Рекомендації учасників робочої зустрічі
Робоча зустріч за участю представників
Держкомархіву, ЦДЕА України та УНДІАСД
29 квітня 2010 року
проведення робочої зустрічі
- Планування життєвого циклу електронного документу.
- Висновки науково-практичного семінару “Проблеми електронного документу: від створення до архіву”.
- Питання, запропоновані для розгляду ЦДЕА України:
-
- визначення поняття “архівний електронний документ”;
- проблема запобігання втрати юридичної сили електронного документа при конвертаціях та міграціях в процесі довготривалого зберігання;
- формування списків юридичних та фізичних осіб — джерел формування НАФ та джерел комплектування ЦДЕА України;
- включення електронного документа та електронних інформаційних ресурсів до номенклатури справ установ та організацій;
- граничні строки зберігання електронного документа в архівних підрозділах установ і організацій;
- особливості здійснення обліку та описування електронного документа в архіві (архівний підрозділ організації, обласний архів, ЦДЕА України). Процес обліку електронного документа та електронних інформаційних ресурсів в ЦДЕА України;
- визначення переліку типових профільних електронних документів, які підлягають постійному зберіганню;
- унормування взаємодії ЦДЕА України з обласними та центральними архівами при наданні доступу користувачам до електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, що зберігаються у ЦДЕА України;
- проблеми створення і зберігання електронних інформаційних ресурсів (баз даних).Питання, запропоновані для розгляду ЦДЕА України:
-
- Обговорення питань, що запропоновані УНДІАСД:
-
-
- включення електронного документу до номенклатур справ установ та організацій;
- визначення поняття “архівний електронний документ” – строки зберігання його в архівних підрозділах установ і організацій;
- чи є “електронний інформаційний ресурс” (бази даних та веб-сайти) джерелом поповнення НАФ. У разі якщо так, тоді: визначення поняття “електронний інформаційний ресурс”; перелік джерел формування НАФ для електронного інформаційного ресурсу та включення електронного інформаційного ресурсу до номенклатур справ установ та організацій.
- Унормування взаємодії ЦДЕА України з центральними архівами, облдержархівами та архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад, архівними відділами установ, підприємств та організацій: особливості здійснення обліку та описування електронного документа в ЦДЕА України (одиниця обліку, одиниця зберігання).
- Конвертування електронних документів:
-
- запобігання втрати автентичності електронних документів під час конвертації задля довготривалого зберігання;
- створення галузевого Акредитованого Центру сертифікації ключів;
- внесення змін до Закону України “Про нотаріат” (надання прав архівістам нотаріального завіряння копії архівного електронного документа).
- У разі відсутності технічних засобів відтворення змісту електронного документа, такий електронний документ все рівно зберігають.
- На яких етапах життєвого циклу електронного документу Галузевий стандарт “Метадані архівного електронного документа. Описування структури та змісту даних” з огляду на впровадження у сфері діловодства міжсистемного “Єдиного формату електронного повідомлення”.
-
-
-
- Прийняття підсумків резолюції.
-