Click to listen highlighted text!

Архівне зберігання електронних документів

За дорученням керівництва Державної архівної служби України директор ЦДЕА України Юрій Ковтанюк взяв участь у нараді, присвяченій архівному зберіганню електронних документів, що відбулася за ініціативи Всеукраїнської асоціації «Інформаційна безпека та інформаційні технології», та доповів про діяльність, яку проводить Укрдержархів щодо підготовки архівної сфери до приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання. У нараді також взяли участь працівники Секретаріату Кабінету Міністрів України, Державної архівної служби України, Національного банку України, Спілки українських підприємців, Американської торговельної палати в Україні (American Chamber of Commerce in Ukraine), ТОВ «Манівео швидка фінансова допомога» (Moneyveo) та ін. Під час наради було обговорено низку важливих складних питань, зокрема:

  • щодо відмови від дублювання електронних документів на папері або шляхи скорочення їх кількості за рахунок перегляду строків зберігання документів, визначених Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884, за пропозиціями створювачів таких документів;
  • застосування нового формату електронних документів ASiC, що ґрунтється на міжнародних стандартах та дозволяє об’єднувати в ZIP-файл відокремлені реквізити (електронні підписи, резолюції, грифи затвердження, схвалення, погодження тощо), складові, зокрема додатки, та XML-метадані електронного документа;
  • визначення архівного кваліфікованого електронного підпису та печатки CAdES, PAdES і XAdES з повним набором даних для перевірки та можливістю їх посилення архівною позначкою часу B-LTA відповідно до міжнародних стандартів. Практична реалізація комбінацій різних форматів та криптографічних комплектів, дотримання рекомендованих термінів застосування відповідних комплектів та запровадження нової довірчої електронної послуги «Посилення кваліфікованих електронних підписів та печаток архівною позначкою часу B-LTA» із публікацію на офіційному вебсайті центрального засвідчувального органу технічних специфікацій з тестовими прикладами для перевірки правильності реалізації зазначених форматів, протоколів та інтерфейсів визначеними технічними засобами та створення на офіційному вебсайті центрального засвідчувального органу функціонала для оцінки внутрішньої і транскордонної технологічної сумісності цих технічних засобів;
  • застосування нових підходів щодо порядку створення архівних електронних документів, формування архівних електронних справ та справ-відповідників із засвідчених паперових копій електронних документів;
  • виключення із нормативно-правових актів норми, що «створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради» та визначення на законодавчому рівні, зокрема в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг», набуття юридичної сили оригіналу засвідчених паперових копій електронних документів і засвідчених електронних (цифрових) копій паперових документів, а також порядку їх подальшого застосування;
  • проведення пілотного проєкту щодо створення програмного забезпечення для архівістів-працівників юридичних осіб — джерел комплектування архівних установ, що дозволить здійснити підготовку електронних документів до передавання на архівне зберігання, та для Центрального державного електронного архіву України, що дозволить централізовано приймати-передавати електронні документи відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 30.12.2020 за № 1317/35600;
  • приведення законодавчої та нормативно-правової бази з питань організайції електронного діловодства та архівної справи у відповідність до нових технологій.
Назад

Анонси

Жовтень 2025 року

Міжнародна рада архівів (МРА) повідомляє, що її Конгрес 2025 року відбудеться у жовтні в Барселоні (Каталонія, Іспанія). Організаторами конгресу виступлять МРА, уряд Каталонії, місто Барселона та Товариство каталонських архівістів та менеджерів з діловодства.

Всі анонси

Виставки онлайн

Клацніть для прослуховування виділеного тексту!