Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Центральному державному електронному архіві України (далі – ЦДЕА України).

1. Особистий прийом громадян у ЦДЕА України здійснюється відповідно до статті 22 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закону), Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення громадян до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», інших нормативно-правових актів України, а також згідно з цим Порядком.
2. Прийом громадян проводиться директором ЦДЕА України та його заступниками.
3. Інформація про порядок і графік проведення особистого прийому громадян керівництвом ЦДЕА України публікується на веб-сайті ЦДЕА України на головній сторінці та у розділі «Звернення громадян», також розміщується в приймальні директора ЦДЕА України.
4. Особистий прийом громадян проводиться за попереднім записом або в день звернення заявника без попереднього запису. Попередній запис на особистий прийом до керівників ЦДЕА України проводиться за тел. 273-32-98.
5. Облік особистого прийому ведеться в журналі реєстрації прийому громадян керівництвом ЦДЕА України.
6. Особистий прийом учасників бойових дій, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, інвалідів першої та другої групи здійснюється першочергово. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
7. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом з’ясовується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи державних архівних установ він звертався і яке було прийняте рішення, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень). Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
8. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.
9. До участі в проведенні особистого прийому можуть запрошуватися працівники ЦДЕА України.
10. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
11. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом ЦДЕА України, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина вивчаються матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.
12. У разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви (звернення).
13. Звернення може бути подано особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В письмовому зверненні (електронному зверненні) надісланому з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
14. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 цього Закону.
15. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
16. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
17. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 із змінами та доповненнями.
18. Відповідно до ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити питання неможливо, то керівництвом ЦДЕА України  термін його вирішення може бути подовжений до 45 календарних днів з обов‘язковим повідомленням заявника.
19. Працівник, відповідальний за ведення діловодства у ЦДЕА України:
    • забезпечує направлення звернення, що подано на особистому прийомі, безпосередньо виконавцям відповідно до резолюції директора;
    • здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі.
20. Стан роботи із запитами та зверненнями громадян, а також  зверненнями, отриманими під час особистого прийому громадян, періодично розглядається на засіданнях колегії ЦДЕА України.