Центральний державний електронний архів України

ЗВЕРНЕННЯ

ЦЕНТРАЛЬНОГО ДЕРЖАВНОГО
ЕЛЕКТРОННОГО АРХІВУ
УКРАЇНИ

Час, в якому ми живемо, характеризується світовими інтеграційними процесами, швидким розвитком інформаційно-телекомунікаційних технологій, зокрема Інтернету. В цих умовах інформація стала найголовнішим ресурсом суспільства і набула стратегічного значення. Тому архіви сьогодення, зокрема Центральний державний електронний архів України, вбачають одним з основних своїх завдань зберігання електронної спадщини для майбутніх поколінь. Наш архів є першою та єдиною державною архівною установою в Україні, яка займається зберіганням електронних документів, електронних інформаційних ресурсів, а також документів в електронній формі.

Ми звертаємося до державних органів, органів самоврядування, підприємств, установ, організацій різних форм власності,
у діяльності яких створюються електронні документи!

Запрошуємо Вас до співпраці у напрямку підготовки електронних документів до передавання на архівне зберігання та унормування роботи з електронними документами відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, що забезпечить постійне зберігання електронних документів.

До уваги державних органів, підприємств, установ, організацій
різних форм власності, а також фізичних осіб,
у діяльності яких створюються бази даних та веб-сайти!

Важливим та актуальним напрямом діяльності Центрального державного електронного архіву України є приймання на зберігання елекронних інформаційних ресурсів загальнодержавного та місцевого значення у формі баз даних та веб-сайтів.
Особливу увагу ми звертаємо на бази даних, веб-сайти, що створені у діяльності установ, підприємств, організацій, які нині перебувають у стані ліквідації. Загроза втрати зазначених інформаційних ресурсів виникає, якщо під час ліквідації не визначено правонаступника, якому має бути переданий ресурс, зокрема бази даних, які створювалися виключно в електронній формі.
Якщо документна інформація бази даних була зафіксована на папері та передавалася до державної архівної установи, вважаємо за необхідне разом з нею передавати і сам інформаційний ресурс, який є безцінним об’єктом для створення довідково апарату, що в майбутньому покращить доступ до паперових документів шляхом організації пошуку інформації за допомогою інформаційних технологій та надання у користування їх електронних копій. Якщо державний архів не має технічної можливості прийняти та забезпечити зберігання такого інформаційного ресурсу, то Центральний державний електронний архів України готовий розглянути питання щодо проведення експертизи цінності та забезпечення його постійного зберігання.

Ми звертаємося до діячів культури, науки,
освіти та громадських діячів!

Збереження повноцінних документальних свідчень – важливих джерел про історію України та українців неможливе без збереження електронних документів видатних діячів культури та науки, політичних та громадських діячів, у тому числі української діаспори. Зафіксовану такими документами інформацію не можуть замінити інші джерела, і це визначає їхню самодостатність, унікальність та цінність. Нині існує реальна загроза безвідновної втрати таких документів, як електронної спадщини, що створюється виключно в електронній формі, якщо власник цих документів сам не побажає зберегти їх.
До таких документів належать: листування електронною поштою, оригінали електронних рукописів, документів, що оприлюднені в мережі Інтернет, сторінки в соціальних мережах, щоденники в електронній формі тощо.
Центральний державний електронний архів України запрошує до співпраці діячів культури, науки, освіти та громадських діячів щодо передавання на зберігання документів, які утворились упродовж їх життя, політичної, громадської, наукової, творчої та службової діяльності.
Маємо надію на плідну співпрацю і сподіваємося, що наші спільні зусилля допоможуть зберегти значну частину важливої документної інформації про сьогодення України, яка, безумовно, є вагомим доповненням до загальної документальної спадщини нашої держави, суспільства та окремих постатей!