Архівісти США:Вирішення проблеми із бракуванням, зберіганням та управлінням мільйонами електронних повідомлень.

Державними органами згенеровано терабайт даних по електронній пошті, державні архівісти повинні знайти способи відбракування, зберігання і управління мільйонами електронних повідомлень.
Коли штат Вермонт в минулому місяці вибрав нового губернатора, Державні управління архівів і документації здобули дещо ще: повідомлення електронної пошти від попередньої адміністрації, що склало терабайти даних.
Знахідка налічувала близько 80 000 примірників тільки установчого листування, але витягнути могли б ще більше. Під час перехідного періоду, офісна документація працювала з урядом, щоб усунути як можна більше «тимчасових» документів, наскільки це можливо. Це – повідомлення про дати обіду і спільне використання автомобіля, які виходять за рамки агентства, чия місія полягає в тому, щоб вести записи.
Неможливо багато з цих тимчасових документів видалити не порушуючи законів ведення обліку, але позбутися від них також є важливим кроком в забезпеченні того, щоб громадськість мала доступ до більш важливих документів.

Штати намагаються знайти відповідь на ефективне збереження листів

«Люди завжди кажуть, зберігання дешево, але зберігання не дешево, коли ви повинні витрачати час, намагаючись знайти щось в ньому», говорить Архіваріус Таня Маршалл Штат Вермонт. «Це дешево для зберігання [е-листів], але це не дешево, коли ви насправді повинні пройти через програму управління, щоб зробити їх доступними. І немає ніякого сенсу зберігати їх, якщо люди не збираються отримати до них доступ».
У той час як заголовки про зберігання федеральної пошти кружляли навколо президентської кампанії в минулому році, це питання також спливало на державному рівні. Електронна пошта широко використовується протягом двох десятиліть в цій точці, але держави все ще намагаються прийняти рішення, яке б дозволило їм зберігати те, що важливо, видалити те, що не роблять та зберігати повідомлення легко доступні для широкої публіки.
Навіть держави, які роблять сумлінні зусилля для дотримання законів і відкритих записів підтримувати всеосяжні архіви, а іноді борються, щоб обробляти мільйони повідомлень електронної пошти. Потенційні проблеми, пов’язані з електронною безгосподарністю включаючи судові процеси, випуск особистої інформації про громадян і співробітників, а також фінансову неефективність.
«Там так багато електронної пошти», говорить Барбара Тіг, консультант по програмі з Державною радою архівістів і архіваріус колишнього штату Кентуккі. «Ви повинні або встановити політику, яка говорить, «ми тільки хочемо електронну пошту від найважливіших людей», або ви повинні [запитати установи] відбракувати електронну пошту, перш ніж відправляти її. Люди не обов’язково посилають речі, які пов’язані з політикою. Вони посилають все. І це краще, ніж нічого не отримувати. Але коли ви помістите їх в цифрову систему збереження, хтось повинен цю інформацію обробити».

Пристосування до архівного рішення

Мері Бет Herkert, директор відділу Державного архіву штату Орегон, каже, «чиновники в деяких штатах відчувають себе «паралізованими» шукаючи ідеальне рішення, яке дозволить вирішити всі проблеми по електронній пошті. «Там немає ідеального рішення,» каже вона. «Ви повинні вибрати краще рішення, а потім адаптуватись.»
Штат Орегон запровадив електронну систему реєстрації від Hewlett-Packard, в 2007 році. В ній нині знаходиться близько 9 мільйонів електронних записів – включаючи документи Word, електронні таблиці Excel, фотографії та електронні листи – від більш ніж 50 державних установ. Працівники державних органів подавали їх по електронній пошті в різні папки, допомагаючи класифікувати документи і позначити їх з інформацією про час утримування, перш ніж вони автоматично перенесуться в систему управління документами держави.

Неможливість уникнути небажаної пошти

«Навчання користувачів, хороша політика і система, яка спрощує класифікацію електронної пошти. Вона має важливе значення для створення більш керованого архівування електронної пошти. Проте, багато держав вважають, що це майже неможливо уникнути зберігаючи деякі незначні повідомлення. При переході через електронну пошту від адміністрацій трьох попередніх губернаторів», каже Herkert.
«Ми намагаємося пройти і видалити те, що нам не потрібно», говорить Herkert. «Це ручний процес, і ми можемо зробити це тільки тоді, коли у нас є час, так що ви в кінцевому підсумку з великою кількістю сміття.»

Джерело:http://www.statetechmagazine.com/article/2017/02/how-state-archivists-are-taking-avalanches-email-data

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

12-16 листопада 2018 року

Відбудеться стажування представників ЦДЕА України та Державного центру збереження документів НАФ за напрямами: електронний документ, оцифровка документів; реставрація архівних документів. Місце проведення: м. Варшава, Республіка Польща. Програма 1. Програма 2.

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн