Діяльність архіву

ЗВІТ
про роботу Центрального державного електронного архіву України за 2014 рік






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

31 грудня 2014 року

1.2. Протягом звітного періоду Центральний державний електронний архів України (далі – Архів) здійснював заходи щодо виконання законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та наказів Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів).
Основні засади та принципи функціонування Архіву визначаються Положенням про Центральний державний електронний архів України і спрямовані на виконання завдань і функцій держави з управління архівною справою та діловодством, забезпеченні обліку, збереженості електронних документів Національного архівного фонду (далі – НАФ) та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації.
Протягом звітного періоду тривала робота щодо створення колекцій веб-сайтів, як однієї з важливих складових електронної спадщини України, приймання та науково-технічного опрацювання документів особового походження в електронній формі.

1.4. Діяльність дорадчих органів ЦДЕА України у звітний період відбувалася у відповідності до затверджених планів їх роботи.
Протягом 2014 року відбулося дев’ять засідань колегії ЦДЕА України, на яких розглянуто наступні питання:
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України із запитами та зверненнями громадян за 2013 рік (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Про проведену роботу з підготовки до відзначення 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Про підсумки фінансово-економічної діяльності та стан фінансової-бюджетної дисципліни Центрального державного електронного архіву України за 2013 рік (доповідач – в.о. начальника фінансово-економічного відділу Понедільченко Л. І.);

– Про здійснення заходів щодо охорони праці в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про проведення ініціативного документування Центральним державним електронним архівом України в 2014 році (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України за 2013 рік та пріоритети розвитку на 2014 рік (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О. М.);

– Про результати комплексної перевірки та розгляд Плану заходів щодо усунення недоліків у діяльності Центрального державного електронного архіву України (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О. М.);
– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву України у І кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву України у І кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);

– Про підготовку та відзначення Дня охорони праці в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.);
– Про стан нормативно-методичного забезпечення діяльності Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

– Про стан виконання антикорупційного законодавства в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);
– Про стан функціонування та інформаційний супровід внутрішнього веб-сайта Центрального державного електронного архіву України (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про стан забезпечення збереженості архівних фондів у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);

– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву України у II кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву у ІI кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати фінансово-господарської діяльності Центрального державного електронного архіву України за I півріччя 2014 року (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);

–Про стан функціонування та інформаційний супровід офіційного веб-сайта Центрального державного електронного архіву України за I півріччя 2014 року (доповідач – завідувач сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Про здійснення заходів щодо організації цивільного захисту (цивільної оборони) населення в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати впровадження та застосування вільного програмного забезпечення у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про організацію роботи з кадровим резервом у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);

– Про стан пожежної безпеки у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан обліку в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про роботу Центрального державного електронного архіву України із засобами масової інформації (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву у ІІІ кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання Плану розвитку архівної справи у ІІІ кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан діловодства Центрального державного електронного архіву України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В., співдоповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);

– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України із запитами та зверненнями громадян за 2014 рік (доповідач – головний спеціаліст сектора використання інформації документів Карапозюк А. Л.);
– Про стан нормативно-методичного забезпечення діяльності Центрального державного електронного архіву України у II півріччі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати комплектування Центрального державного електронного архіву України в 2014 році (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України у II півріччі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про вивчення питання стосовно можливості впровадження в Центральному державному електронному архіві України організації контролю виконання документів (завдань, доручень) за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних) (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);

– Про підготовку проекту бюджетного запиту Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);
– Про результати перевірки Рахунковою палатою ефективності використання коштів державного бюджету Центральним державним електронним архівом України в 2013 році та I-III кварталі 2014 року (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О.М.);
– Про виконання плану усунення недоліків у діяльності Центрального державного електронного архіву України у IV кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву у ІV кварталі та підсумки роботи за 2014 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву у ІV кварталі та підсумки роботи за 2014 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан кадрової роботи в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);
– Про надання платних послуг Центральним державним електронним архівом України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про схвалення Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву на 2015 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.).

На початку грудня місяці 2014 року було проведено одне додаткове засідання колегії у зв’язку зі збільшенням питань, що стосувалися перевірок діяльності ЦДЕА України Укрдержархівом у II кварталі 2014 року та Рахунковою палатою України у IV кварталі 2014 року.

1.5. Протягом 2014 року відбулося вісім засідань науково-методичної ради (далі – НМР) ЦДЕА України, на яких розглянуто наступні питання:

– програми дослідження тем «Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги» (доповідач – головний науковий співробітник відділу інформаційних технологій Чекатков А. О.); «Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації» (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.); «Організація роботи з документами особового походження в електронній формі в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.); «База даних «Оцінка фізичного стану архівних документів. Методичні рекомендації щодо використання бази даних» (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.); «Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);

– проекти статей «Аналіз сучасних тенденцій документотворчого процесу в умовах поширення документування інформації у електронній формі в України» до наукового щорічника «Студії з архівної справи та документознавства» (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.); «Вибір технологій та програм­них засобів для копіювання веб-сайтів» до наукового щорічника «Архіви України» (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.);

– проект публікації «Центральний державний електронний архів України презентує онлайн виставку «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» в електронних ЗМІ (доповідач – Паламарчук Л. В.);

– проект статті «Електронні інформаційні ресурси, що створюються у діловодстві та шляхи їх підготовки до передавання на архівне зберігання» до науково-практичного журналу «Секретар-референт» (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

– тези статті «Критерії оцінки системи керування базами даних державного архіву на прикладі Центрального державного електронного архіву України. Погляд архівіста» до наукового щорічника «Архіви України» (доповідач –Паламарчук Л. В.);

– про виконання Плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у I кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

– про виконання Плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у I кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

– Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.);

– Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги (перша редакція) (доповідач – провідний архівіст відділу забезпечення збереженості та обліку Букет Є. В.);

– проект статті «Плюси і мінуси електронного документообігу» до науково-практичного журналу «Секретар-референт» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);

– Облік електронних інформаційних ресурсів, які зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (співрозробник УНДІАСД) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– про виконання Плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у II кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– про виконання Плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у II кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (перша редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Волкогон О. О.);

– проект статті «Проблеми навчання та перепідготовки сучасних архівістів» до науково-практичного журналу «Секретар-референт» (доповідач – завідувач сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В.);

– Розроблення методики приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад. Методичні рекомендації (розробник УНДІАСД) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги (друга редакція) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій ЦДЕА України Фіткулін О. Т.);

– про виконання Плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у III кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– про виконання Плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у III кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Волкогон О. О.);

– Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги (друга редакція) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– проект статті «Критерії оцінювання електронних інформаційних ресурсів як джерел історичної інформації» до наукового щорічника «Студії з архівної справи та документознавства») (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);

– перелік питань для інтерв’ю із заступником директора ЦДЕА України Ковтанюком Ю. С. «Роль діловода в сучасному електронному діловодстві» для друку в науково-практичному журналі «Секретар-референт» (доповідач – завідувач сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В.);

– Організація роботи з документами особового походження в електронній формі в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (перша редакція) (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);

– Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Волкогон О. О.);

– База даних «Оцінка фізичного стану архівних документів». Методичні рекомендації щодо використання бази даних (звіт про стан виконання науково-методичної роботи) (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);

– про виконання Плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у 2014 році (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– про виконання Плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у 2014 році (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

– проект Плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України на 2015 рік (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.).

Робота за усіма темами у 2014 року проводилася за планами їх виконання, що затверджені директором ЦДЕА України.

Дві науково-дослідні та методичні роботи («Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації» та «Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги») виносилися на розгляд Науково-методичної комісії (далі – НМК) Укрдержархіву. Обидві роботи схвалено НМК (протокол від 29.12.2014 № 4). НМК Укрдержархіву було запропоновано змінити назву першої з цих розробок на «Автоматизоване робоче місце архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Рекомендації».

Протягом 2014 року відбулося сім засідань експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) ЦДЕА України, на яких розглянуто наступні питання:
– Про розгляд та схвалення звіту про роботу експертно-перевірної комісії ЦДЕА України за 2013 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про схвалення історичної довідки веб-сайта «Центр народного мистецтва «Петриківка», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та схвалення описових статей архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд та схвалення опису архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про схвалення акта №1 про результати експертизи цінності документів в електронній формі переданих Петущаком В. Д. (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення опису № 1 документів в електронній формі, що підлягають постійному зберіганню, переданих Петущаком В. Д. (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про доповнення та схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Слово про Кобзаря (до 200-річчя від дня народження Т. Г. Шевченка) (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення історичних довідок веб-сайтів, які планується включити до архівної колекції «Слово про Кобзаря (до 200-річчя від дня народження Т.Г. Шевченка) за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про результати технічної перевірки та розгляд протоколу технічної перевірки локальної копії веб-сайта «Центр народного мистецтва «Петриківка» архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд експертного висновку локальної копії веб-сайта «Центр народного мистецтва «Петриківка» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про доповнення списку веб-сайтів прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд удосконалених описів архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд опису архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд історичної довідки веб-сайта «Київський національний університет імені Тараса Шевченко», який планується включити до архівної колекції «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд протоколу технічної перевірки документів особового походження в електронній формі, переданих Тримбачем С. В (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд історичної довідки веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г Шевченка)» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд експертних висновків локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г Шевченка)» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд списку веб-сайтів, прийнятих на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про внесення змін до попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд історичних довідок веб-сайтів, які планується включити до архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014», за результатами ініціативного документування (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд висновку та опису первинного розбирання документів особового походження в електронній формі, переданих Тримбачем С. В. (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд проекту акта приймання-передавання документів особового походження в електронній формі на постійне зберігання Тримбача С. В. (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд акта про результати експертизи цінності документів в електронній формі, переданих Тримбачем С. В. (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд акта про знищення документів особового походження в електронній формі, які не мають культурної цінності та не підлягають постійному зберіганню (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису № 1 документів в електронній формі, що підлягають постійному зберіганню, переданих Тримбачем С. В. (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд історичних довідок веб-сайтів, які планується включити до архівної колекції «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд історичної довідки «Українське національне інформаційне агентство «УКРІНФОРМ» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису справ постійного зберігання керівництва за 2007-2008 роки (доповідач – відповідальна за діловодство у керівництві, провідний економіст фінансово-економічного відділу Рубльова О. О.);
– Про розгляд опису справ постійного зберігання відділу формування НАФ та діловодства за 2008 рік (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.);
– Про розгляд описів справ постійного зберігання та з кадрових питань сектора кадрової та режимно-секретної роботи за 2007-2008 роки (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);
– Про розгляд опису справ постійного зберігання сектора використання інформації документів за 2008 рік (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Про розгляд протоколу технічної перевірки локальної копії веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича: офіційний сайт» архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд експертного висновку локальної копії веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича: офіційний сайт», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд списку веб-сайтів (продовження) прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд експертних висновків локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд списку веб-сайтів, прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд опису № 1 тому № 2 архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд експертного висновку на електронний інформаційний ресурс «ukraine2012.gov.ua», поданий на розгляд ЕПК ЦДЕА України (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису № 1 Електронного інформаційного ресурсу Українського національного інформаційного агентства «УКРІНФОРМ», що підлягає постійному зберіганню (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд історичної довідки фонду «Центральний державний електронний архів України» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд описів справ постійного зберігання та з кадрових питань за 2007-2008 роки фінансово-економічного відділу (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);
– Про розгляд теми ініціативного документування на 2015 рік (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд описів справ Центрального державного електронного архіву України за 2007-2008 роки (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду Центрального державного електронного архіву України за 2007-2008 роки (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд зведеної номенклатури справ на 2015 рік Центрального державного електронного архіву України (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд плану роботи експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.).
На початку грудня місяці 2014 року було проведено одне додаткове засідання ЕПК ЦДЕА України у зв’язку зі збільшенням питань, що протягом року стосувалися створення позапланової архівної колекції веб-сайтів «Позачергові вибори Президента України 2014».

1.5. У 2014 року велася робота щодо участі у підготовці низки проектів нормативно-правових актів, які стосуються унормування роботи із електронними документами в Україні та їх підготовки до передачі на архівне зберігання на виконання ініціатив уряду та Укрдержархіву. Цю роботу було завершено виданням наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», що затвердив десять нормативно-правових актів у цій сфері діяльності, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2014 за № 1421/26198.

1.7. Працівники ЦДЕА України брали активну участь у роботі нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, виставок.

Директор архіву Ус О. М. та заступник директора Ковтанюк Ю. С. взяли участь:

– в урочистій церемонії відкриття виставки фото, архівних документів та матеріалів з нагоди 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка: «На вічному шляху до Тараса (1814-1861)»;

– у роботі круглого столу «Побудова якісної інфраструктури електронних адміністративних послуг. Закладення надійного фундаменту замість піску: стандартизація замість домовленостей та недомовок», що відбувся 11 березня 2014 року в Інституті кібернетики імені В. М. Глушкова Національної академії наук України. Також у заході взяли участь представники Укрдержархіву, ДССЗЗІ, ДМС України, НКРЗІ, ЦЗО Міністерства юстиції України, Технічного комітету зі стандартизації ТК-20 «Інформаційні технології»;

– в рамках святкування 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка взяли участь у літературно-мистецькому святі «Весна в Плютах», що відбулося 16 травня 2014 року у меморіальному комплексі «Літературно-мистецькі Плюти» (с. Плюти, Київської області).

Провідний архівіст відділу забезпечення збереженості та обліку Букет Є. В. взяв участь у Всеукраїнській науковій літературно-краєзнавчій конференції «Тарас Шевченко у духовному бутті України», що відбувся 22 травня 2014 року в м. Обухів, та виступив з доповіддю на тему: «Колекція веб-сайтів Центрального державного електронного архіву України «Слово про Кобзаря» (до 200-річчя від дня народження Т. Г. Шевченка)».

Начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. взяв участь і виступив з доповіддю «Нормативне та методичне забезпечення зберігання електронних інформаційних ресурсів в Україні» на VIIІ міжнародному науково-теоретичному семінарі «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань», що відбувся 30 травня 2014 року на базі Інституту державного управління і права Київського національного університету культури і мистецтв.

– у відкритті документальної виставки «Місія поета» до 90-річчя письменниці та поетеси Ганни Черінь, що відбулася 29 квітня 2014 року в Центральному державному архіві зарубіжної україніки;

– в урочистому заході з нагоди 18-ої річниці Конституції України, що відбувся у кінозалі Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г.С. Пшеничного;

– в урочистому відкритті виставки фото- та архівних документів «Україна соборна і незалежна: архівні свідчення», підготовленої за документами центральних державних архівів, що було проведено 21.08.2014 в рамках заходів, присвячених 23-ї річниці незалежності України.

Заступник директора Ковтанюк Ю. С. взяв участь:

– 01.07.2014 в роботі семінару «Організація роботи архівного підрозділу банку» та виступив з лекцією «Підготовка до архівного зберігання електронних документів та організація роботи з ними в архівному підрозділі банку»;

– 18.07.2014 у семінарі Міністерства юстиції України на тему «Державне регулювання надання послуг електронного цифрового підпису, розвиток інфраструктури відкритих ключів України, проблемні питання» та виступив під час проведення круглого столу з доповіддю на тему: «Питання загальної організації застосування послуг Національної системи послуг ЕЦП для забезпечення юридично значущого електронного діловодства, надання електронних послуг та взаємодії учасників загальнодержавного електронного документообігу»;

– 07.08.2014 в публічному громадському обговоренні проекту Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про електронний цифровий підпис», що відбулося в Міністерстві юстиції України;

– 02.09.2014, 09.09.2014 в засіданнях науково-експертної ради з питань розвитку інфраструктури відкритих ключів України при Міністерстві юстиції України;

– 24.09.2014 у семінарі, що проводив Укрдержархів для слухачів Інституту підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України щодо сучасного стану та перспектив розвитку архівної справи України та виступив з лекцію щодо підготовки електронних документів до передавання на архівне зберігання;

– 14.10.2014 у засіданні науково-експертної ради з питань розвитку інфраструктури відкритих ключів України при Міністерстві юстиції України;

– 07.11.2014 у роботі круглого столу «Електронне урядування в Україні. Правила гри», що відбувся у Будинку вчених НАН України, та виступив з доповіддю «Організація електронного діловодства».

Керівництво та працівники ЦДЕА України взяли участь:

– 02.10.2014 у семінарі «Запобігання та протидія корупції з урахуванням вимог нового антикорупційного законодавства» за участю представників Секретаріату Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції, Головного управління по боротьбі з організованою злочинністю МВС, Державної фіскальної служби;

– 18.12.2014 у межах співробітництва ЦДЕА України з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями було взято участь в організації круглого столу «Впровадження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх передавання на архівне зберігання», що відбулося у Державній архівній службі України для керівників та працівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, центральних державних архівів України, галузевих державних архівів, центральних архівних установ України, державних архівів м. Києва та Київської області, начальники архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій та міських рад Київської області. Заступник директора Ковтанюк Ю. С. виступив з доповіддю «Технічне регулювання роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

ЦДЕА України тісно співпрацював із ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного та ЦДАВО України у питаннях формування справ фондів.

2.1. В межах проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання профільних документів, створення належних та безпечних умов праці за погодженням із Укрдержархівом ЦДЕА України передано додаткове приміщення (кімната № 28, що розташоване у головної будівлі комплексу споруд Центральних державних архівів України) для організації серверної (лист ДЕКС ЦДАУ від 19.05.2014 № 130) та створено відокремлене сховище носіїв інформації страхового фонду ЦДЕА України та проведено міграцію страхових копії на окремі носії інформації.

2.2. Упродовж звітного періоду продовжено роботи зі створення фонду № 8 – архівна колекція веб-сайтів «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні». Архівна колекція періодично поповнюється новими веб-сайтами. У звітний період до колекції прийнято на зберігання один новий веб-сайт «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича».

Створено фонди:

№ 9 – особовий фонд Петущака В. Д. (р.н. 1939), що складається з 12 документів в електронній формі (од.зб.);

№ 10 – архівна колекція веб-сайтів «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)», що складається з 7 архівних копій веб-сайтів (од.зб.);

№ 11 – «Центральний державний електронний архів України», до складу якого війшло 38 справи (од.зб.) управлінської документації постійного зберігання та документів з особового складу за 2007-2008 роки;

№ 12 – «Електронні інформаційні ресурси Українського національного інформаційного агентства «УКРІНФОРМ», що складається з 1 закритого електронного інформаційного ресурсу «ukraine2012.gov.ua», присвяченому Євро 2012;

№ 13 – архівної колекції веб-сайтів «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років», що складається з 4 архівних копій веб-сайтів (од.зб.);

№ 14 – архівна колекція веб-сайтів «Позачергові вибори Президента України 2014» , що складається з 10 архівних копій веб-сайтів (од.зб.);

№ 15 – особовий фонд Тримбача С. В. (р.н. 1950), що складається з 26 документів в електронній формі (од.зб.).

3.1. Складено опис № 1 фонду № 8 «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», що складається з описових статей до 18 архівних копій веб-сайтів.

Складено опис № 1 тому № 2 фонду № 8 «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», що складається з описової статті до 1 веб-сайта.

Складено опис № 1 фонду № 9 «Петущак Валерій Дісанович (р.н. 1939) – український мандрівник, науковець, письменник», що складається з описових статей до 12 документів особового походження в електронній формі.

Складено опис № 1 справ постійного зберігання за 2007-2008 роки фонду № 11 «Центральний державний електронний архів України», що складається з описових статей до 25 справ.

Складено опис № 2-К справ з кадрових питань за 2007-2008 роки фонду № 11 «Центральний державний електронний архів України», що складається з описових статей до 13 справ.

Складено опис № 1 фонду № 12 «Електронні інформаційні ресурси Українського національного інформаційного агентства «УКРІНФОРМ», що складається з описової статті до 1 електронного інформаційного ресурсу.

Складено опис № 1 фонду № 14 «Позачергові вибори Президента України 2014, що складається з описових статей до 10 архівних копій веб-сайтів.

Складено опис № 1 фонду № 15 «Тримбач Сергій Васильович (р.н. 1950) – український кінознавець, історик кіно, заслужений діяч мистецтв України, лауреат Державної премії України ім. О. Довженка», що складається з описових статей до 26 документів особового походження в електронній формі.

Удосконалено описи архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню фондів №№ 1-6.

Підготовлено до зшивання справи фондів №№ 1-10.

Усі дані архівних колекцій і прийнятих електронних інформаційних ресурсів внесені до облікової документації та до облікової бази даних ЦДЕА України.

3.3.  Оптимізовано розміщення фондів у сховищі ЦДЕА України. Здійснено переведення сховища ЦДЕА України на роботу під керуванням нової версії операційної системи FreeBSD 10.0. Встановлено оновлення безпеки серверу та сховища ЦДЕА України.

Кімнату № 28 обладнано під серверну – у звітний період завершено роботи по проведенню мережевих кабелів до кімнати № 28, демонтуванню мережевої шафи в кімнаті № 27 та розміщенню її в кімнаті № 28, перенесено серверне та комутаційне обладнання з кімнат № 100 та № 27 до кімнати № 28, здійснено його налаштування.

Здійснено модернізацію одного з серверів ЦДЕА України , а саме інсталяцію у єдину апаратну систему.

Проведено підбір оптимальної моделі моніторингу інформаційно-комунікаційної системи ЦДЕА України та реалізація її методом налаштування комплексної системи моніторингу програмно апаратних засобів «Nagios».

Підготовлено список першочергових апаратних та програмних засобів, необхідних для забезпечення функціонування інформаційно-комунікаційної системи ЦДЕА України, передано до планово-економічного відділу для врахування в бюджетному запиті на 2015 рік.

Для організації роботи над темою «Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації» в інформаційній системі ЦДЕА України створено тестовий майданчик у межах якого встановлено та налаштувано програмне забезпечення Calculate Directory Server 13.11 та Calculate Linux Desktop 13.11 KDE.

Упродовж 2014 року постійно здійснювалася підтримка внутрішнього та офіційного веб-сайтів ЦДЕА України.

5.1. На виконання наказу Укрдержархіву № 99 від 22.07.2013 у I кварталі 2014 року ЦДЕА України проводились такі заходи присвячені 200 річчю від дня народження Шевченка Т. Г.:

– створено електронну версію експозиції документів, що було представлено в межах урочистого відкриття виставки архівних документів до 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка «На вічному шляху до Тараса», яка відбулася 27 лютого 2014 року в приміщені Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України. До електронної версії експозиції заступником директора ЦДЕА України Ковтанюком Ю. С. створено програму для інтерактивного перегляду документів за допомогою сенсорного екрану, що було встановлено на виставці та надано у вільне користування відвідувачів. Директор ЦДЕА України Ус О. М. вела постійну роботу з керівниками архівних установ та музеїв щодо своєчасного отримання матеріалів для створення електронної експозиції документів. В опрацюванні цифрових фотодокументів та оформлені електронних стендів взяли участь співробітники відділу інформаційних технологій та сектора використання інформації документів;

– на виконання плану виставкової діяльності на 2014 рік, сектором використання інформації документів підготовлено та розміщено на офіційному веб-сайті онлайн-виставку «Слово про Кобзаря (до 200-річчя від дня народження Т. Г. Шевченка). Виставка містить фото та відео матеріали, які висвітлюють багатогранну діяльність Тараса Шевченка у різних сферах суспільного життя і показують значення його спадщини для сучасної України.

Онлайн виставки на офіційному сайті ЦДЕА України:

– на виконання доручення Укрдержархіву від 25.06.2014 № 02.4/2636 на сайті ЦДЕА України оновлено онлайн-виставку «До дня прийняття Конституції України» інформацією про Пилипа Орлика – автора першої української Конституції»;

– з нагоди відзначення 23-ї річниці незалежності України підготовлено онлайн-виставку «До Дня незалежності України», яка опублікована на офіційному веб-сайті ЦДЕА України у розділі «Виставки онлайн». Виставку перекладено російською мовою та зроблено анотацію англійською мовою;

– наповнено інформацією підрозділ «Претенденти до включення у список світової спадщини» онлайн-виставки «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та оновлено актуальною інформацією онлайн-виставку «Охорона праці та безпека життєдіяльності».

5.7. ЦДЕА України вживалися заходи для поліпшення роботи із зверненнями громадян, зокрема на офіційному веб-сайті створено консультативну сторінку «Звернення громадян», яка містить узагальнену інформацію про організацію роботи із зверненнями громадян, графік особистого прийому громадян.

Упродовж року ЦДЕА України проводилася систематична оцінка стану організації роботи із зверненнями громадян. Результати виконання запитів та звернень заслуховувалися на оперативних нарадах та на колегії ЦДЕА України, узагальнена інформація вчасно подавалася до Укрдержархіву.

5.8. За 2014 року на адресу ЦДЕА України надійшли 11 офіційних запитів від громадян України. З них: соціально-правового характеру – 10, тематичного – 1. Всі запити розглянуті у встановлений законодавством термін. Слід відзначити зростання у звітному періоді кількості запитів, що надійшли на електронні адреси ЦДЕА України, а саме – 358 запитів від громадян, що на 22 більше, ніж у 2013 році.

Звернення та запити, які надходили до ЦДЕА України, являлися непрофільними, у зв’язку із чим вони пересилалися за належністю в архівні установи або заявнику надавалися відповідні рекомендації щодо можливого місцезнаходження запитуваних документів.

5.9.  У межах міжнародного співробітництва ЦДЕА України було встановлено контакт:

– з групою іспанських архівістів, що виступили з міжнародною ініціативою «Innovation project on Digital Heritage» щодо створення Європейського веб-музею (The W3Museum). ЦДЕА України було підготовлено пропозиції до співпраці, що зацікавили організаторів проекту The W3Museum;

– громадською організацією «Вікімедіа Україна» ЦДЕА України внесено до списку ініціатив веб-архівування Wikipedia (Web archiving initiatives);

– підтримувався зв’язок з архівною школою Міжнародного інституту архівної справи міст Трієста та Марібору (Італія): до школи направлені друковані видання: довідник «Archives of Ukraine – Guide-book» та випуск 1 2014 року науково-практичного журналу «Архіви України», що містить статтю директора архіву Ус О. М. «23-й Міжнародний день архівів та 7-а осіння архівна школа Міжнародного інституту архівної справи міст Трієста та Марібору» про її участь у 23-й Міжнародний конференції Міжнародного інституту архівної справи, що відбулася 20-23 жовтня 2013 року в м. Трієст (Італія); велися перемови про друк статей працівників ЦДЕА України англійською та італійською мовами.

5.11. Начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. взяв участь і виступив з доповіддю на XIV Міжнародній конференції архівів країн Центральної та Східної Європи «Комплектування архівів у цифровому світі XXI сторіччя», що відбулася 22-23 травня 2014 року у м. Варшава. Тема доповіді «Критерии оценки электронных информационных ресурсов как источника исторической информации».

5.12. У звітний період проводилася активна робота із засобами масової інформації (далі – ЗМІ), профільними та періодичними виданнями.

Опубліковано 3 інформаційних повідомлення у ЗМІ:

– про відкриття онлайн-виставки «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» в електронному ЗМІ – на сайті інформаційного агентства RegioNews – «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні: презентовано унікальну онлайн-виставку»;

– про застосування ЦДЕА України новітніх технологій під час проведення виставки фото, архівних документів та матеріалів з нагоди 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка: «На вічному шляху до Тараса (1814-1861)» – апаратно-програмного рішення для інтерактивного перегляду електронних копій документів за допомогою сенсорних екранів:

1. в електронному ЗМІ – на сайті інформаційного агентства RegioNews – «На вічному шляху до Тараса Шевченка: новітні технології у виставковій діяльності держархівів України»;

2. в електронному ЗМІ – на сайті інформаційного агентства Еще-News – «Новітні технології у виставковій діяльності державних архівів України».

Опубліковано 2 статті у періодичних виданнях:

– до науково-практичного журналу «Секретар-референт» № 10 статтю «Переваги та недоліки електронного документообігу» начальника відділу формування НАФ та діловодства Кручініної Т. Г.;

– до науково-практичного журналу «Секретар-референт» № 12 статтю «Нові вимоги до підготовки архівістів» завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.

Опубліковано 5 статей у профільних виданнях:

У науково-практичному журналі «Архіви України»:

– у № 1 статтю «23-й Міжнародний день архівів та 7-а осіння архівна школа Міжнародного інституту архівної справи міст Трієста та Марібору» директора ЦДЕА України Ус О. М.;

– у № 3 статтю «XIV Міжнародна конференція архівів країн Центральної та Східної Європи «Комплектування архівів у цифровому світі ХХІ сторіччя» начальника відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я.;

– у № 4-5 статтю «Вибір технологій та програмних засобів для створення архівних копій веб-сайтів» головного спеціаліста відділу інформаційних технологій Фіткуліна О. Т.;

– у № 6 статтю «Критерії оцінки систем керування базами даних державного архіву на прикладі Центрального державного електронного архіву України» завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.

У випуску 8 наукової збірки «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань» надруковано статтю «Нормативне та методичне забезпечення зберігання електронних інформаційних ресурсів в Україні» начальника відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я.

Підготовлено та надіслано до редакції рукописи 3 статей:

науково-практичного журналу «Секретар-референт»:

– статтю «Електронні інформаційні ресурси, що створюються у діловодстві та шляхи їх підготовки до передавання на архівне зберігання» заступника директора Ковтанюка Ю. С.;

– перелік питань для інтерв’ю із заступником директора ЦДЕА України Ковтанюком Ю. С. «Роль діловода в сучасному електронному діловодстві», що підготовлені завідувачем сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В.;

– наукового щорічника «Студії з архівної справи та документознавства» статтю «Критерії оцінювання електронних інформаційних ресурсів як джерел історичної інформації» начальника відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я.

Всі статті розглянуто та схвалено на засіданнях НМР ЦДЕА України.

На виконання Пріоритету у роботі Державної архівної служби України на 2014 рік щодо розширення доступу до архівної інформації шляхом впровадження новітніх інформаційно-комунікаційних технологій у сферу архівної справи та наказу Укрдержархіву від 27.09.2013 № 1387 «Про заходи щодо прискорення роботи зі створення Інформаційної системи «Архівні фонди України» співробітники ЦДЕА України (заступник директора Ковтанюк Ю. С., начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я., начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О. та головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.) були включені до робочої групи щодо створення електронного Центрального фондового каталогу. В ЦДЕА України велися роботи з коригування структури моделі бази даних Інформаційної системи «Архівні фонди України». Оновлену структуру було вчасно передано до відділу інформаційних технологій Укрдержархіву, що займався адмініструванням серверу та розробкою програмного забезпечення. Після коригування структури моделі бази даних Інформаційної системи «Архівні фонди України» працівниками ЦДЕА України здійснено імпорт даних з регіональних баз даних центральних державних та державних обласних архівів, що були передані в ЦДЕА України. Виправлялись помилки, які були допущені при наповненні регіональних баз даних на місцях та ідентифіковані під час імпорту даних. Роботу Інформаційної системи «Архівні фонди України» було представлено учасникам колегії Укрдержархіву від 18.03.2014, на якому розглядалося питання «Про підсумки роботи державних архівних установ і установ СФД у 2013 році та їх завдання на 2014 рік». Всі учасники робочої групи за вчасне та професійне виконання дорученого завдання наказом Голови Укрдержархіву були премійовані.

В межах співпраці архіву з вищими навчальними закладами у сфері підготовки спеціалістів з документознавства (діловодства), архівознавства та соціальних комунікацій у березні місяці на базі ЦДЕА України (наказ № 11 від 17.03.2014) відбулася професійно-орієнтовна практика 3-х студентів ІІІ курсу Національної академії керівних кадрів культури та мистецтв за спеціальністю 6.0020105 «Документознавство та інформаційна діяльність».

16 квітня 2014 року ЦДЕА України разом із УНДІАСД та ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного провели ознайомчу екскурсію з роботою архівних установ для групи студентів Національної академії керівних кадрів культури та мистецтва.

15 грудня 2014 року на базі ЦДЕА України за наказом директора розпочато професійно-орієнтовну практику 3-х студентів ІV курсу Національної академії керівних кадрів культури та мистецтв за спеціальністю 6.0020105 «Документознавство та інформаційна діяльність», що завершиться 15.01.2015.

Наприкінці I кварталу 2014 року Укрдержархівом було проведено комплексну перевірку діяльності ЦДЕА України за 2011-2013 рр. За результатами перевірки комісією Укрдержархіву було складено довідку. Результати перевірки розглядалися на колегії Укрдержархіву. На підставі рішення колегії Укрдержархіву від 17.04.2014 № 4/1, що було введено в дію наказом від 28.04.2014 № 52, до 16.05.2014 було підготовлено «План заходів щодо усунення недоліків у діяльності ЦДЕА України, виявлених під час комплексної перевірки. Результати комплексної перевірки разом з Планом усунення недоліків – розглянуто на колегії ЦДЕА України. План усунення недоліків схвалено колегією ЦДЕА України (протокол від 12.05.2014 № 3), введено в дію наказом директора ЦДЕА України від 15.05.2014 № 15 та листом надіслано до Укрдержархіву.

План усунення недоліків виконується вчасно. Розгляд питань про виконання цього плану передбачено планом колегії ЦДЕА України на 2014 рік.

З 20 жовтня по 12 листопада 2014 року Рахунковою палатою України було проведено перевірку ефективності використання коштів державного бюджету, виділених ЦДЕА України у 2013 році та за 9 місяців 2014 року.

Результати перевірки розглядалися окремим питанням на засіданні колегії ЦДЕА України. З метою усунення виявлених недоліків прийнято відповідне рішення колегії та видано наказ із зазначенням відповідальних та строків виконання.

Станом на 1 січня 2015 року в ЦДЕА України працює 20 осіб, з яких 17 – державні службовці.

У 2014 році звільнилося 3 особи (недержавні службовці). Із них два недержавних службовця звільнилися за власним бажанням, один  – за переведенням до Центрального державного кінофотофоноархіву України ім. Г. С. Пшеничного.

У 2014 році на роботу прийнято 3 особи: головного спеціаліста у відділ формування НАФ та діловодства; провідного архівіста відділу забезпечення збереженості та обліку, головного спеціаліста фінансово-економічного відділу.

Станом на 1 січня 2015 року вакантними є посади: провідного спеціаліста та провідного архівіста відділу формування НАФ та діловодства; головного та провідного спеціаліста, головного наукового співробітника відділу інформаційних технологій; головного спеціаліста та 2 провідних архівістів відділу забезпечення збереженості та обліку; головного спеціаліста сектора кадрової та режимно-секретної роботи.

Призначення на посади державних службовців у Центральному державному електронному архіві України здійснюється через конкурсний відбір відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 № 169 «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців».

Відповідно до указу Президента України від 25 січня 2012 року № 33/2012 (із змінами) «Про порядок організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування» проводиться спеціальна перевірка щодо осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців, до призначення особи на посаду за її письмовою згодою. За результатами спеціальної перевірки було призначено 1 особу.

Оприлюднення інформації про наявність вакантних посад здійснюється шляхом розміщення оголошення про проведення конкурсу в щотижневику оголошень «АВІЗО», на веб-порталі Державної архівної служби України та веб-сайті ЦДЕА України.

Особові справи державних службовців формуються згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 року № 731 (із змінами).

В особових справах в обов’язковому порядку наявні особові картки за формою П-2ДС, попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції», щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби, декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, прийняття Присяги державного службовця, ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця. Зміни і доповнення щодо кадрових питань вносилися в особові справи вчасно. Відповідно велася документація з кадрових питань, журнали руху особових справ та обліку руху трудових книжок.

Відповідно до наказу від 31.01.2014 № 10-к «Про проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків за підсумками роботи у 2013 році» в ЦДЕА України в лютому 2014 року було проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями ЦДЕА України покладених на них обов’язків і завдань за 2013 рік. Всього оцінюванню підлягало 10 осіб. За результатами оцінювання високі оцінки отримали 8 осіб, добрі – 2. Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, при розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, формуванні кадрового резерву.

Всі державні службовці подали декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2013 рік. Інформацію щодо подання декларацій про доходи державними службовцями архіву за 2013 рік надіслано Укрдержархіву листом від 28.03.2014 № 01/61.

Державній архівній службі України надавалась інформація про виконання вимог антикорупційного законодавства та Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень за 2014 рік.

Ведеться контроль за присвоєнням рангів державним службовцям, обчисленням загального стажу і стажу державної служби, наданням щорічної та додаткової відпустки відповідно до норм чинного законодавства.

Відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19.06.1996 № 658 «Про затвердження Положення про ранги державних службовців» у 2014 році присвоєно черговий ранг заступнику директора архіву Ковтанюку Ю.С., та начальнику відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценку А.О.

У грудні 2014 року переглянуто склад кадрового резерву на посади керівників та спеціалістів, який затверджено наказом директора ЦДЕА України від 15.12.2014 № 44.

На 2015 рік сформовано кадровий резерв на посади: директора архіву, заступника директора, начальника відділу формування НАФ та діловодства, начальника відділу інформаційних технологій, начальника відділу забезпечення збереженості та обліку, начальника фінансово-економічного відділу, завідувача сектором використання інформації документів, головного спеціаліста сектора кадрової та режимно-секретної роботи.

Проводиться робота щодо підвищення кваліфікації працівників архіву. Упродовж 2014 року проводиться робота щодо підвищення кваліфікації працівників ЦДЕА України:

– головний спеціаліст фінансово-економічного відділу Понедільченко Л.І. 01 квітня 2014 року брала участь у тематичному короткостроковому семінарі за темою «Урегулювання конфлікту інтересів», «Антикорупційна експертиза нормативно -правових актів»;

– начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. та завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л.В. 18 квітня 2014 року взяли участь у тренінгу «Лідерство в управлінській діяльності». Короткострокові семінари проходили в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції Міністерства юстиції України;

– директор архіву Ус О. М., заступник директора Ковтанюк Ю.С., завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В. 2 жовтня 2014 року взяли участь у семінарі «Запобігання та протидія корупції з урахуванням вимог нового антикорупційного законодавства» за участю представників Секретаріату Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, Головного управління по боротьбі з організованою злочинністю МВС, Державної фіскальної служби України;

– головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В.В. 4-5 грудня 2014 року взяла участь у короткостроковому семінарі «Організація контролю та виконавської дисципліни в органах влади», який проходив в Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України.

У 2014 році з нагоди святкування Міжнародного жіночого дня 8 Березня оголошено Подяку Державної архівної служби України головному спеціалісту фінансово-економічного відділу Понедільченко Л. І.,  з нагоди святкування Дня працівників архівних установ вручено Грамоту Голови Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації начальнику фінансово – економічного відділу Прохоренко Т. А.

Згідно Закону України «Про охорону праці» та вимог відомчої статистичної звітності про стан умов та безпеки праці (форма № 1-УБ) ЦДЕА України не відноситься до установ, у роботі якої використовуються небезпечні технологічні процеси або механізми. Крім того, ЦДЕА України не має власних будівель та споруд.

На 1 липня 2014 рік в ЦДЕА України працює 20 осіб. З них 6 чоловіків та 14 жінок. Дві особи є інвалідами третьої групи. Дві особи знаходиться у декретній відпустці. Працюючих неповнолітніх осіб та вагітних жінок немає. Кількість працюючих жінок становить 70% (14 осіб) від загальної кількості працівників ЦДЕА України, а чоловіків – 30%. У порівнянні з 2013 роком зазначене співвідношення не змінилося.

До позитивних чинників, які впливають на загальний високий рівень продуктивності праці та загальний низький рівень захворювань, слід віднести невисокий середній вік працівників, що складав у звітному періоді приблизно 36 років.

З метою попередження виробничого травматизму та надзвичайних ситуацій у ЦДЕА України регулярно проводяться планові та позапланові інструктажі співробітників з правил техніки безпеки на робочому місті та правил протипожежної безпеки.

За звітній період не було зафіксовано випадків виробничого травматизму та випадків професійних захворювань.

04.02.2014 на виконання наказу ЦДЕА України від 30.01.2014 № 4 «Про заходи щодо посилення стану збереження архівних документів та підвищення рівня пожежної безпеки» було створено комісію для перевірки стану охоронного та протипожежного режимів в приміщеннях ЦДЕА України на чолі з заступником директора Ковтанюком Ю. С. За результатами обстеження приміщень було виявлено щілини у зовнішній стіні кімнати 101, що призводило до суттєвого зниження температури у зазначеному приміщенні. Щілини було ліквідовано силами ДЕКС ЦДАУ України за заявкою ЦДЕА України. Це дало змогу суттєво підвищити температуру повітря у кімнаті 101 та відновити нормальні умови для роботи.

У 2013 році наказом директора ЦДЕА України провідного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства Муравйову В. В. призначено відповідальною за забезпечення вирішення питань охорони праці в ЦДЕА України. На 2014 рік заплановане її навчання на курсах підвищення кваліфікації з питань охорони праці за умови відповідного фінансування. У зв’язку з відсутністю фінансування у I півріччі 2014 року навчання не проводилося.

За звітний період Муравйовою В. В. у співпраці з начальником відділу інформаційних технологій Купрунцем Т. Я. та завідувачем сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В. розроблено низку інструкцій з охорони праці, які затверджені директором ЦДЕА України та введені в дію відповідним наказом:

– Інструкцію з функціональних обов’язків особи відповідальною за забезпечення вирішення питань охорони праці в ЦДЕА України;

– Інструкцію з охорони праці № 1 «Проведення вступного інструктажу для працівників ЦДЕА України»;

– Інструкцію з охорони праці № 2 «Про заходи пожежної безпеки у приміщеннях ЦДЕА України»;

– Інструкцію з охорони праці № 3 «Застосування первинних засобів пожежогасіння, їх утримання та зберігання»;

– Інструкцію з охорони праці №4 «Доступ працівників та відвідувачів до приміщень ЦДЕА України»;

– Інструкцію з охорони праці № 5 «Надання першої медичної допомоги»;

– Інструкцію з охорони праці № 6 «Праця жінок у період вагітності»;

– Інструкцію з охорони праці № 7 «Прибирання у службових кабінетах та сховищах ЦДЕА України»;

– Інструкцію з охорони праці № 8 «Робота з персональним комп’ютером та периферійними пристроями»;

– Інструкцію з охорони праці № 9 «Безпечне користування електроприладами»;

– Інструкцію з охорони праці № 10 «Виконання робіт на копіювальних апаратах».

Для реєстрації Інструкцій заведено журнал Реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці. Для забезпечення примірниками Інструкцій відповідальних за протипожежний стан у приміщеннях у структурних підрозділах та створення куточка з охорони праці було заведено журнал Обліку видачі інструкцій з охорони праці на підприємстві. Всі Інструкції зареєстровані, а їх примірники видані відповідальним за протипожежний стан у приміщеннях у структурних підрозділах.

Співробітники ЦДЕА України взяли участь у щорічної всеукраїнській акції з благоустрою «За чисте довкілля» на виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 31.03.2010 № 777-р «Деякі питання проведення щорічної всеукраїнської акції з благоустрою «За чисте довкілля» та дня благоустрою територій населених пунктів (зі змінами)». Звіти про участь у акції було своєчасно направлено до Укрдержархіву на виконання наказу Державної архівної служби України від 21.03.2014 № 4-Г.

Питання охорони праці в ЦДЕА України один раз на рік розглядається на засіданні колегії. Останній раз це питання розглядалося 26 лютого 2014 року.

Пожежну безпеку в ЦДЕА України організовано на підставі чинного законодавства України у цій сфері, а також відповідно до «Порядку дій працівників ЦДЕА України при виникненні пожежі», що 08.01.2013 затверджено директором і введено в дію наказом від 08.01.2013 № 5. Цим наказом призначені відповідальні за пожежну безпеку по архіву та окремих приміщеннях, та відповідальні за утримання і експлуатацію технічних протипожежних засобів. Останні зміни щодо відповідальних відбулися у II кварталі 2014 року. Відповідними наказами було призначено відповідальних за пожежну безпеку у кімнатах №№ 28 і 100.

У відповідності до вимог «Програми проведення вступного та первинного протипожежних інструктажів», що погоджено з ГТУМНС України в Солом’янському районі м. Києва та введено в дію наказом від 04.01.2013 № 4, в ЦДЕА України проводились чергові (повторні) та позачергові (вступні, первинні), а також позапланові (за наказами Укрдержархіву) інструктажі з пожежної безпеки. Проведення зазначених інструктажів зафіксовано у спеціальному журналі. У II кварталі 2014 року заведено окремий журнал первинного інструктажу.

У звітний період у кожній кімнаті ЦДЕА України оновлена наочна агітація у куточку з технічної безпеки – розташовано нові плакати формату А2, присвячені охороні праці та пожежній безпеці.

Заходи щодо пожежної безпеки в ЦДЕА України у 2014 році здійснювалися відповідно до «Плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в ЦДЕА України на 2014 рік», що затверджений директором архіву та направлено до Укрдержархіву. Звіти щодо виконання цього плану своєчасно надсилаються до Укрдержархіву.

Приміщення ЦДЕА України архіву забезпечені аптечками та вогнегасниками.

Аптечки укомплектовані у повному обсязі, їх склад оновлюється по мірі завершення терміну придатності лікарських засобів.

Всі вогнегасники знаходяться у справному технічному стані. Їх чергове обслуговування (перевіряння) заплановано восени разом з іншими приладами пожежогасіння, що розташовані і приміщеннях комплексу споруд Центральних державних архівних установ України.

Для запобігання випадків невідповідного користування нештатними джерелами опалювання (залишення пристроїв не вимкненими у неробочий час або без нагляду, робота пристроїв тривалий час без провітрювання приміщень тощо) керівництво ЦДЕА України неодноразово проводило роз’яснювальну роботу та здійснює постійний контроль за дотриманням режиму пожежної безпеки в архіві разом з особами відповідальними за стан пожежної безпеки у закріплених за ними робочих кімнатах.

За 2014 році порушень техніки безпеки та ситуацій, що загрожують пожежній безпеці не виявлено.

На виконання наказу Укрдержархіву від 29.01.2014 р. № 15 «Про заходи щодо посилення стану збереження архівних документів, страхового фонду документації та підвищення рівня пожежної безпеки в архівних установах, спеціальних установах СФД, бюджетній установі «Фонд», установі мікрографії» в ЦДЕА України було проведено відповідні заходи, про що направлено звіт до Укрдержархіву.

Питання стану пожежної безпеки в ЦДЕА України один раз на рік розглядається на засіданні колегії. Розгляд цього питання у цьому році заплановано на 30 вересня 2014 року.

22 жовтня 2014 року заступник директора Ковтанюк Ю. С. та начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г., як відповідальні за пожежну безпеку в архіві, взяли участь у практичному навчанні з пожежної безпеки на території комплексу споруд ЦДАУ України, що було організовано Дирекцією з експлуатації цього комплексу споруд.

Складено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в ЦДЕА України на 2015 рік та направлено до Укрдержархіву.

Цивільний захист (оборона) населення в ЦДЕА України організовано на підставі чинного законодавства України у цій сфері. На виконання вимог законодавства та наказів Укрдежархіву у ЦДЕА України функціонує штаб цивільного захисту (оборони), евакуаційна комісія, оперативна група, невоєнізовані формування цивільного захисту, а саме: рятувальна група, протипожежна команда, група хімічного і радіаційного спостереження, група зв’язку та оповіщення, група укриття, санітарна ланка. Затверджені відповідні положення про комісію з питань надзвичайних ситуацій та евакуаційну комісію, функціональні обов’язки особового складу, календарний план, структура та положення про евакуаційну комісію, функціональні обов’язки голови комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій ЦДЕА України, відомості оповіщення та збору начальника цивільного захисту (оборони), начальника штабу, оперативної групи, командирів невоєнізованих формувань ЦДЕА України, плани-схеми оповіщення керівного складу та співробітників в умовах особливого періоду.

У зв’язку із кадровими змінами в особовому складі ЦДЕА України у склад штабу, евакуаційної комісії, оперативної групи, невоєнізованих формувань та схеми оповіщення керівного складу та структурних підрозділів вносились відповідні необхідні зміни. Останній раз подібні зміни перезатверджувалися 04 листопада 2014 року.

Заходи щодо цивільного захисту (оборони) в ЦДЕА України у 2014 року здійснювалися відповідно до «Плану основних заходів цивільного захисту Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік», що затверджений директором архіву та направлений до Укрдержархіву. Звіти щодо виконання цього плану своєчасно двічі на рік до 10 січня та 10 липня надсилаються до Укрдержархіву за формою 1, а до 10 липня – за формою 2 – з Пропозиціями до плану основних заходів цивільного захисту Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік. Всі звіти у 2014 році надіслано вчасно.

У межах виконання плану заходів з питань цивільного захисту ЦДЕА України проводились чергові (повторні) та позачергові (вступні, первинні), а також позапланові (за наказами Укрдержархіву) інструктажі з техніки безпеки та пожежної безпеки; а також заняття з вивчення відповідних базових нормативних актів.

Інформація у розділі «БЖД» (безпека життєдіяльності) та на електронних стендах «Інформаційно-довідковий стенд з питань цивільного захисту» й «Охорона праці та безпека життєдіяльності», що розташовані на веб-сайті ЦДЕА України, підтримується в актуальному стані.

Відповідно до плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в ЦДЕА України на 2014 рік відповідальні особи здійснюють щоденний огляд приміщень. Більш ретельний огляд здійснюється щотижнево в останній робочий день (перед вихідними) або позапланово перед святковими днями.

Слід зазначити, що за період існування ЦДЕА України не встановлено випадків будь-яких надзвичайних ситуацій, що можуть призвести до загрози здоров’ю, життю працівників архіву або завдати матеріальних ушкоджень будівлі, приміщенням або матеріальним цінностям.

Питання про здійснення заходів щодо організації цивільного захисту (цивільної оборони) населення в ЦДЕА України один раз на рік розглядається на засіданні колегії. Останній раз це питання розглядалося 30 липня 2014 року.

Складено План основних заходів цивільного захисту Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік та направлено до Укрдержархіву.






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

12-16 листопада 2018 року

Відбудеться стажування представників ЦДЕА України та Державного центру збереження документів НАФ за напрямами: електронний документ, оцифровка документів; реставрація архівних документів. Місце проведення: м. Варшава, Республіка Польща. Програма 1. Програма 2.

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн