Діяльність архіву

ЗВІТ
про роботу Центрального державного електронного архіву України за 2013 рік






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

31 грудня 2013 року

1.2. Протягом звітного періоду Центральний державний електронний архів України (далі – Архів) здійснював заходи щодо виконання законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та наказів Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів).
Основні засади та принципи функціонування Архіву визначаються Положенням про Центральний державний електронний архів України і спрямовані на виконання завдань і функцій держави з управління архівною справою та діловодством, забезпеченні обліку, збереженості електронних документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації.
2013 рік відзначився роботою щодо унормування роботи із електронними документами та електронними інформаційними ресурсами в Україні та їх підготовки до передачі на архівне зберігання на виконання ініціатив уряду та Укрдержархіву. Протягом року тривала робота щодо створення колекцій веб-сайтів, як однієї з важливих складових електронної спадщини України, приймання документів особового походження в електронній формі.

1.4.   Протягом 2013 року відбулося вісім засідань колегії, на яких розглянуто наступні питання:
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України із запитами та зверненнями громадян за 2012 рік;
– Про здійснення заходів щодо охорони праці в Центральному державному електронному архіві України;
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України у 2012 році та пріоритети розвитку на 2013 рік;
– Про організацію роботи відділу формування НАФ та діловодства щодо комплектування Центрального державного електронного архіву України;
– Про результати проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань;
– Про затвердження кошторису Центрального державного електронного архіву України на 2013 рік;
– Про стан нормативно-методичного забезпечення діяльності Центрального державного електронного архіву України;
– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України;
– Про стан виконання антикорупційного законодавства в Центральному державному електронному архіві України;
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України за І півріччя 2013 року;
– Про підсумки фінансово-економічної діяльності та стан фінансово-бюджетної дисципліни Центрального державного електронного архіву України;
– Про здійснення заходів щодо організації цивільного захисту (цивільної оборони) населення в Центральному державному електронному архіві України;
– Про стан забезпечення збереженості архівних фондів у Центральному державному електронному архіві України;
– Про стан виконання рішення колегії від 27.11.2012 «Про стан функціонування та інформаційний супровід внутрішнього веб-сайту Центрального державного електронного архіву України»;
– Про організацію роботи з кадровим резервом в Центральному державному електронному архіві України;
– Про стан пожежної безпеки у Центральному державному електронному архіві України;
– Про стан обліку в Центральному Державному електронному архіві України;
– Про стан функціонування та інформаційний супровід офіційного веб-сайта Центрального державного електронного архіву України;
–Про роботу Центрального державного електронного архіву України із засобами масової інформації;
–Про результати комплектування Центрального державного електронного архіву України у 2013 році;
–Про результати впровадження та застосування програмного комплексу селективного копіювання веб-сайтів;
– Про стан кадрової роботи в Центральному державному електронному архіві України;
– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України;.

Кількість проведених засідань колегій та розглянутих на них питань відповідають запланованим.

1.5. Пріоритетним напрямком роботи Архіву у звітному періоді була розробка і вдосконалення нормативно-методичної бази з проблем забезпечення обліку, збереженості електронних документів Національного архівного фонду та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації. Проведено 8 засідань науково-методичної ради (далі – НМР), на яких розглянуто наступні питання:

  1. Облік електронних документів Національного архівного фонду. Інструкція. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 22.04.2013 № 2, схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії (далі – НМК) Укрдержархіву від 20.06.2013 № 2.
  2. Порядок описування документів особового походження в електронній формі, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 19.06.2013 № 3.
  3. Інструкція користувача інформаційно-комунікаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 19.06.2013 № 3.
  4. XML-схема метаданих уніфікованого інформаційного об’єкту. Методичні рекомендації. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 03.12.2013 № 7, схвалено протоколом засідання НМК Укрдержархіву від 12.12.2013 № 5.
  5. Вибір технологій та програмних засобів для копіювання веб-сайтів. Аналітичний огляд. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 03.12.2013 № 7 та рекомендовано до друку в фаховому виданні.
  6. Визначення складу обліково-довідкових даних для забезпечення автоматизації створення облікового та довідкового апарату державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні у Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 03.12.2013 № 7.
  7. XML-схема метаданих уніфікованого інформаційного об’єкту. Методичні рекомендації. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 03.12.2013 № 7, схвалено протоколом засідання НМК Укрдержархіву від 12.12.2013 № 5;
  8. Вибір системи керування базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 18.12.2013 № 8 та рекомендовано до друку в фаховому виданні.
  9. Довідковий апарат Центрального державного електронного архіву України. Вимоги. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 18.12.2013 № 8.
  10. Процеси автоматизації приймання документів особового походження в електронній формі на постійне зберігання до Центрального державного електронного архіву України. Вимоги. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 18.12.2013 № 8.
  11. Облік документів особового походження в електронній формі у Центральному державному електронному архіві України. Інструкція. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 18.12.2013 № 8.
  12. Кількість проведених засідань науково-методичної ради та розглянуті на них питання відповідають запланованим.

У звітному періоді проводилася активна робота із Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства ( далі – УНДІАСД) щодо розробки науково-дослідних та методичних тем:
– Уніфікований інформаційний об’єкт обміну та зберігання електронних документів. Вимоги. Схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 19.06.2013 № 3, схвалено протоколом засідання методичної комісії (далі – МК) УНДІАСД від 26.09.2013 № 4, схвалено протоколом засідання НМК Укрдержархіву від 12.12.2013 № 5.
– Облік електронних інформаційних ресурсів, які зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Інструкція. Схвалено протоколом засідання МК УНДІАСД від 02.12.2013 № 6, схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 18.12.2013 № 8.

За результатами конкурсу Укрдержархіву з науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії, оголошеного наказом Укрдержархіву від 12.03.2013 № 32, роботі «Порядку доступу державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні в ЦДЕА України. Методичні рекомендації» було присуджено перше місце (протокол засідання НМК Укрдержархіву від 26.06.2013 № 2).

У звітному періоді проведено 6 засідань експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК), на яких розглянуто наступні питання:
– Про внесення змін до Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– Про доповнення та схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення доповнення історичної довідки веб-сайта «Національний заповідник «Херсонес Таврійський» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення історичної довідки веб-сайта «Дерев’яні церкви Галичини», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач –Купрунець Т. Я.);
– Про результати проведення експертизи цінності у процесі комплектування архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та схвалення експертних висновків локальних копій веб-сайтів (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколу технічної перевірки документів особового походження в електронній формі, що прийняті від Петущака В. Д. (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд висновку експерта та схвалення опису первинного розбирання та акта приймання-передавання документів особового походження в електронній формі Петущака В. Д. (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд пропозицій щодо формування архівної колекції, присвяченої 200-річчю від дня народження Тараса Григоровича Шевченка (доповідач – провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Парламентські вибори 2012» за результатами ініціативного документування» (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про схвалення акту про вилучення для знищення локальних копій веб-сайтів не внесених до колекції «Парламентські вибори 2012» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про схвалення доповнення історичної довідки веб-сайта «Наша Україна: центральний інформаційний сервер» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про результати проведення експертизи цінності у процесі комплектування архівної колекції «Парламентські вибори 2012» та схвалення експертних висновків локальних копій веб-сайтів (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення списку веб-сайтів, прийнятих на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд експертного висновку Державного комітету України у справах національностей та релігій і схвалення Опису № 1 та історичної довідки електронного інформаційного ресурсу, переданого на зберігання в наслідок ліквідації «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій», за актом приймання-передавання електронних інформаційних ресурсів юридичної особи на постійне зберігання від 11.01.2011 № 1 (доповідач – Радченко С. В.);
– Про схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та про внесення змін до цього списку (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про журнал реєстрації документів, які подано на розгляд ЕПК» (доповідач – провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.);
– Про схвалення історичних довідок веб-сайтів, які планується включити в архівну колекцію «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та схвалення описових статей архівної колекції «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Стеценко А. О.);
– Про розгляд та схвалення опису архівної колекції «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Стеценко А. О.);
– Про розгляд та схвалення звіту про роботу експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України за 2012 рік (доповідач –Ковтанюк Ю. С.);
– Про розгляд та схвалення описових статей архівної колекції «Євро-2012» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд та схвалення опису архівної колекції «Євро-2012» (доповідач –Стеценко А. О.);
– Про розгляд висновку та історичної довідки Державної установи «Український центр інформаційних технологій та Національного реєстру» Міністерства охорони здоров’я та cхвалення опису електронного інформаційного ресурсу, «Державний реєстр України осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 25 грудня 2012 р.» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд висновку та історичної довідки ліквідованого Указом Президента України від 09.12.2010 № 1085/2010 «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» Державного комітету України у справах національностей та релігій та схвалення опису електронного інформаційного ресурсу «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій» (доповідач – Радченко С. В.);
– Про розгляд та погодження Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд теми ініціативного документування на 2014 рік «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та погодження зведеної номенклатури справ Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та схвалення плану роботи експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– Про схвалення списку веб-сайтів, прийнятих на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення акту про вилучення для знищення локальних копій веб-сайтів не внесених до колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд описових статей документів особового походження в електронній формі Петущака В. Д. для складання опису документів, що підлягають постійному зберіганню» (доповідач – Кручініна Т. Г.).
Кількість проведених засідань ЕПК та розглянуті на них питання відповідають запланованим.

1.7.   Працівники Архіву брали активну участь у роботі виставок, семінарів, круглих столів, науково-практичних конференцій:
– на науковій конференції з міжнародною участю «Архівознавство та джерелознавчі галузі знань: проблеми взаємодії на сучасному етапі» головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив з доповіддю «До питання забезпечення зберігання архівних колекцій веб-сайтів»;
– у робочій нараді щодо узгодження форм облікових документів з проекту «Облік електронних документів Національного архівного фонду. Інструкція» з проектами нормативно-правових актів «Правила роботи архівних установ України», «Порядок роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання», «Облік документів у державних архівах України. Примірна інструкція» (на виконання рішення НМК, відповідно до протоколу засідання НМК від 18.12.2012 № 5). У нараді взяли участь заступник директора Ковтанюк Ю. С. та начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.;
– на II міжнародному форумі з електронного цифрового підпису «PKI-Форум Україна 2013» заступник директора Ковтанюк Ю. С. взяв участь у підготовці Форуму, як член його програмного комітету. Головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив із доповіддю на круглому столі форуму «Година експерта: архіви та PKI»;
– круглому столі «Електронні інформаційні ресурси в системі сучасних соціальних комунікацій», що відбувся у приміщенні Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського Національної академії наук України головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив з доповіддю про електронні інформаційні ресурси;
– VII міжнародному науково-теоретичному семінарі «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань», що відбувся на базі Інституту державного управління і права Київського національного університету культури і мистецтв. На семінарі з доповідями виступили заступник директора Ковтанюк Ю. С. та головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.;
– семінарі-нараді з питань обліку документів Національного архівного фонду, що було організовано для працівників архівних установ Державною архівною службою України. Начальник відділу забезпечення збереженості та обліку документів Стеценко А. О. виступив із доповіддю «Облік електронних документів Національного архівного фонду». Заступник директора Ковтанюк Ю. С. відповів на запитання учасників круглого столу, що проводився під час семінару, щодо опрацювання архівних документів в електронній формі;
– щорічній міжнародній науково-практичній конференції «Дні інформаційного суспільства – 2013», що проводиться Національною академією державного управління при Президентові України.

На виконання наказу Укрдержархіву № 99 від 22.07.2013 року Архівом розпочато роботу по відзначенню 200 річчя від дня народження Т. Г. Шевченка:
– у межах ініціативного документування розпочато створення архівної колекції веб-сайтів, присвячених Т. Г. Шевченку;
– директор Архіву Ус О. М. взяла участь у прес-конференції в Укрінформі «Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах. (До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка)»;
– створено відеоролик «Слово про Кобзаря», що було презентовано в інформаційній агенції «Укрінформ» під час прес-конференції «Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах. (До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка)»;
– проводився відбір матеріалів для створення відеопрезентації «200-річчя від дня народження Тараса Шевченка» у лютому 2014 року в «Українському домі» (м. Київ).

2.1. В рамках проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання профільних документів, здійснено міграцію страхових копії з оптичних носіїв до сховища ЦДЕА України, що дозволить автоматизувати контроль за наявністю та цілісністю всього страхового фонду Архіву.

2.2.   Фонд № 5 – архівна колекція «Євро-2012». Архівна колекція вміщує 9 архівних копій веб-сайтів;

Фонд № 6 – архівна колекція «Парламентські вибори 2012». Архівна колекція вміщує 13 архівних копій веб-сайтів;

Фонд № 7 – електронний інформаційний ресурс «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій»;

Фонд № Д-1/0 – електронний інформаційний ресурс «Копія Державного реєстру осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 25 грудня 2012 р.» прийнятий від Державної установу «Український центр інформаційних технологій та Національного Реєстру Міністерства охорони здоров’я України», об’ємом 2,44 Гб;

Упродовж року проводилися роботи зі створення фонду № 8 – архівна колекція «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні». Архівна колекція періодично буде поповнюватися;

Фонд № 9. Особовий фонд Петущака В. Д. (р.н. 1939). Передано 12 документів в електронній формі.

У 2013 році розпочато опрацювання документів особового походження в електронній формі Тримбача С. В. Проводилося первинне розбирання документів в електронній формі.

3.1.   Фонд № 5 – архівна колекція «Євро-2012». Складено опис № 1 фонду № 5 «Євро-2012» та 9 описових статей до архівних копій веб-сайтів.

Фонд № 6 – архівна колекція «Парламентські вибори 2012». Складено опис № 1 фонду № 6 «Парламентські вибори 2012»та 13 описових статей до архівних копій веб-сайтів.

Фонд № 7 – електронний інформаційний ресурс «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій».

Фонд № Д-1/0 – електронний інформаційний ресурс «Копія Державного реєстру осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 25 грудня 2012 р.».

Складено опис ЕІР № 1 фонду № Д-1/0 – електронний інформаційний ресурс «Копія Державного реєстру осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 25 грудня 2012 р.».

Усі дані архівних колекцій та прийнятих ЕІР внесені до облікової документації та до облікової бази даних Архіву.

3.3.   В рамках виконання рішення колегії, щодо проведення дослідної експлуатації системи управління базами даних (далі – СКБД) на офіційному веб-сайті Архіву було встановлено та налаштовано базу даних Postgesql та веб- сервер Apache.

Розпочато роботу по впровадженню вільного програмного забезпечення на робочих місцях користувачів інформаційної системи Архіву. Було визначено оптимальний набір програмних засобів з відкритим програмним кодом для забезпечення можливості виконання працівниками Архіву своїх службових обов’язків.

В рамках забезпечення зберігання усіх службових документів та інформації на серверах локальної мережі розпочата апробація механізму автоматичного монтування файлової системи сховища даних ЦДЕА України у файлову систему робочих станцій працівників.

На сервері створено тестовий майданчик для реалізації програмних рішень на базі веб-серверу Apache, мови програмування PHP та СКБД Postgesql.

Для розробки та тестового впровадження модуля інформаційно-пошукової системи Архіву, що відповідає за пошук по фондам, було розгорнуто систему управління даними Drupal у тестовому майданчику на базі веб-серверу Apache, мови програмування «PHP» та СКБД Postgesql.

Було проведено дослідну експлуатацію веб-інтерфейсу Adjenti для моніторингу стану серверів, виявлено деякі проблеми з реалізацією на платформі FreeBSD, пов’язані з тим, що продукт випущений на вказаній платформі поки що в експериментальному режимі.

Розпочато аналіз програмних комплексів моніторингу ресурсів інформаційних систем з метою подальшого розгортання на сервері Архіву. В рамках цього аналізу здійснюється апробація програмного комплексу Nagios, який дозволяє проводити моніторинг серверів, робочих станцій, активного мережевого обладнання тощо.

Відповідно до потреб Архіву та наявного фінансування було закуплено та в даний момент вводиться в експлуатацію:
– для забезпечення ефективного виконання відділом інформаційних технологій функцій з моніторингу інформаційно-комунікаційної мережі Архіву;
– комплект комп’ютерної техніки системний блок (PC Lenovo ThinkCentre Edge G72 MT) та монітор (Philips LED IPS Wide,DVI 227E4QSD/01);
– для забезпечення необхідного простору для зберігання документів працівників та фондів Архіву — два жорстких диска місткістю по 2 терабайти;
– для об’єднання сегментів локальної мережі – комутаційна шафа (ZPAS шкаф 19″ 6U 600*500 на три секції), комутатор (HP 1910-16G) та патч-панель (UTP, 5E, Dual IDC, 19″, 1U, Nextconnect).

Проводилось обслуговування програмного забезпечення та моніторинг мережевого обладнання комп’ютерної мережі.

Вивчалися особливості мов python, html, php, java, css, sql та операційних систем сімейства UNIX, використовували їх у поточній роботі.

Упродовж 2013 року здійснювалися заходи щодо підвищення ефективності функціонування офіційного веб-сайта Архіву.

Інформація на веб-сайті подавалася трьома мовами – українською, російською та англійською. Основні рубрики веб-сайта оновлювалися по мірі змін інформаційних відомостей та згідно плану-графіка подання інформації для розміщення на веб-сайті Архіву, де визначено періодичність оновлення інформації.

У 2013 році простежується стала динаміка збільшення кількості відвідувань веб-сайта в порівнянні з 2012 роком. Так, за результатами програмного засобу Webalizer, у 2013 році загальна кількість відвідувачів становила 158 075 осіб. В середньому на добу відвідування веб-сайта становило 448 осіб, що на 188 осіб більше у порівнянні з 2012 роком.

Постійно оновлювалася рубрика «Новини» та «Анонси», де висвітлювалися найважливіші заходи суспільного значення за участю Архіву та події, які стосуються побудови електронного урядування, впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів в Україні та за кордоном. Загалом опубліковано 61 стрічку подій в розділі «ЦДЕА України», 87 в розділі «Україна» та 99 в розділі «Світ».

Упродовж звітного періоду на веб-сайті оновлено актуальною інформацією рубрики: «Дорадчі органи», «Звіти про діяльність», «Вакансії», «Корисні посилання», «Прес-центр, «Питання-відповіді», «Мапа сайта», «Географія діяльності» (контактні дані про всі обласні державні архіви, районні та міські архівні відділи).

4.4.   Працівниками Архіву постійно надавалася методична та консультативна допомога державним архівним установам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам та організаціям з питань роботи Архіву, підготовки електронних документів до передачі на архівне зберігання.

Заступника директора Ковтанюк Ю. С. включено до складу Секції 6 «Електронного урядування та електронного документообігу» комітету Верховної Ради України з розвитку інформатизації та інформаційних технологій на підставі листів Міністерства юстиції України від 17.10.2013 № 1841-0-1-13/6.1 та Державної архівної служби України від 23.10.2013 № 01-1/3/3577.

Співробітники архіву взяли участь у роботі семінару «Державний облік документів Національного архівного фонду» для працівників державних архівних установ України. Начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О. виступив з доповіддю щодо обліку електронних документів НАФ. Заступник директора Ковтанюк Ю. С. надав консультації щодо одиниць зберігання та обліку електронних документів.

У процесі узгодження проекту нормативно-правового акта «Порядок роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання» за зауваженнями та пропозиціями його розробників та інших центральних органів виконавчої влади заступником директора Ковтанюком Ю. С. надавалися консультації щодо роз’яснення положень проекту Порядку відповідальним за формування пропозицій до проекту Порядку у цих органах: Міністерство закордонних справ України, Міністерство регіонального розвитку, Міністерство фінансів України, Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку тощо.

Відділом формування НАФ та діловодства велася роз’яснювальна робота серед фондоутворювачів, у діяльності яких створюються електронні інформаційні ресурси щодо їх передавання на зберігання до державних архівів.

5.1.   На виконання плану виставкової діяльності на 2013 рік Архівом здійснювалися заходи по підготовці онлайн-виставок архівних копій веб-сайтів (по матеріалах архівних копій веб-сайтів Архіву) – «Євро-2012» та «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», які розміщено на офіційному веб-сайті у розділі «Виставки онлайн».

Крім того, було підготовлено онлайн-виставку «Пожежна безпека», яку опубліковано на офіційному веб-сайті ЦДЕА України у розділі «БЖД».

Також здійснено оновлення онлайн-виставок «До дня прийняття Конституції України» та «Охорона праці» аудіовізуальними матеріалами.

5.7.  Архівом вживалися заходи для поліпшення роботи із зверненнями громадян, зокрема на офіційному веб-сайті створено консультативну сторінку «Звернення громадян», яка містить узагальнену інформацію про організацію роботи із зверненнями громадян, графік особистого прийому громадян.

Упродовж року Архівом проводилася систематична оцінка стану організації роботи із зверненнями громадян. Результати виконання запитів та звернень заслуховувалися на оперативних нарадах та на колегії Архіву (від 01.03.2013 р.), узагальнена інформація вчасно подавалася до Укрдержархіву.

5.8.   У 2013 році на адресу Архіву надійшли 336 запити від громадян, що на 179 більше, ніж за аналогічний період у 2012 році.

325 запити надійшли електронною поштою, 11 – письмові звернення.

Звернення та запити, які надходили до Архіву являлися непрофільними, у зв’язку із чим вони пересилалися за належністю в архівні установи або заявнику надавалися відповідні рекомендації щодо можливого місцезнаходження запитуваних документів.

5.11.  Протягом звітного періоду співробітники Архіву взяли участь у наступних міжнародних конференціях, семінарах:
– XIII Міжнародній конференції архівів країн Центральної та Східної Європи «Електронна документація та представлення архівних матеріалів в Інтернеті» із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, яка проводилася Генеральною дирекцією державних архівів Республіки Польщі та Інститутом національної пам’яті Республіки Польщі у м. Варшава. Заступник директора Ковтанюк Ю. С. виступив із доповіддю «Особливості технології постійного зберігання електронних документів та доступу до них в архівах України».
– 23-ій щорічній Конференції Міжнародного інституту архівної справи міст Трієста та Марібору (Італія). Директор Ус О.М. виступила із доповіддю «Співпраця Центрального державного електронного архіву України із науковими установами та навчальними закладами з питань довготривалого зберігання електронних документів та підготовки кадрів для роботи із електронними документами»;
– XX Міжнародній науково-практичній конференції «Документація в інформаційному суспільстві: ефективне управління електронними документами» взяв участь начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т.Я. та виступив з доповіддю на тему: «До питання визначення принципів прийому-передачі на архівне зберігання електронних інформаційних ресурсів».

5.12.  У звітному році проводилася активна робота із засобами масової інформації (далі – ЗМІ). У 2013 році було опубліковано 12 статей.

У журналі «Секретар – референт»:
– Про особливості роботи з електронними документами в Україні. Інтерв’ю з директором Центрального державного електронного архіву України Ус О. М. (№ 1);
– статтю начальника відділу формування НАФ та діловодства Кручініної Т. Г. «Місце електронних документів у номенклатурі справ»(№ 9);
– статтю завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В. «Проблеми зберігання документів з кадрових питань в електронній формі» (№ 10);
– статтю завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В. «Підготовка електронних документів до передачі в архів установи» (№ 12).

У журналі «Діловодство та документообіг»:
– статтю заступника директора Ковтанюка Ю. С. «Приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад» (частина 1. № 9);
– статтю заступника директора Ковтанюка Ю. С. «Приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад» (частина 2 .№ 10);
– статтю начальника відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценка А. О. «Облік електронних документів Національного архівного фонду України» (№ 11).

У профільних виданнях було опубліковано:
– статтю заступника директора Ковтанюка Ю. С. «XIII міжнародна конференція архівів «Електронна документація та представлення архівних матеріалів в інтернеті» із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata» у науково-практичному журналі «Архіви України» (№ 3);
– статтю головного спеціаліста відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я. «Електронний інформаційний ресурс з позицій документознавства та архівної справи» у збірці наукових праць «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань» (випуск 7).
– статтю головного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства Радченка С. В. «Особливості систем електронного документообігу, які функціонують у державних органах України» у науково-практичному журналі «Архіви України» (№ 4).

Станом на 01 січня 2014 року в Архіві працює 20 осіб, з яких 15 – державні службовці.

У 2013 році звільнилося 6 осіб із них 3 державні службовці: один – за переведенням до Державної архівної служби України; два – за власним бажанням; 3 особи (недержавні службовці) – одна за власним бажанням, дві особи за переведенням, одна – до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, друга – до Центрального державного архіву громадських об’єднань України.

У 2013 році прийнято на роботу 4 особи: головного спеціаліста та головного наукового співробітника у відділ забезпечення збереженості та обліку, головного спеціаліста у відділ інформаційних технологій та головного спеціаліста у сектор використання інформації документів.

Станом на 01 січня 2014 року вакантними є посади: головного спеціаліста та головного наукового співробітника відділу формування НАФ та діловодства; провідного та головного спеціаліста відділу інформаційних технологій; головного спеціаліста та головного наукового співробітника відділу забезпечення збереженості та обліку; головного спеціаліста фінансово-економічного відділу; головного спеціаліста сектора кадрової та режимно-секретної роботи; провідного архівіста сектора використання інформації документів.

Зміни і доповнення щодо кадрових питань вносилися в особові справи вчасно. Відповідно велася документація з кадрових питань, журнали руху особових справ та обліку руху трудових книжок.

Відповідно до наказу від 21.01.2013 № 6 «Про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків за підсумками роботи у 2012 році» в Архіві в лютому 2013 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями Архіву покладених на них обов’язків і завдань за 2012 рік. Всього оцінюванню підлягало 11 осіб. За результатами оцінювання високі оцінки отримали 9 осіб, добрі – 1, задовільну –1. Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, при розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, формуванні кадрового резерву.

Відповідно до наказу директора ЦДЕА України від 07 жовтня 2013 року № 30 «Про проведення атестації державних службовців ЦДЕА України у 2013 році» з метою підвищення ефективності діяльності державних службовців в Архіві було проведено атестацію державних службовців 11 державних службовців, які підлягали атестації у 2013 році. За рішенням атестаційної комісії всі відповідають займаним посадам.

Усі державні службовці подали декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2012 рік. Інформацію щодо подання декларацій про доходи державними службовцями архіву за 2012 рік надіслано до Укрдержархіву.

Проводився контроль за присвоєнням рангів державним службовцям, обчисленням загального стажу і стажу державної служби, наданням щорічної та додаткової відпустки відповідно до норм чинного законодавства.

Укрдержархіву надавалась інформація про виконання вимог антикорупційного законодавства та Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень за 2013 рік.

Відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19.06.1996 № 658 «Про затвердження Положення про ранги державних службовців» у 2013 році присвоєно черговий ранг Ус О.М, директору Архіву, Паламарчук Л.В., завідувачу сектором використання інформації документів, Варченко Н.А., головному спеціалісту фінансово-економічного відділу, Муравйовій В.В., провідному спеціалісту відділу формування НАФ та діловодства.

У грудні 2013 року переглянуто склад кадрового резерву на посади керівників та спеціалістів, на 2014 рік сформовано кадровий резерв на посади: директора архіву, заступника директора, начальника відділу формування НАФ та діловодства, начальника відділу інформаційних технологій, начальника відділу забезпечення збереженості та обліку, начальника фінансово-економічного відділу, завідувача сектором використання інформації документів, головного спеціаліста сектора кадрової та режимно-секретної роботи.

Упродовж 2013 року проводиться робота щодо підвищення кваліфікації працівників Архіву.

Директор Архіву Ус О.М. пройшла навчання у 7-й осінній архівній школі Міжнародного інституту архівної справи міст Трієста та Марібору (Італія).

Начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т.А. та головний спеціаліст Варченко Н.А. взяли участь у семінарі «Актуальні питання ведення бухгалтерського обліку і складання звітності в бюджетних установах» в Центрі Сертифікаційного навчання.

Директор Архіву Ус О.М. взяла участь у тематичному короткостроковому семінарі за темою «Управління конфліктами».

Начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А.О. 25 вересня 2013 року брав участь у тематичному короткостроковому семінарі за темою «Публічний виступ».

Спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В. взяв участь у тематичному короткостроковому семінарі за темою «Ділове українське мовлення. Особливості оформлення організаційно – розпорядчих документів».

Завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н.В. 30-31 жовтня 2013 року брала участь у тематичному короткостроковому семінарі за темою «Функції та завдання кадрових служб. Проблемні питання діяльності».

Короткострокові семінари проходили в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції Міністерства юстиції України.

У 2013 році з нагоди святкування Міжнародного жіночого дня – 8 Березня вручено Почесну грамоту Державної архівної служби України головному спеціалісту фінансово-економічного відділу Варченко Н.А.

У 2013 році в Архіві здійснювалися заходи з охорони праці та пожежної безпеки, постійні інструктажі з техніки безпеки.

З метою посилення пожежної безпеки спільно з органами протипожежного нагляду проведено перевірку протипожежного стану приміщень, технічного стану електромережі та електроустаткування, розроблено додаткові плани заходів з посилення пожежної безпеки.

Відповідно до плану основних заходів цивільного захисту проводилися умовні командно-штабні навчання, під час яких відпрацьовувалися практичні навички особливого складу невоєнізованих формувань Архіву при гасінні умовної пожежі.

Архів брав активну участь у суспільно-громадських заходах, зокрема у травні співробітники Архіву взяли участь у літературно-мистецькому святі «Весна в Плютах» з нагоди відзначення Міжнародного дня музеїв та річниці від дня народження українського драматурга О. Корнійчука (с. Плюти, Обухівський р-н Київської обл.).

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн