ЗВІТ
про роботу ЦДЕА України у І кварталі 2013 року






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

30 березня 2013 року

У І кварталі 2013 року діяльність Центрального державного електронного архіву України (далі – ЦДЕА України) здійснювалася відповідно до Плану розвитку архівної справи на 2013 рік (форма 101), Плану науково-дослідної та методичної роботи на 2013 рік (форма 102), Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2013 рік (форма 104), Плану роботи науково-методичної ради ЦДЕА України на 2013 рік, планів відділів, секторів, індивідуальних планів співробітників.

Протягом звітного періоду проведено 2 засідання колегії на яких розглядалися наступні питання:

– про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України із запитами та зверненнями громадян за 2012 рік (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л.&nbspВ.);
-про здійснення заходів щодо охорони праці в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України у 2012 році та пріоритети розвитку на 2013 рік (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О. М.);

Проведено 1 засідання науково-методичної ради на якому розглядалися програми дослідження науково-методичних тем ЦДЕА України на 2013 рік:
– Вибір технологій та програмних засобів для копіювання веб-сайтів. Аналітичний огляд (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В.);
– Вибір системи управління базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд (доповідач – провідний архівіст сектора використання інформації документів Хоменко А. Ю.);
– XML-схема метаданих уніфікованого інформаційного об’єкту. Методичні рекомендації (доповідач – головний науковий співробітник відділу інформаційних технологій Чекатков А. О.);
– Визначення набору обліково-довідкових даних для забезпечення автоматизації створення обліково-довідкового апарату державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні у Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Довідково-пошуковий апарат Центрального державного електронного архіву України. Вимоги (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Облік документів особового походження в електронній формі у Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (доповідач – головний науковий співробітник відділу забезпечення збереженості та обліку Кириченко В. М.);
– Облік електронних документів в Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (Нова редакція) (доповідач – провідний архівіст відділу забезпечення збереженості та обліку Пашкевич О. А.);
– Порядок перевіряння наявності та стану архівних копій веб-сайтів в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Міщенко О. А.);
– Процеси автоматизації приймання документів особового походження в електронній формі на постійне зберігання до Центрального державного електронного архіву України. Вимоги (доповідач – головний науковий співробітник відділу інформаційних технологій Чекатков А. О.);
– Інструкція користувача інформаційно-комунікаційної системи Центрального державного електронного архіву України (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.).

Проведено 3 засідання експертно – перевірної комісії на яких розглядалися наступні питання:
– про розгляд та схвалення звіту про роботу експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України за 2012 рік (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– про розгляд та схвалення описових статей архівної колекції «Євро-2012» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– про розгляд та схвалення опису архівної колекції «Євро-2012» (доповідач – Стеценко А. О.);
– про розгляд висновку та історичної довідки Державної установи «Український центр інформаційних технологій та Національного реєстру» Міністерства охорони здоров’я та cхвалення опису електронного інформаційного ресурсу, «Державний реєстр України осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 25 грудня 2012 р.» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про розгляд висновку та історичної довідки ліквідованого Указом Президента України від 09.12.2010 № 1085/2010 «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» Державного комітету України у справах національностей та релігій та схвалення опису електронного інформаційного ресурсу «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій» (доповідач – Радченко С. В.);
– про розгляд та погодження Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.).

На виконання наказу Державної архівної служби (далі – Укрдержархів) від 17.12.2012 № 189 «Про організацію виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.11.2012 № 1103 «Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання» було внесено зміни до Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України, що схвалено протоколом засідання ЕПК ЦДЕА України від 05.03.2012 № 1 та затверджено наказом директора від 07.03.2013 № 11.

Відділом формування НАФ та діловодства проводилася наступна робота:
– у межах ініціативного документування «Парламентські вибори – 2012»: участь у проведенні технічної перевірки та підготовці локальних копій веб-сайтів до архівного зберігання (спільно з відділом інформаційних технологій; виправлення помилок пов’язаних з зовнішніми особливостями локальних копій веб-сайтів; проведено повторне копіювання відсутнього контента для локальних копій веб-сайтів; проведення експертизи цінності копій веб-сайтів у процесі комплектування; складання експертних висновків за результатами проведення експертизи та технічної перевірки локальних копій веб-сайтів; ведення реєстраційно-контрольних карток; ведення карток обліку роботи з юридичними та фізичними особами (ЕІР);
– розпочато роботу з ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»: пошук веб-ресурсів по темі; проведення попередньої експертизи цінності інформації веб-сайтів; виявлення правовласників веб-сайтів; встановлення зв’язків з правовласниками веб-сайтів; проведення роз’яснювальної роботи з правовласниками веб-сайтів; укладання договорів архівного зберігання; укладання попереднього списку веб-сайтів та їх правовласників, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»;
– завершено усі види робіт по прийманню на зберігання до ЦДЕА України електронних інформаційних ресурсів: копію «Державного реєстру України осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» в електронній формі станом на 25 грудня 2012 року переданого на депоноване зберігання Державною установою «Український центр інформаційних технологій та Національного реєстру» Міністерства охорони здоров’я України; офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій переданого на постійне зберігання у зв’язку з ліквідацією юридичної особи Державного комітету України у справах національностей та релігій;
– провідний спеціаліст відділу Муравйова В. В., як секретар ЕПК, брала участь в організації проведення засідань комісії та веденні облікової документації ЕПК ЦДЕА України. Всі документи розміщено на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України;
– працівники відділу (Муравйова В. В., Кручініна Т. Г.) взяли участь у підготовці проекту Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України;
– провідний спеціаліст відділу Муравйова В. В. постійно здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у ЦДЕА України. Готує зведення про хід і терміни виконання документів, поставлених на контроль. Крім того, Муравйова В. В. взяла участь у внесенні звітних відомостей у план-звіт роботи ЦДЕА України за I квартал 2013 року (110 форма) на підставі планів-звітів роботи структурних підрозділів на 2013 рік (111 форма).

Відділом забезпечення збереженості та обліку проводилася наступна робота:
– з підготовки описових статей та опису до архівної колекції веб-сатів «Євро – 2012». На внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України розміщено 9 описових статей та 1 опис;
– з обліку архівної колекції «Євро-2012». Колекцію взято на облік;
– з наповнення електронної номенклатури справ відділу;
– начальник відділу Стеценко А. О., як секретар НМР, брав участь в організації проведення засідань ради та веденні облікової документації НМР ЦДЕА України. Всі документи розміщено на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України;
– провідний архівіст відділу забезпечення збереженості та обліку Пашкевич О. А., як секретар колегії ЦДЕА України, брала участь в організації проведення засідань колегії та веденні облікової документації колегії ЦДЕА України. Всі документи розміщено на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України;
– постійно ведеться робота з наповнення бази даних облікової електронної документації ЦДЕА України;
– на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України всі розділи постійно оновлюються. Створено та наповнено розділ «ЕПК»;
– разом з відділом інформаційних технологій на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України створено та налаштовано робочі папки розробок ЦДЕА України 2013 року та архів 2012 року;
– продовжувався процес дослідження системи управління даними Joomla 3. 0. 3 та її модулів. В ході дослідження було виявлено, що дана система містить багато помилок і не задовольняє потреби ЦДЕА України. Дослідження зупинено. Поряд з цим розпочато дослідження системи управління даними Drupal 7 та її модулів та створення проекту нової структури та на наповнення внутрішнього веб-сайта ЦДЕА України на платформі Drupal  7;
– проводились заходи щодо оптимізації роботи двох персональних комп’ютерів у відділі.

Відділом інформаційних технологій проводилася наступна робота:
1. У межах ініціативного документування ЦДЕА України:
– проводилась технічна перевірка локальних копій веб-сайтів, що входять до архівної колекції «Парламентські вибори – 2012»;
– здійснено виправлення виявлених помилок та підготовка протоколів технічної перевірки. Значна частина контенту, через помилки в посиланнях довантажувалась вручну;
2. Здійснювалася підтримка та вдосконалення програмно-апаратного забезпечення ЦДЕА України:
– у межах виконання рішення колегії щодо проведення дослідної експлуатації системи управління базами даних на офіційному веб-сайті ЦДЕА України (протокол від 28.12.2012 № 8) було встановлено та налаштовано базу даних PostgreSQL та веб-сервер Apache;
– підготовлено тестову платформу для впровадження програмного засобу селективного копіювання веб-сайтів;
3. Виконувався постійний супровід офіційного веб-сайту ЦДЕА України та бази даних ЦДЕА України;
4. Проводився постійний моніторинг апаратно-програмного забезпечення ЦДЕА України, його обслуговування та ремонт або організація робіт з обслуговування та ремонту обладнання в спеціалізованих установах.

Сектором використання інформації документів проводилася наступна робота:
1. З опрацювання запитів, що надійшли до ЦДЕА України. Протягом І кварталу 2013 року надійшло 81 запит від громадян, що на 32 більше, ніж за аналогічний період у 2012 році. З них: соціально-правового характеру – 66, генеалогічного – 12, тематичного – 3. На всі запити надано відповідь та їх зареєстровано в електронному журналі реєстрації запитів;
2. У напрямку підвищення ефективності функціонування веб-сайта ЦДЕА України:
– супроводом, інформаційним наповненням та літературним редагуванням рубрик веб-сайту ЦДЕА України;
– підготовкою матеріалів щодо проведених заходів для публікації на веб-сайті;
– пошуком актуальних новин у мережі Інтернет по темі впровадження електронного документообігу, електронного урядування, технологій зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів та розміщенням їх в рубриці «Новини» та «Анонси»;
-на головній сторінці веб-сайту підготовлено нові рубрики «Публічна інформація, а також «Питання відповіді», де розміщені відповіді на найбільш часті запитання, які надходять на адресу ЦДЕА України;
– за результатами програмного засобу Coogle analatics, y І кварталі 2013 року загальна кількість відвідувачів веб-сайту ЦДЕА України становила 16 177, з них унікальних відвідувачів 12 085.

Сектором кадрової та режимно-секретної роботи проводилася наступна робота:
1. Підготовлено наступні документи:
– звіти Солом’янському районному центру зайнятості про наявність вакансій ф. № 3-ПН;
– графік щорічних відпусток на 2013 рік;
– статистичні звіти за формами № 7-ТНВ, № 1-к, № 6-Б., № 6-ПН, № 9-ДС;
– інформацію про стан виконання «Програми щодо запобігання і протидії корупції на 2011-2015 роки в ЦДЕА України»;
– пропозиції до Укрдержархіву щодо участі державних службовців у тематичних короткострокових семінарах у 2013 році;
– наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;
2. Веденням наступних документів:
– книг наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження; стягнення; обліку руху трудових книжок та вкладишів до них; обліку руху особових справ державних службовців; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, формування особових справ працівників архіву;
– реєстрації вхідних та вихідних документів;
– табелю виходу на роботу працівників архіву;
3. Проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків за підсумками роботи у 2012 році;
4. Серед працівників ЦДЕА України велась роз’яснювальна робота, спрямована на запобігання і припинення корупційних діянь, державні службовці архіву ознайомлені з вимогами Законів України «Про державну службу», «Про засади запобігання і протидії корупції».

Фінансово-економічним відділом проводилася наступна робота:
1. Вчасно підготовлювалися та здавалися планові звіти до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України, Фонду соціального страхування, Державної податкової адміністрації України, Пенсійного фонду та Управління державної казначейської служби України у Солом’янському районі, до відділу планово-економічної діяльності та бюджетної звітності Укрдержархіву, зокрема:
– підготовлений та зданий звіт фінансово-господарської діяльності ЦДЕА України за 2013 рік (баланс) в УДКСУ Солом’янського р-ну та в відділ бухгалтерського обліку Укрдержархіву;
– вчасно готувалися та здавалися звіти про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7) в УДКСУ Солом’янського р-ну м. Києва (щомісячно);
– звіт про проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти за IV квартал 2012 року в відділ планово-економічної діяльності та бюджетної звітності Укрдержархіву;
– вчасно готувалася та здавалася інформація про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету.
2. Крім того, було здійснено наступну роботу:
– постійно проводилась перевірка відповідності ведення м/о № 1 (каса), м/о № 2 (банк ), м/о № 5 (нарахування заробітної плати), м/о № 6 (постачання підрядниками товарів та послуг), м/о № 8 (авансові звіти);
– зроблені розрахунки до річного кошторису;
– вносилися зміни до штатного розпису в зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати;
– проводилися акти передачі між матеріально-відповідальними особами;
– проводилась реєстрація юридичних зобов’язань, фінансових зобов’язань, платіжних документів;
– вчасно нараховувалась та виплачувалась заробітна плата, постійно заповнюються особові рахунки працівників архіву;
– велися наступні документи: головна книга про фактичні видатки, книга реєстрації договорів; книга вхідної, вихідної документації відділу, книга реєстрації договорів, облік коштів по договорах.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 25.10.2012 № 1571/5 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних державних установах України, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва та Севастополя» було розроблено нову Інструкцію з діловодства у Центральному державному електронному архіві України, що затверджено наказом директора від 11.03.2013 № 12.

У межах співпраці архіву з навчальними закладами у період з 11 лютого 2013 року до 23 лютого 2013 року в ЦДЕА України проходили професійно-орієнтовану виробничу практику з фаху 3 студенти II курсу Інституту менеджменту, ОКР «Бакалавр», спеціальності «Менеджмент організації». За наказом директора ЦДЕА України керівником практики призначено Ковтанюка Ю. С. Всі студенти пройшли практику на відмінно та отримали схвальні висновки щодо їх фахового рівня.

У межах виставкової діяльності було підготовлено онлайн-виставку «Євро-2012», що розміщено на веб-сайті ЦДЕА України.

Участь у нарадах, семінарах, конференціях. Працівники ЦДЕА України взяли участь у наступних заходах:
– у науковій конференції з міжнародною участю «Архівознавство та джерелознавчі галузі знань: проблеми взаємодії на сучасному етапі». Головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив з доповіддю «До питання забезпечення зберігання архівних колекцій веб-сайтів».
– у робочій нараді щодо узгодження форм облікових документів з проекту «Облік електронних документів Національного архівного фонду. Інструкція» з проектами нормативно-правових актів «Правила роботи архівних установ України», «Порядок роботи з електронними документами та їх підготовки до передачі на архівне зберігання», «Облік документів у державних архівах України. Примірна інструкція» (на виконання рішення НМК, відповідно до протоколу засідання НМК від 18.12.2012 № 5). У нараді взяли участь заступник директора Ковтанюк Ю. С. та начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.

Працівники ЦДЕА України постійно підвищують власну кваліфікацію. Протягом звітного періоду головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В. підвищив кваліфікацію за програмою тематичного короткострокового семінару за тематикою:«Ділове українське мовлення. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів».

Проводилася робота з засобами масової інформації щодо друку статей співробітників ЦДЕА України на тему роботи з електронними документами, організації електронного документообігу, підготовки електронних документів до архівного зберігання та їх архівного зберігання. За звітний період у журналі «Секретар-референт» опубліковано інтерв’ю директора ЦДЕА України Ус О. М. на тему «Про особливості роботи з електронними документами в Україні». Головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. підготував та надіслав до редакції фахової наукової збірки «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань» наукову статтю «Електронний інформаційний ресурс з позицій документознавства та архівної справи».






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн