ЗВІТ
про роботу ЦДЕА України у ІI кварталі 2013 року






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

30 червня 2013 року

У ІI кварталі 2013 року діяльність Центрального державного електронного архіву України (далі – ЦДЕА України) здійснювалася відповідно до Плану розвитку архівної справи на 2013 рік (форма 101), Плану науково-дослідної та методичної роботи на 2013 рік (форма 102), Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2013 рік (форма 104), Плану роботи науково-методичної ради ЦДЕА України на 2013 рік, планів відділів, секторів, індивідуальних планів співробітників.

Протягом звітного періоду проведено 2 засідання колегії на яких розглядалися наступні питання:

– про організацію роботи відділу формування НАФ та діловодства щодо комплектування Центрального державного електронного архіву України (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т.&nbspГ.);
– про результати проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);
– про затвердження кошторису Центрального державного електронного архіву України на 2013 рік (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);
– про стан нормативно-методичного забезпечення діяльності Центрального державного електронного архіву України(доповідач – Ковтанюк Ю.&nbspС.);
– про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю.&nbspС.);
– про стан виконання антикорупційного законодавства в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – Романчук Н.&nbspВ.);

Проведено 2 засідання науково-методичної ради на яких розглядалися наступні питання:

– «Облік електронних документів Національного архівного фонду. Інструкція» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про обґрунтування висунення роботи з документознавства «Порядок доступу державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні в ЦДЕА України» на конкурс Державної архівної служби України (Укрдержархів) з науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії, оголошеного наказом Укрдержархіву від 12.03.2013 № 32 (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– «Порядок описування документів особового походження в електронній формі, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
-«Уніфікований інформаційний об’єкт обміну та зберігання електронних документів. Вимоги» (доповідач – головний науковий співробітник відділу інформаційних технологій Чекатков А. О.);
– «Вибір системи управління базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд» (доповідач – провідний архівіст сектора використання інформації Хоменко А. Ю.);
– «Положення про Науково-методичну раду Центрального державного електронного архіву України (Нова редакція)» (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– «Довідково-пошуковий апарат Центрального державного електронного архіву України. Вимоги» (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– «Особливості систем електронного документообігу, які функціонують у державних органах». Стаття до науково-практичного журналу «Архіви України» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В.);
– «Чи варто документи з особового складу зберігати виключно в електронній формі?» Тези статті на веб-сайт ЦДЕА України (доповідач – Паламарчук Л. В.);
– «Приймання-передавання електронних документів до державних архівів». Тези статті до науково-практичного журналу «Діловодство та документообіг» (доповідач – Ковтанюк Ю. С.).

Створення та удосконалення науково-методичної бази для забезпечення постійного архівного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів залишається основним завданням для ЦДЕА України. Дослідження зазначених вище науково-дослідних тем відбувалося з дотриманням плану науково-дослідної та методичної роботи архіву на 2012 р.

За результатами конкурсу Укрдержархіву з науково-методичних і науково-інформаційних робіт з архівознавства, документознавства, археографії, оголошеного наказом Укрдержархіву від 12.03.2013 № 32 роботі «Порядку доступу державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні в ЦДЕА України» (розробник – Загородній О. В.) було присуджено перше місце (протокол засідання НМК Укрдержархіву від 26.06.2013 № 2).

На жаль не уся науково-дослідна та методична робота виконуються на високому фаховому рівні. Так розробки «Вибір системи управління базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд» (виконавець – Хоменко А. Ю.) та «Особливості систем електронного документообігу, які функціонують у державних органах» (виконавець –Радченко С. В.) за рішенням НМР ЦДЕА України (протокол від 19.06.2013 № 3) відправлено на доопрацювання.

Проведено 2 засідання експертно-перевірної комісії на яких розглядалися наступні питання:

– про результати технічної перевірки та схвалення протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Парламентські вибори 2012» за результатами ініціативного документування» (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– про схвалення акту про вилучення для знищення локальних копій веб-сайтів не внесених до колекції «Парламентські вибори 2012» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– про схвалення доповнення історичної довідки веб-сайта «Наша Україна: центральний інформаційний сервер» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про результати проведення експертизи цінності у процесі комплектування архівної колекції «Парламентські вибори 2012» та схвалення експертних висновків локальних копій веб-сайтів (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про схвалення списку веб-сайтів, прийнятих на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про розгляд експертного висновку Державного комітету України у справах національностей та релігій і схвалення Опису № 1 та історичної довідки електронного інформаційного ресурсу, переданого на зберігання в наслідок ліквідації «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій», за актом приймання-передавання електронних інформаційних ресурсів юридичної особи на постійне зберігання від 11.01.2011 № 1 (доповідач – Радченко С. В.);
– про схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та про внесення змін до цього списку (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про журнал реєстрації документів, які подано на розгляд ЕПК» (доповідач – провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.);
– про схвалення історичних довідок веб-сайтів, які планується включити в архівну колекцію «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– про розгляд та схвалення описових статей архівної колекції «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Стеценко А. О.);
– про розгляд та схвалення опису архівної колекції «Парламентські вибори 2012» (доповідач – Стеценко А. О.).

Відділом формування НАФ та діловодства проводилася наступна робота:
– з опрацювання документів особового походження в електронній формі: первинне розбирання документів Петущака В. Д.;
– з ініціативного документування «Парламентські вибори 2012». Планову роботу відділу з цього питання завершено;
– щодо створення архівної колекції веб-сайтів «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» у межах ініціативного документування: укладено попередній список веб-сайтів та за результатами проведення попередньої експертизи складено історичні довідки цих веб-сайтів;
– провідний спеціаліст Муравйова В. В. постійно проводить контроль виконання документів у ЦДЕА України. Готувала зведення про хід і терміни виконання документів, поставлених на контроль. Як секретар ЕПК готувала матеріали на засідання комісії та оформлювала документи за результатами цих засідань. Як відповідальна за охорону праці у ЦДЕА України, підготувала проект «Положення по охороні праці в Центральному державному електронному архіві України».

Відділом забезпечення збереженості та обліку проводилася наступна робота:
– з обліку архівної колекції «Парламентські вибори 2012» (фонд № 6). Створення цієї архівної колекції веб-сайтів завершено;
– зі створення страхового фонду для фонду № 6 – створено 15 копій архівних копій веб-сайтів (далі – &nbspАКВС);
– з підготовки та опрацювання матеріалів колегії та науково-методичної ради;
– з формування справ фондів у ЦДЕА України;
– з наповнення бази даних облікової електронної документації ЦДЕА України;
– з дослідження системи управління даними Drupal 7 та її модулів, а також продовжувалась розробка структури внутрішнього веб-сайта ЦДЕА України та його окремих розділів на платформі Drupal 7.

Відділом інформаційних технологій проводилася наступна робота:
1. У межах ініціативного документування ЦДЕА України:
– проводилось створення страхових копій веб-сайтів, що входять до архівної колекції «Парламентські вибори – 2012»;
– до сховища даних ЦДЕА України було здійснено переміщення АКВС та їх страхових копій всіх архівних колекцій ЦДЕА України;
2. У межах підтримки та вдосконалення програмно-апаратного забезпечення ЦДЕА України:
– розгорнуто програмний комплекс селективного копіювання веб-сайтів Heritrix 3.1.1;
– розпочато роботу по впровадженню вільного програмного забезпечення на робочих місцях користувачів інформаційної системи ЦДЕА України;
– розпочата апробація механізму автоматичного монтування файлової системи сховища даних ЦДЕА України у файлову систему робочих станцій працівників ЦДЕА України;
3. З обслуговування апаратного та програмного забезпечення ЦДЕА України та моніторинг стану комп’ютерної мережі;
4. Щодо постійного супроводу офіційного веб-сайту ЦДЕА України та бази даних ЦДЕА України.

Сектором використання інформації документів проводилася наступна робота:
1. З опрацювання запитів, що надійшли до ЦДЕА України. Протягом ІІ кварталу 2013 року надійшло 62 запити від громадян, що на 47 більше, ніж за аналогічний період у 2012 році. З них: соціально-правового характеру – 41, генеалогічного – 17, тематичного – 4. Разом з тим на адресу ЦДЕА України за звітний період надійшло 4 офіційних запита від громадян, які було відправлено за належністю в інші державні архіви. На всі запити надано відповідь та їх зареєстровано в електронному журналі реєстрації запитів;
2. У напрямку підвищення ефективності функціонування веб-сайта ЦДЕА України:
– супроводом, інформаційним наповненням та літературним редагуванням рубрик веб-сайту ЦДЕА України;
– підготовкою матеріалів щодо проведених заходів для публікації на веб-сайті;
– пошуком актуальних новин у мережі Інтернет по темі впровадження електронного документообігу, електронного урядування, технологій зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів та розміщенням їх в рубриці «Новини» та «Анонси»;
– підготовкою статистичного аналізу відвідувань офіційного веб-сайту ЦДЕА України. За результатами програмного засобу Coogle analatics, y ІІ кварталі 2013 року загальна кількість відвідувачів веб-сайту ЦДЕА України становила 13 245, з них унікальних відвідувачів 9 694;
– постійно проводилася робота по інформаційному наповнення рубрик сторінки сектора на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України, зокрема оновлено розділ «Досвід», «Колегія», «Плани та звіти»;
– з підготовки онлайн-виставки «Євро-2012», яку перекладено російською мовою та до якої підготовлено анотацію англійською мовою.

Сектором кадрової та режимно-секретної роботи проводилася наступна робота:
1. З проведення засідання конкурсної комісії та підготовки протоколу;
2. Щодо здійснення заходів на виконання Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції»: державними службовцями архіву були подані декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за 2012 рік;
3. З підготовки пропозицій щодо потреб у підвищенні кваліфікації державних службовців III–IV категорії посад на 2014 рік;
4. З підготовки наступних документів:
– звіту до Солом’янського районного центру зайнятості про наявність вакансій в архіві;
– запитів до міністерств, служб, управлінь та інспекцій про проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних з виконанням функцій держави та довідки про результати спеціальної перевірки;
5. З постійного ведення наступних документів:
– книг наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, формування особових справ працівників архіву, ведення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, ведення книги обліку руху особових справ державних службовців;
– наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;
– табелю обліку використання робочого часу;
6. З підготовки інформації:
– щодо чисельності працівників бюджетних установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету станом на 1 липня 2013 року;
– щодо кількості фактично зайнятих посад (ставок) працівників бюджетних установ станом на 1 липня 2013 року;
– про стан виконання «Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень в ЦДЕА України за II квартал 2013 року».

Фінансово-економічним відділом проводилася наступна робота:
– з вчасної підготовки та подання звітів до Фонду соціального страхування, Державної податкової адміністрації України, Пенсійного фонду, Управління державної казначейської служби України у Солом’янському районі та в відділ бухгалтерського обліку Державної архівної служби України;
– з внесення змін до штатного розпису в зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати;
– з вчасного нарахування та виплати заробітної плати, постійного заповнювання особових рахунків працівників архіву;
– з вчасної підготовки та подання інформації про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– з ведення головної книги про фактичні видатки, книги реєстрації договорів; книги вхідної, вихідної документації відділу, з ведення обліку коштів по договорах;
– з проведення актів передачі між матеріально-відповідальними особами;
– з реєстрації юридичних зобов’язань, фінансових зобов’язань, платіжних документів.

На виконання наказу Укрдержархіву «Про проведення щорічної всеукраїнської акції з благоустрою «За чисте довкілля» у 2013 році працівники ЦДЕА України взяли участь у низки заходів щодо благоустрою приміщень архіву та закріпленої за ЦДЕА України території у комплексі споруд центральних державних архівних установ України.

Працівники ЦДЕА України взяли участь у наступних нарадах, семінарах, конференціях:
– II міжнародному форумі з електронного цифрового підпису «PKI-Форум Україна 2013». Заступник директора Ковтанюк Ю. С. взяв участь у підготовці форуму як член його програмного комітету. Головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив з доповіддю на круглому столі форуму «Година експерта: архіви та PKI»;
– круглому столі «Електронні інформаційні ресурси в системі сучасних соціальних комунікацій», що відбувся у приміщенні Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського Національної академії наук України. Головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. виступив з доповіддю про електронні інформаційні ресурси;
– VII міжнародному науково-теоретичному семінарі «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань», що відбувся на базі Інституту державного управління і права Київського національного університету культури і мистецтв. На семінарі з доповідями виступили заступник директора Ковтанюк Ю. С. та головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я;
– XIII Міжнародній конференції архівів країн Центральної та Східної Європи «Електронна документація та представлення архівних матеріалів в Інтернеті» із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, яка проводилася Генеральною дирекцією державних архівів Республіки Польщі та Інститутом національної пам’яті Республіки Польщі у м. Варшава. Заступник директора Ковтанюк Ю. С. виступив з доповіддю «Особливості технології постійного зберігання електронних документів та доступу до них в архівах України»;
– семінарі-нараді з питань обліку документів Національного архівного фонду, що було організовано для працівників архівних установ Державною архівною службою України. Начальник відділу забезпечення збереженості та обліку документів Стеценко А. О. виступив перед учасниками семінару з доповіддю «Облік електронних документів Національного архівного фонду». Заступник директора Ковтанюк Ю. С. відповів на запитання учасниками круглого столу, що проводився під час семінару, щодо опрацювання архівних документів в електронній формі;
– щорічній міжнародній науково-практичній конференції «Дні інформаційного суспільства – 2013», що проводиться Національною академією державного управління при Президентові України;
– щорічному літературно-мистецькому святі «Весна в Плютах» з нагоди відзначення Міжнародного дня музеїв та річниці від дня народження українського драматурга О. Корнійчука.

Проводилася робота з засобами масової інформації щодо друку статей співробітників ЦДЕА України на тему роботи з електронними документами, організації електронного документообігу, підготовки електронних документів до архівного зберігання та їх архівного зберігання.

За звітний період надруковано:
– статтю заступника директора Ковтанюка Ю. С. «XIII міжнародна конференція архівів «Електронна документація та представлення архівних матеріалів в інтернеті» із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata» у науково-практичному журналі «Архіви України» (№ 3);
– статтю головного спеціаліста відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я. «Електронний інформаційний ресурс з позицій документознавства та архівної справи» у збірки наукових праць «Термінологія документознавства та суміжних галузей знань» (випуск 7).

За звітний період опубліковано на веб-сайті ЦДЕА України:
– статтю завідувача сектором Паламарчук Л. В. «Електронні документи у кадровій службі»;

За звітний період подано до редакцій видавництв:
– статтю директора архіву Ус О. М. англійською мовою «Співпраця Центрального державного електронного архіву України із науковими установами та навчальними закладами з питань довготривалого зберігання електронних документів та підготовки кадрів для роботи із електронними документами» до редакції профільного італійського журналу «ATLANTI»;
– статтю головного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В. «Особливості систем електронного документообігу, які функціонують у державних органах України» подано до редакції науково-практичного журналу «Архіви України».






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

12-16 листопада 2018 року

Відбудеться стажування представників ЦДЕА України та Державного центру збереження документів НАФ за напрямами: електронний документ, оцифровка документів; реставрація архівних документів. Місце проведення: м. Варшава, Республіка Польща. Програма 1. Програма 2.

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн