Click to listen highlighted text!

Вагомий крок задля створення нової архівної технології

До 15-річчя з дня створення Центрального державного електронного архіву України здійснено важливий крок задля вирішення головного завдання, що було визначено державою при створенні архіву – приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання.

Секретаріатом Кабінету Міністрів України ЦДЕА України визначено реципієнтом в міжнародному проєкті, що реалізується на кошти Європейського Союзу відповідно до Закону України «Про ратифікацію Рамкової угоди між Урядом України і Комісією Європейських Співтовариств», а також на виконання пункту 41 Плану заходів з реалізації Стратегії реформування державного управління України на 2022-2025 роки, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 21.07.2021 № 831-р, в якому сформульовано завдання «Запровадження електронного архіву та розроблення спеціалізованого програмного забезпечення, що дасть змогу здійснювати роботу з архівними електронними документами, в архівних підрозділах центральних органів виконавчої влади; створення належних умов для постійного зберігання електронних документів Національного архівного фонду та державних електронних інформаційних ресурсів».

Натепер немає жодних бюрократичних перешкод з боку України для модернізації програмного забезпечення «ЕЛАРСИС» відповідно до вимог чинних законодавчих і нормативно-правових актів Україні та створення архівної технології відповідно до сучасних міжнародних стандартів, яка після її створення та апробації може бути передана до ЦДЕА України для її впровадження в архівну справу.

Крім того, в межах міжнародного проєкту вперше в Україні буде створено повноцінне автоматизоване робоче місце архівіста в архівному структурному підрозділі Міністерства юстиції України, що дозволить поширити таке рішення на всі джерела комплектування архівних установ України та, нарешті, забезпечити архівістів програмним інтерфейсом з повноцінним функціоналом для підготовки електронних документів (описів справ, архівних електронних документів, архівних електронних справ тощо) постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання до передавання в ЦДЕА України.

Ці програмні рішення повинні створюватися разом, що дозволить реалізувати пілотний проєкт з приймання-передавання першого електронного документа НАФ на постійне зберігання до ЦДЕА України від Міністерства юстиції України.

Ми впевнено, послідовно і плідно працювали майже 10 років, починаючи від створення Концепції планування життєвого циклу електронних документів (частина 1, частина 2). Ми брали участь у підготовці проєктів Закону України «Про електронні довірчі послуги», змін до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, нами, фактично, написано проєкти Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на постійне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, зареєстрованого в Мін’юсті 11.11.2014 за № 1421/26198, Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5, зареєстрованого в Мін’юсті 30.12.2020 за № 1317/35600, а також підготовлено проєкт змін наказу Міністерства цифрової трансформації України, Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 30.09.2020 № 140/614 «Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг», зареєстрованого в Мін’юсті 22.10.2020 за № 1039/35322, щодо форматів кваліфікованого електронного підпису та печатки з повним набором даних перевірки, які слід застосовувати для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, а також запровадження нової електронної довірчої послуги в Україні, що надає можливість накладати архівну позначку часу для посилення кваліфікованих електронних підписів та печаток зазначених форматів. Вони ще не затверджений, очікуємо.

Крім того, нами вже адаптовано під міжнародні стандарти та специфікації формати для електронного описування, практично, всіх інформаційних об’єктів від створення до постійного зберігання електронних документів, які попередньо отримали схвальну оцінку експертів.

Це дозволило створити вагоме законодавче та нормативно-правове підґрунтя для практичної реалізації давно очікуваної архівної технології. Всі напрями, визначені в Концепції, майже вирішені.

Чому майже? Для технологічного і нормативно-правового забезпечення всього життєвого циклу електронного документа від його створення до знищення або постійного зберігання залишилось внести зміни в чинні нормативно-правові акти за результатами пілотного проєкту, щоб ці документи дійсно відповідали запровадженій технології, а також нормувати питання забезпечення збереженості архівних електронних документів. Це попереду, але відповідні наукові дослідження вже виконані.

Ми продовжуємо працювати та не просто очікуємо підтримки від Європейського Союзу, Кабінету Міністрів України, Міністерства цифрової трансформації України, Міністерства юстиції України, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України і Державної архівної служби України, ми її вже відчуваємо.

Вдячні всім. Робимо спільну справу. Далі буде.

Назад

Анонси

19-23 вересня 2022 року

Відбудеться в Римі (Італія) 9-та конференція МРА «ICA Roma 2022». Римський програмний комітет запрошує фахівців з архівної справи та документообігу протягом 2-х місяців подати пропозиції до обговорення на конференції. Детальніше.

4–6 жовтня 2022 року

Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського запрошує взяти участь у роботі Міжнародної наукової конференції «Бібліотека. Наука. Комунікація. Інноваційні трансформації ресурсів і послуг», м. Київ. Програма. Інформаційний лист. Вимоги до оформлення тез.

Жовтень 2025 року

Міжнародна рада архівів (МРА) повідомляє, що її Конгрес 2025 року відбудеться у жовтні в Барселоні (Каталонія, Іспанія). Організаторами конгресу виступлять МРА, уряд Каталонії, місто Барселона та Товариство каталонських архівістів та менеджерів з діловодства.

Всі анонси

Виставки онлайн

Клацніть для прослуховування виділеного тексту!