Сім типових ситуацій, коли варто задуматися, чи все в порядку з моєю електронною інформацією?

Замітку Кейт Каммінг (Kate Cumming) було опубліковано 12 березня 2012 на сайті Управління державних документів австралійського штату Новий Південний Уельс, присвяченому ініціативі «Витримати перевірку часом – захистити наше електронне майбутнє» (Future Proof – Protecting our digital future).

Організації працюють на інформації. Якщо в організації не буде надійної електронної ділової інформації, то її діяльності будуть перешкоджати істотно більші ділові ризики, неефективність і необхідність виплачувати компенсації за завдані збитки.

Навіть у самих типових ситуаціях дуже непросто забезпечити таке управління своєї електронної діловою інформацією, щоб вона була точною, доступною та підзвітною. Однак для успішного управління нею в перерахованих нижче семи сценаріях доводиться щоразу вирішувати специфічні проблеми. Не дотримуючись якогось певного порядку цих сценаріїв, в даній статті пропонується короткий обговорення причин, з якими пов’язані такі проблеми, а також деякі ідеї щодо того, що можна зробити у Вашій організації для вирішення цих конкретних проблем управління електронними документами.

 Ситуація перша: Міграція системи

Під час міграції можлива як ненавмисна, так і зловмисна втрата значних обсягів даних. Якщо який-небудь системі належить міграція, то важливо визначити, які документи повинні бути перенесені з системи, які взаємозв’язку і залежності метаданих цих документів і як вони зможуть функціонувати в новій цільовій системі. Якщо вимоги до метаданих не будуть спеціально враховані, то в процесі міграції документи, а також метадані, необхідні для розуміння і збереження цінності документів, можуть бути безповоротно втрачені. 

  Ситуація друга:  Оновлення чи модифікація інтегрованих систем

У багатьох організаціях створені інтегруючі зв’язку між їх діловими системами та середовищами управління документами і контентом (EDRMS environments). Такі зв’язки дозволяють легко експортувати документи з ділових систем і передавати їх в інший додаток, яке подбає про управління ними протягом тривалого часу.

Зазвичай подібні зв’язку працюють добре, і такого роду інтеграція може бути дуже непоганим рішенням, що забезпечує управління документами, – проте ці інтеграційні зв’язки необхідно переналагоджувати і заново оцінювати всякий раз, коли оновлюється одна або обидві взаємодіючі системи.

 Ситуація третя: Конфігурування / налаштування системи

Час конфігурації і введення в експлуатацію системи є критичною точкою для управління документами. Очевидно, що те, як система проектується, створюється і розгортається, найістотнішим чином впливає на її можливості по управлінню документами. При настройці своїх систем необхідно перевірити, чи всі відповідні поля метаданих активізовані, чи всі відповідні функціональні можливості є в наявності, і чи зможе система на ділі формувати необхідні Вам типи документів.

 Крім того, документування конфігурації системи дуже важливо з точки зору забезпечення довговічності інформації та збереження ділової інформації до тих пір, поки в ній зберігається потреба.

Ситуація четверта: Використання незвичайних, застарілих або складних форматів

Незвичайні, що застарівають і складні формати може бути важко підтримувати в часі. З управлінням цими форматами у часі пов’язаний один з основних ризиків для управління документами.
 Тому, якщо необхідно мати доступ, зберігати і використовувати цифрову інформацію довше 3 -5 років, слід звернути особливу увагу на вибір і управління форматами. І якщо документи в складних форматах служать для підтримки довгоживучих активів, таких, як будівлі, інфраструктури або критично-важлива обладнання, потрібно дуже уважно поставитися до управління такими документами і пильно відстежувати появу малопомітних змін, які з часом можуть в них з’явитися. Слід вжити всіх можливих заходів для зменшення всіх можливих вразливостей і управління ними.

 Ситуація п’ята: Оцінка можливості переходу на використання хмарних систем

Переміщення корпоративної інформації в «хмару» пов’язане з істотним ризиком.

Яка б стратегія застосування хмарних обчислень не була обрана, необхідно подбати про те, щоб якість і достовірність документів не були скомпрометовані в хмарної середовищі. Також слід переконатися, що в наявності є хороші можливості для експорту даних. Там, де це доречно, повинна бути можливість після закінчення взаємин з постачальником хмарних обчислень повернути назад в організацію якісні документи та якісні метадані в доступних форматах.

 Ситуація шоста: Коли інформацію потрібно зберігати протягом тривалого часу

Збереження документів протягом встановленого періоду часу є однією з фундаментальних проблем управління електронними документами.

У організації обов’язково будуть потреби в збереженні певних документів протягом тривалого періоду часу – ділові, правові, інформаційні, пов’язані з підзвітністю і збереженням доказів. Досить значна частина корпоративних документів повинна зберігатися протягом 5 – 10 років. Для значної частини документів, – для документів, що відносяться до прав і пільг працівникам, основним напрямам ділової діяльності та ризиків, до корпоративних активів, а також до ряду інших питань, – законами та нормативними актами встановлені терміни зберігання тривалістю 50 і більше років.

Тому важливо вже зараз встановити, яка корпоративна електронна інформація необхідна Вашої організації протягом 10 і більше років. Бажано спеціально відзначати цю інформацію при створенні, а також створювати її в стандартних, широко використовуваних форматах. Її потрібно захищати під час міграції. Не можна закидати її в успадкованих системах або умовах Позаофісне зберігання. Слід вести моніторинг такої інформації і стежити за тим, щоб метадані, що підтримують її інтерпретацію і забезпечують підзвітність, зберігалися, і зберігалася їх зв’язок з відповідними документами.
Проактивні (випереджальні) підходи такого роду набагато ефективніше в плані зниження витрат і ризиків, ніж спроби вже згодом впоратися з проблемою втрати критично важливих, необхідних протягом тривалого часу ділових інформаційних активів.

 Ситуація сьома: Масове використання мобільних пристроїв

Мобільні пристрої вже зберігають унікальні екземпляри корпоративних даних, і це тенденція, яка буде тільки посилюватися. Швидко зростає різноманітність масово використовуваних пристроїв, так само як і різноманітність використовуваних в них операційних систем та їх версій. Крім того, збільшення різноманітність методів комунікації (електронна пошта, web-пошта, SMS-повідомлення, миттєві повідомлення, соціальні мережі і т.д.), які підтримуються мобільними пристроями. Все це потенційно ускладнює управління документами.

Якщо в організації мобільні пристрої застосовуються для ведення ділової діяльності, слід подбати про те, щоб була введена хороша корпоративна політика, що вимагає від співробітників експортувати ділові документи з їх мобільних пристроїв у відповідні корпоративні системи. Існують різні ІКТ-рішення, що дають користувачам можливість працювати в корпоративній мережі з використанням мобільних пристроїв. Для виконання ділових операцій, пов’язаних з високим ризиком, і для підтримки роботи ключових співробітників може мати сенс інвестувати в подібні інфраструктури, забезпечуючи, щоб вся відповідна корпоративна інформація залишалася в діловому середовищі, в якій нею можна управляти, і де її можна захищати і використовувати.

Джерело: сайт архівно-документаційної служби штату Новий Південний Уельс, Австралія
http://futureproof.records.nsw.gov.au

Переклад: Н.Храмцовская http://rusrim.blogspot.com

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн