Центральний державний електронний архів України

Центральний державний електронний архів України (далі – ЦДЕА України) створений відповідно до розпорядження Кабінету міністрів України від 12 травня 2007 року № 279-р для вирішення завдань державного зберігання електронної спадщини та інтеграції українських архівів у світовий інформаційний простір, зумовлених сучасними реаліями науково-технічного прогресу та безпрецедентним зростанням обсягів цифрової інформації у всіх напрямах діяльності. ЦДЕА України є одним із наймолодших серед державних архівів і водночас – єдиною спеціалізованою архівною установою в Україні, що виконує функцію зберігання документів в електронній формі, зокрема електронних документів, електронних інформаційних ресурсів, а також цифрових копій документів Національного архівного фонду, створених для централізованого фонду користування. Реалізуючи завдання та функції держави щодо поповнення Національного архівного фонду, ЦДЕА України виконує роботу щодо збереження електронної спадщини, що має важливе значення для відтворення правдивої та об’єктивної інформації про сучасну історію нашої держави, правового захисту інтересів громадян. Основними завданнями ЦДЕА України є:

участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи та діловодства;
забезпечення комплектування ЦДЕА України документами Національного архівного фонду, їх обліку та зберігання, використання відомостей, що в них містяться;
участь у підготовці нормативно-правових актів, науково-методичних розробок з питань впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів та використання їх інформації;
забезпечення реалізації прав громадян на вільний доступ до відомостей, що містяться в архівних документах.

ЦДЕА України комплектується документами в електронній формі, електронними інформаційними ресурсами у формі баз даних та вебсайтів, що створені в діяльності державних органів, установ, підприємств, організацій, у тому числі тих, які перебувають у процесі реорганізації або ліквідації. Станом на 20.12.2020 в архіві створено 32 фонди, що складаються з таких документів:

електронні інформаційні ресурси (217 од. зб.);
документи особового походження в електронній формі (1498 од. зб.);
фотодокументи в електронній формі (160 од. зб.);
відеодокументи в електронній формі (4 од. зб.);
документи в електронній формі (67 од. зб.).

У архіві зберігаються колекції вебсайтів, присвячені президентським, парламентським та місцевим виборам в Україні 2010-2019 рр., Чорнобильській катастрофі, українській діаспорі у світі, Перемозі над нацизмом у Європі, проведенню в Україні чемпіонату з футболу «Євро-2012», безсмертній спадщині Т. Шевченка, Революції Гідності 2013-2014 рр. Інформацію про видатних діячів української історії, науки та культури (І. Франка, Лесю Українку, М. Грушевського, М. Амосова, М. Карцева та ін.) містять архівні копії вебсайтів колекції «Гордість України». Цінним джерелом для вивчення етнічної історії України, матеріальних та духовних надбань українства в скарбниці світової культурної спадщини є тематичні комплекси електронних інформаційних ресурсів, що увійшли до складу архівних колекцій «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», «Краєзнавство та народне мистецтво України» та «Культурна спадщина України».

ЦДЕА України співпрацює з широким колом діячів науки, освіти, культури, громадських діячів щодо передавання їх власних документів, створених в електронній формі (листування електронною поштою, електронних рукописів, щоденників, сторінок в електронних довідниках та в соціальних мережах, цифрових фото-, аудіо- та відеодокументів тощо). В архіві створено 3 фонди особового походження видатних українців сучасності (С. Тримбача, В. Петущака та А. Кузьменка), комплектування яких продовжується. Так, 26 лютого 2020 року ЦДЕА України виступив організатором відкритої зустрічі з фондоутворювачем ЦДЕА України Валерієм Петущаком – українським мандрівником, науковцем, письменником, фонд особового походження якого зберігається в архіві. Під час заходу відбулось урочисте передавання В. Петущаком фотодокументів особового походження до ЦДЕА України, підписання договору дарування та акта приймання-передавання близько 100 документів особового походження для проведення експертизи цінності, а також презентовано онлайн-виставку «До 80-річчя українського мандрівника, науковця, письменника Валерія Петущака».

Зважаючи на інноваційний характер діяльності ЦДЕА України, архів веде широку науково-методичну роботу та надає методичну допомогу державним архівним установам, архівним відділам міських рад, підприємствам, установам, організаціям різних форм власності щодо роботи з електронними документами та їх архівного зберігання. Директор ЦДЕА України Юрій Ковтанюк провів низку семінарів з організації роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання для працівників Верховного Суду України, Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України (ЦДАМЛМ України), Державного архіву Київської області, Державного архіву Тернопільської області, Національної бібліотеки України імені Ярослава Мудрого, Національного авіаційного університету, працівників діловодних служб юридичних осіб та архівних установ Черкаської області тощо. Працівники ЦДЕА України неодноразово ставали лауреатами премії на конкурс науково-методичних розробок і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії. Загалом:

взято участь у близько 40 міжнародних науково-практичних семінарах, конференціях, форумах;
розроблено близько 60 науково-методичних тем;
надруковано більше 40 наукових публікацій, найбільш знакові з яких: Концепція планування життєвого циклу електронних документів та Концепція інформатизації архівної справи;
взято участь у підготовці близько 20 проєктів законодавчих та нормативно-правових актів, серед яких: Закон України «Про електронні довірчі послуги», Правила роботи архівних установ України, Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади, Порядок приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду України на постійне зберігання (станом на грудень 2020 року знаходиться на затверджені в Мін’юсті).

Окремо хочеться зазначити, що Грузинська неурядова організація «Інститут розвитку свободи інформації» (The Institute for Development of Freedom of Information (IDFI)) у партнерстві з міжнародними науковцями провела дослідження в рамках проєкту «Оцінка відкритості державних архівів у пострадянських республіках та країнах Східного блоку» у 2019-2020 роках, результатом якого стала публікація статті «Відкритість державних архівів у пострадянських республіках та державах Східного блоку під час пандемії коронавірусу» («Openness of State Archives in Post-Soviet Republics and Eastern Bloc States During the Coronavirus Pandemic»), де міститься посилання на «Методичні рекомендації з охорони праці для працівників архівних установ під час карантину та після його скасування», які були рекомендовані Укрдержархівом для врахування в роботі архівним установам, в розробці яких взяли участь директор ЦДЕА України Ковтанюк Юрій та головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку документів Передерій Наталія спільно з працівниками Укрдержархіву, Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, ГО «Спілка архівістів України». Зазначені методичні рекомендації було розроблено на підставі Інструкції з охорони праці № 7 «Щодо дій у період карантину» (під час COVID-19), яку ЦДЕА України було підготовлено на початку 2020 року, вперше серед архівних установ.

ЦДЕА України виступав організатором низки круглих столів та міжнародних конференцій, серед яких більш пам’ятними залишилися міжнародні науково-практичні конференції та започаткований щорічний круглий стіл у співпраці з іншими архівними установами, Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства, під егідою Спілки архівістів України:

Працівники ЦДЕА України в рамках міжнародного співробітництва проходили стажування в архівних установах Польщі, приймали участь у міжнародних семінарах та конференціях.

26-29 вересня 2017 року директор ЦДЕА України Юрій Ковтанюк взяв участь у роботі VII Міжнародного семінару «Лики пам’яті. Новітні технології збереження та відновлення рукописної та друкованої спадщини», що відбувся у науково-дослідному інституті давніх рукописів ім. Месропа Маштоца «Матенадаран» (м. Єреван, Республіка Вірменія), за сприяння Фонду розвитку туризму Вірменії, де виступив із доповіддю «Досвід українських архівістів використання інформаційних технологій для забезпечення збереженості архівних документів та їх відновлення».

ЦДЕА України бере активну участь у запровадженні новітніх технологій: забезпечує функціонування поштового серверу відомчої е-пошти Укрдержархіву в доменній зоні arch.gov.ua; забезпечує функціонування вебсерверу вебпорталу Укрдержархіву та вебсайтів архівних установ в доменній зоні archives.gov.ua; забезпечує функціонування відомчої системи електронного документообігу Укрдержархіву (АСКОД). Також архівом створено низку вебсервісів на офіційному вебпорталі Укрдержархіву: «Унікальні документи НАФ», «Система обліку публічної інформації Укрдержархіву», «Український матриролог XX ст.», «Архівні матеріали, повернуті та передані в Україну» та на офіційному вебсайті ЦДЕА України: «Метричні книги Державного архіву Донецької області», «Архівних документів фонду R6_GSK «Звіти оперативної групи Штумпп»; забезпечено функціонування вебсайта Науково-практичний журнал «Архіви України», що дозволило за наказом Міністерства освіти і науки України від 26 листопада 2020 року № 1471 «Про затвердження рішень Атестаційної колегії Міністерства від 26 листопада 2020 року та внесення змін до наказів МОН України від 02 липня 2020 року № 886, від 24 вересня 2020 року № 1188» включити цей журнал до Переліку наукових фахових видань України категорії «Б» за спеціальністю 029 «Соціальна комунікація», що передбачає публікацію матеріалів з питань інформаційної та архівної справи (детальніше на офіційному вебпорталі Укрдержархіву);

27.02.2014 вперше в архівній практиці України на виставці фото-, архівних документів та матеріалів «На вічному шляху до Тараса (1814-1861)», що відбулася у приміщені ЦДАМЛМ України, унікальні архівні документи презентувалися на сенсорному екрані. За допомогою програмного забезпечення, розробленого спеціалістами ЦДЕА України, було забезпечено інтерактивний перегляд представлених на виставці документів на великому сенсорному екрані, що надавало відвідувачам функції максимального наближення та гортання сторінок творів, малюнків та унікальних документів про життя та творчість великого Кобзаря.

Уперше в історії архівної справи України:

розпочато зберігання документів у формі електронних інформаційних ресурсів, зокрема формуються колекції архівних копій вебсайтів;
за рішенням Центральної експертно-перевірної комісії у 2015 році створено фонди особового походження, що містять виключно документи в електронній формі;
за сприяння ЦДЕА України у 2015 році до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (ЦДАВО України) прийнято архівну електронну справу у формі електронного інформаційного ресурсу (стрічка новин УКРІНФОРМ за 2001-2010 рр.), яку передано на зберігання до ЦДЕА України;
розпочато приймання на зберігання контенту соціальних мереж, зокрема Facebook.

У ЦДЕА України доступ до інформації профільних документів здійснюється через розміщення на офіційному вебсайті онлайн-вистовок та наповнення рубрики «Фонди», де користувачі мають можливість ознайомитися з цифровими та повнотекстовими копіями описів фондів у режимі 24/7. Також більш детально з профільними документами можна ознайомитися у приміщенні архіву за допомогою автоматизованого робочого місця із доступом до системи довідкового апарату ЦДЕА України. На офіційному вебсайті ЦДЕА України постійно діють онлайн-виставки, що висвітлюють зміст архівних копій вебсайтів, фото-, відео-, аудіо- та інших документів в електронній формі, що зберігаються в архіві. На 2021 рік заплановано створення онлайн-виставки документів в електронній формі з історії українського футболу та оновлення наступних онлайн-виставок: «Чорнобильська катастрофа – біль України» – до 35 річниці з дня катастрофи на Чорнобильській АЕС; «До дня прийняття Конституції України» – з нагоди 30-річчя з дня прийняття Конституції України.

Працівниками ЦДЕА України для колективу архіву проводяться цікаві інформаційні тематичні семінари та семінари з підвищення кваліфікації: навчальний семінар щодо українського правопису в 2019 році із використанням підготовлених презентаційних матеріалів провів головний спеціаліст відділу формування Національного архівного фонду Набережня Віта; провідний архівіст відділу забезпечення збереженості та обліку документів, кандидат історичних наук Левчук Олена у 2020 році провела лекцію на тему: «Державотворча місія Києва княжої доби (з історії становлення та розвитку Києво-Руської держави)», що була присвячена Дню Незалежності України; провідний архівіст відділу інформаційних технологій та кіберзахисту Горбач Олександр у листопаді 2020 року провів навчальний семінар щодо інформаційної безпеки та повторний інструктаж користувача інформаційно-телекомунікаційної системи ЦДЕА України. На 2021 рік заплановано проведення серії семінарів за напрямками роботи відділів ЦДЕА України.

Щорічно, за підсумками року, Укрдержархів, Солом’янська районна у м. Києві державна адміністрація, Спілка архівістів України та керівництво ЦДЕА України відзначають високий професіоналізм працівників архіву, їх сумління та вагомий внесок у розвиток архівної справи. Кращі із них нагороджуються Грамотами, Подяками, Листами вдячності та цінними подарунками.

Праця повинна узгоджуватися з відпочинком, тому колектив ЦДЕА України за ліпшої нагоди організовує спільний відпочинок, бо як кажуть: “Добре працює той, хто добре відпочиває”. Щороку колектив ЦДЕА України спільно з іншими архівними установами брав участь у проведенні літературно-мистецького свята «Весна в Плютах», разом із колективами Центрального державного архіву зарубіжної україніки (ЦДАЗУ), Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД) відвідав пам’ятні місця Чернігова, гору Тотоха в Богуславському районі Київської області. Незабутні враження склалися під час екскурсії колективу ЦДЕА України до державного дендрологічного парку «Олександрія» НАН України, до ландшафтного парку в селі Буки Київської області.

Більше фото

Виступ директора ЦДЕА України Юрія Ковтанюка на Міжнародній науково-практичній конференції «Архіви в сучасному світі: виклики та завдання»,
7 грудня 2017 року. (MP4, 169,5 Mb)