Рекомендації учасників робочої зустрічі

Робоча зустріч за участю представників
Держкомархіву, ЦДЕА України та УНДІАСД

29 квітня 2010 року

План
проведення робочої зустрічі

1. Планування життєвого циклу електронного документу.
2. Висновки науково-практичного семінару “Проблеми електронного документу: від створення до архіву”.
3. Питання, запропоновані для розгляду ЦДЕА України:
   1. • визначення поняття “архівний електронний документ”;
      • проблема запобігання втрати юридичної сили електронного документа при конвертаціях та міграціях в процесі довготривалого зберігання;
      • формування списків юридичних та фізичних осіб — джерел формування НАФ та джерел комплектування ЦДЕА України;
      • включення електронного документа та електронних інформаційних ресурсів до номенклатури справ установ та організацій;
      • граничні строки зберігання електронного документа в архівних підрозділах установ і організацій;
      • особливості здійснення обліку та описування електронного документа в архіві (архівний підрозділ організації, обласний архів, ЦДЕА України). Процес обліку електронного документа та електронних інформаційних ресурсів в ЦДЕА України;
      • визначення переліку типових профільних електронних документів, які підлягають постійному зберіганню;
      • унормування взаємодії ЦДЕА України з обласними та центральними архівами при наданні доступу користувачам до електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, що зберігаються у ЦДЕА України;
      • проблеми створення і зберігання електронних інформаційних ресурсів (баз даних).Питання, запропоновані для розгляду ЦДЕА України:
4. Обговорення питань, що запропоновані УНДІАСД:
   1. • • включення електронного документу до номенклатур справ установ та організацій;
        • визначення поняття “архівний електронний документ” – строки зберігання його в архівних підрозділах установ і організацій;
        • чи є “електронний інформаційний ресурс” (бази даних та веб-сайти) джерелом поповнення НАФ. У разі якщо так, тоді: визначення поняття “електронний інформаційний ресурс”; перелік джерел формування НАФ для електронного інформаційного ресурсу та включення електронного інформаційного ресурсу до номенклатур справ установ та організацій.
        • Унормування взаємодії ЦДЕА України з центральними архівами, облдержархівами та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад, архівними відділами установ, підприємств та організацій: особливості здійснення обліку та описування електронного документа в ЦДЕА України (одиниця обліку, одиниця зберігання).
        • Конвертування електронних документів:
          1. • запобігання втрати автентичності електронних документів під час конвертації задля довготривалого зберігання;
             • створення галузевого Акредитованого Центру сертифікації ключів;
             • внесення змін до Закону України “Про нотаріат” (надання прав архівістам нотаріального завіряння копії архівного електронного документа).
             • У разі відсутності технічних засобів відтворення змісту електронного документа, такий електронний документ все рівно зберігають.
             • На яких етапах життєвого циклу електронного документу Галузевий стандарт “Метадані архівного електронного документа. Описування структури та змісту даних” з огляду на впровадження у сфері діловодства міжсистемного “Єдиного формату електронного повідомлення”.
5. Прийняття підсумків резолюції.