казалась оперативная информация о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
— о проведении процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства за III квартал 2014 года в отдел планово-экономической деятельности и бюджетной отчетности Государственной архивной службы Украины;
2. Постоянно проводилась проверка соответствия ведения м / о № 1 (касса), м / о № 2 (банк), м / о № 5 (начисление заработной платы), м / о № 6 (поставка подрядчиками товаров и услуг).
3. Проведена инвентаризация средств, материальных ценностей и основных фондов.
4. Проводилось списание товарно-материальных ценностей.
5. Произведенные расчеты в справок об изменениях в годовой сметы.
6. Велся учет средств по договорам.
7. Вовремя начислялась и выплачивалась заработная плата.
8. Велась главная книга и фактические расходы.
9. Велась книга регистрации договоров.
10. Проводилась регистрация юридических обязательств, финансовых обязательств, платежных документов.
11. Постоянно заполняются личные счета работников архива.

Проводилась работа со средствами массовой информации по печати статей сотрудников ЦГЭА Украины:
— статья начальника отдела информационных технологий Купрунца Т. Я. «Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источников исторической информации» — в научно-практическом журнале «Студии по архивному делу и документоведению»;
— статья заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. «Роль делопроизводителя в современном электронном делопроизводстве (перечень вопросов для интервью с заместителем директора ЦГЭА Украины Ковтанюком Ю.С.» — в научно-практическом журнале «Секретарь-референт»).

Все статьи рассмотрено и одобрено на заседаниях НМС ЦГЭА Украины.

С 20 октября по 12 ноября 2014 года Счетной палатой Украины была проведена проверка эффективности использования средств государственного бюджета, выделенных ЦГЭА Украины в 2013 году и за 9 месяцев 2014 года. Результаты проверки рассматривались отдельным вопросом на заседании коллегии ЦГЭА Украины (протокол от 30.12.2014 № 9). С целью устранения выявленных недостатков принято соответствующее решение коллегии и издан приказ с указанием ответственных и сроков исполнения.

Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих совещаниях, семинарах, конференциях::
— в рамках сотрудничества ЦГЭА Украины с другими органами, предприятиями, учреждениями и организациями было принято участие в организации круглого стола «Внедрение Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их передачи на архивное хранение», которое состоялось в Государственной архивной службе Украины для руководителей и работников структурных подразделений аппарата Укргосархива, центральных государственных архивов Украины, отраслевых государственных архивов, центральных архивных учреждений Украины, государственных архивов г. Киева и Киевской области, начальники архивных отделов (секторов) районных государственных администраций и городских советов Киевской области. Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. выступил с докладом «Техническое регулирование работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение»;
— в семинаре «Предотвращение и противодействие коррупции с учетом требований нового антикоррупционного законодательства» с участием представителей Секретариата Кабинета Министров Украины, Министерства юстиции, Главного управления по борьбе с организованной преступностью МВД, Государственной фискальной службы;
заместитель директора Ковтанюк Ю.С. принял участие:
— 14.10.2014 в заседании научно-экспертного совета по вопросам развития инфраструктуры открытых ключей Украины при Министерстве юстиции Украины;
— 07.11.2014 в работе круглого стола «Электронное управление в Украине. Правила игры», который состоялся в Доме ученых НАН Украины, и выступил с докладом «Организация электронного делопроизводства»;
— главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В. 4-5 декабря 2014 года приняла участие в краткосрочном семинаре «Организация контроля и исполнительской дисциплины в органах власти», который проходил в Институте повышения квалификации руководящих кадров Национальной академии государственного управления при Президенте Украины;
— состоялась рабочая встреча работников сектора использования информации документов и заместителя директора ЦГКФФА Украины им. Г. С. Пшеничного Емельяновой Т. А. по отбору и хранению аудиовизуальных документов, создаваемых в деятельности государственных архивов, организации доступа пользователей к каталогам ЦГКФФА Украины;
— проведено рабочее совещание начальником отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А. с начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов ЦДАВО Украины Давыденко Т. Г. и заведующим сектором хранения и учета микрофотокопий ЦДАВО Украины Холодовой И. В. по вопросу составления и хранения описания архивных электронных информационных ресурсов. По результатам совещания обработано форму описания ЭИР, удалено поле с расширением / хэш-значение архивного электронного информационного ресурса, переименован поле с «Наименование архивного ЭИР» на «Заголовок архивного ЭИР».

В рамках сотрудничества архива с высшими учебными заведениями в сфере подготовки специалистов по документоведения (делопроизводства), архивоведения и социальных коммуникаций 5 декабря 2014 на базе ЦГЭА Украины по приказу директора начато профессионально-ориентированную практику 3-х студентов IV курса Национальной академии руководящих кадров культуры и искусств по специальности 6.0020105 «Документоведение и информационная деятельность», которая завершится 15.01.2015 года.

На выполнение поручений Укргосархива (письмо 27.08.2014 № 02.1 / 3318 и письмо 12.09.2014 № 02.1 / 3476) в отчетный период подготовлено и направлено в Укргосархива отчеты:
— о выполнении Плана развития архивного дела на 2014 год за I полугодие 2014 года (ф. 201);
— о работе ЦГЭА Украины за I полугодие 2014 года (ф. 209);
— о выполнении Плана развития архивного дела на 2014 год за 9 месяцев 2014 года (ф. 201);
— о работе ЦГЭА Украины за 9 месяцев 2014 года (ф. 209).

Проводилась работа на выполнение Плана мероприятий по обеспечению пожарной безопасности в ЦГЭА Украины на 2014 год:
— в каждой комнате ЦГЭА Украины обновлена наглядная агитация в уголке с технической безопасности;
— расположено новые плакаты формата А2, посвященные охране труда и пожарной безопасности.

Проводилась работа на выполнение Плана основных мероприятий гражданской защиты ЦГЭА Украины на 2014 год:
— в Укргосархив направлены предложения к проекту Плана основных мероприятий гражданской защиты на 2015 год (письмо от 04.07.2014 № 01/115);
— в связи с увольнением в отчетный период ведущего архивиста отдела обеспечения сохранности и учета 01.09.2014 обновлена и переутверждена план-схема оповещения руководящего состава и сотрудников ЦГЭА Украины в условиях особого периода и размещена во всех комнатах архива.






Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Администратор ведомственной электронной почты Государственной архивной службы Украины

Анонсы

26-28 ноября 2018 года

В 2018 году Международный совет архивов отмечает Международный день архивов под лозунгом Ежегодной конференции архивов (ALA-ICA) «Архивы: управление, память и наследие». Место проведения: г. Яунде, Камерун. Подробнее 

05 декабря 2018 года

Состоятся девятнадцатые источниковедческие чтения «Источниковедческий потенциал информационных ресурсов архивов», посвященные 100-летию со дня рождения профессора Марка Варшавчика. Место проведения: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко (г. Киев, ул. Владимирская, 60). Информационное письмо. Анкета.

Выставки онлайн