ЗВІТ
про роботу ЦДЕА України у ІII кварталі 2013 року






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

30 вересня 2013 року

У ІII кварталі 2013 року діяльність Центрального державного електронного архіву України (далі – ЦДЕА України) здійснювалася відповідно до Плану розвитку архівної справи на 2013 рік (форма 101), Плану науково-дослідної та методичної роботи на 2013 рік (форма 102), Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2013 рік (форма 104), Плану роботи науково-методичної ради ЦДЕА України на 2013 рік, планів відділів, секторів, індивідуальних планів співробітників.

Протягом звітного періоду проведено 2 засідання колегії на яких розглядалися наступні питання:

– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України за І півріччя 2013 року (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О.&nbspМ.);
– Про здійснення заходів щодо організації цивільного захисту (цивільної оборони) населення в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан пожежної безпеки у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про підсумки фінансово-економічної діяльності та стан фінансово-бюджетної дисципліни Центрального державного електронного архіву України (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т.&nbspА.);
– Про організацію роботи з кадровим резервом в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н.&nbspВ.);
– Про стан забезпечення збереженості архівних фондів у Центральному державному електронному архіві України (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А.&nbspО.);
– Про стан виконання рішення колегії від 27.11.2012 «Про стан функціонування та інформаційний супровід внутрішнього веб-сайту Центрального державного електронного архіву України» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А.&nbspО.);

Проведено 1 засідання науково-методичної ради (далі – НМР), на якому розглядалися наступні питання:

– «Інструкція користувача інформаційно-комунікаційної системи Центрального державного електронного архіву України» (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– «Вибір системи керування базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд» (доповідач – провідний архівіст сектора використання інформації документів Хоменко А. Ю.);
– стаття «Електронні документи в номенклатурі справ установи» до науково-практичного журналу «Секретар-референт» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);

Створення та удосконалення науково-методичної бази для забезпечення постійного архівного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів залишається основним завданням для ЦДЕА України. Дослідження зазначених вище науково-дослідних тем відбувалося з дотриманням плану науково-дослідної та методичної роботи архіву на 2013.

Проведено 1 засідання експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК), на якому розглядалися наступні питання:

– Про внесення змін до Положення про експертно-перевірну комісію Центрального державного електронного архіву України (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– Про доповнення та схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення доповнення історичної довідки веб-сайта «Національний заповідник «Херсонес Таврійський» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення історичної довідки веб-сайта «Дерев’яні церкви Галичини», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні», за результатами ініціативного документування (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про результати проведення експертизи цінності у процесі комплектування архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та схвалення експертних висновків локальних копій веб-сайтів (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколу технічної перевірки документів особового походження в електронній формі, що прийняті від Петущака В. Д. (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд висновку експерта та схвалення опису первинного розбирання та акта приймання-передавання документів особового походження в електронній формі Петущака В. Д. (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд пропозицій щодо формування архівної колекції, присвяченої 200-річчю від дня народження Тараса Григоровича Шевченка (доповідач – провідний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В. В.).

Відділом формування НАФ та діловодства проводилася наступна робота:
– у межах ініціативного документування щодо створення архівної колекції веб-сайтів «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» внесено доповнення до попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, складено історичну довідку веб-сайту «Дерев’яні церкви Галичини, складено доповнення до історичної довідки «Національний заповідник «Херсонес Таврійський», проводилася експертиза цінності локальних копій веб-сайтів, за її результатами та результатами технічної перевірки укладалися експертні висновки до локальних копій веб-сайтів. Всі документи було розглянуто та схвалено на засіданні ЕПК ЦДЕА України;
– проводилась робота з опрацювання документів особового походження в електронній формі Петущака В. Д.: підготовлено та розглянуто на ЕПК висновок експерта та схвалено на ЕПК опис первинного розбирання і акт приймання-передавання документів особового походження в електронній формі Петущака В.Д.;
– складено історичну довідку та експертний висновок на ЕІР «Офіційного веб-сайта Державного комітету України у справах національностей та релігій», що прийнято на постійне зберігання до ЦДЕА України від Державного комітету України у справах національностей та релігій у зв’язку з ліквідацією останнього як юридичної особи: складено історичну довідку та експертний висновок, складено опис №1 ЕІР.

Відділом забезпечення збереженості та обліку проводилася наступна робота:
– сформовано справи фондів №№ 1-7: складено внутрішні описи справ фондів; зібрано та структуровано відповідно до внутрішніх описів усі документи по фондам; прономеровано аркуші документів справ фондів; складено засвідчувальні написи до справ фондів; створено примірники справ фондів у форматі PDF;
– проведено перевірку справ фондів №№ 1-6 та передано на оправлення до Державного центру збереження документів НАФ;
– проведено перевіряння наявності та стану страхових копій архівних копій веб-сайтів. Підготовлено на знищення 3 оптичні носії, у зв’яку з наявністю пошкоджень;
– розроблено проекти форм облікових документів страхового фонду архівних копій веб-сайтів;
– складено описи страхового фонду та основного фонду;
– проведено міграцію страхових копій з оптичних носіїв до сховища ЦДЕА України та складено акт про міграцію;
– розпочато процес попереднього аналізу облікових даних по створеним фондам для використання в майбутній архітектурі баз даних ЦДЕА України;
– продовжується робота з наповнення бази даних облікової електронної документації ЦДЕА України та з дослідження системи управління даними Drupal 7.

Відділом інформаційних технологій проводилася наступна робота:
1. У межах ініціативного документування ЦДЕА України:
– проведено технічну перевірку 6 локальних копій веб-сайтів що увійдуть до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні». Виправлено всі виявлені помилки. Складено відповідні протоколи технічної перевірки, які схвалені на ЕПК ЦДЕА України (протокол № 4 від 12.09.2013);
– проведено технічну перевірку файлів, що передано до ЦДЕА України від Петущака В. Д. та передано для первинного розбирання до відділу формування НАФ та діловодства. Складено протокол технічної перевірки, який схвалений на ЕПК ЦДЕА України (протокол № 4 від 12.09.2013);
2. У межах підтримки та вдосконалення програмно-апаратного забезпечення ЦДЕА України:
– проведено дослідну експлуатацію веб-інтерфейсу “Adjenti” для моніторингу стану серверів;
– проведено апробацію программного комплексу селективного копіювання веб-сайтів Heritrix 3.1.1;
– проаналізовано поточні потреби ЦДЕА України, та в рамках майбутнього фінансування складено список необхідного обладнання;
– продовжено роботу щодо впровадженню вільного програмного забезпечення на робочих місцях користувачів інформаційної системи ЦДЕА України: успішно проведено апробацію механізму автоматичного монтування файлової системи сховища даних ЦДЕА України у файлову систему робочих станцій працівників ЦДЕА України;
3. З обслуговування апаратного та програмного забезпечення ЦДЕА України та моніторинг стану комп’ютерної мережі;
4. щодо постійного супроводу офіційного веб-сайту ЦДЕА України та бази даних ЦДЕА України.

Сектором використання інформації документів проводилася наступна робота:
1. З опрацювання запитів, що надійшли до ЦДЕА України. Протягом ІІІ кварталу 2013 року на електронну адресу ЦДЕА України надійшло 101 запитів від громадян, що на 38 більше, ніж за аналогічний період у 2012 році. З них: соціально-правового характеру – 72, генеалогічного – 21, тематичного – 8. На всі запити надано відповідь та зареєстровано у електронному журналі реєстрації запитів;
2. У напрямку підвищення ефективності функціонування веб-сайта ЦДЕА України:
– супроводом, інформаційним наповненням та літературним редагуванням рубрик веб-сайту ЦДЕА України;
– підготовкою матеріалів щодо проведених заходів для публікації на веб-сайті;
– пошуком актуальних новин у мережі Інтернет по темі впровадження електронного документообігу, електронного урядування, технологій зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів та розміщенням їх в рубриці «Новини» та «Анонси»;
– підготовкою статистичного аналізу відвідувань офіційного веб-сайту ЦДЕА України. За результатами програмного засобу Coogle analatics, y ІІІ кварталі 2013 року загальна кількість відвідувачів веб-сайту ЦДЕА України становила 13 576, що на 2,5% більше ніж у попередньому кварталі, з них унікальних відвідувачів 9 930;
– постійно оновлювалася рубрика «Новини» та «Анонси», де висвітлювалися найважливіші заходи суспільного значення за участью ЦДЕА України та події, які стосуються побудови електронного урядування, впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів в Україні та за кордоном. Загалом опубліковано 15 стрічок подій в розділі «ЦДЕА України», 53 в розділі «Україна», та 40 в розділі «Світ». На веб-сайті оновлено актуальною інформацією рубрики «Дорадчі органи», «Звіти про діяльність», «Вакансії», «Прес-центр»;
– постійно проводилася робота по інформаційному наповненню рубрик сторінки сектора на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України та розділів «Досвід», «ДОК». Створено та наповнено актуальною інформацією підрозділ «ІnterPARES Trust»;
3. З підготовки англомовної презентації на тему: «Співпраця Центрального державного електронного архіву України із науковими установами та навчальними закладами» для участі у 23-й конференції Міжнародного інституту архівної справи у м. Трієст, Італія.

Сектором кадрової та режимно-секретної роботи проводилася наступна робота:
– щодо інформування Солом’янського районного центру зайнятості про наявність вакансій;
– з підготовки інформації про стан виконання Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень у Центральному державному електронному архіві України за 3 квартал 2013 року;
– з підготовки інформації щодо кількості фактично зайнятих посад (ставок) працівників бюджетних установ станом на 1 жовтня 2013 року;
– з підготовки інформації про виконання Заходів щодо мінімізації можливості виникнення конфлікту інтересів осіб, уповноважених на виконання функцій держави та врегулювання конфлікту інтересів у разі його виникнення;
– з підготовки наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;
– з ведення книг наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, формування особових справ працівників архіву, ведення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, ведення книги обліку руху особових справ державних службовців; реєстрація вхідної та вихідної документації; ведення табелю обліку використання робочого часу.

Фінансово-економічним відділом проводилася наступна робота:
– з підготовки та здавання проекту бюджетного запиту з обґрунтуванням на 2014 рік;
– з підготовки та подання звітів до Фонду соціального страхування, Державної податкової адміністрації України, Пенсійного фонду, Управління державної казначейської служби України у Солом’янському районі та в відділ бухгалтерського обліку Державної архівної служби України;
– з підготовки та подання інформації про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– з вчасної підготовки та подання інформації про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– щодо розрахунків довідок змін до річного кошторису;
– з вчасного нарахування та виплати заробітної плати, постійного заповнювання особових рахунків працівників архіву;
– з внесення змін до штатного розпису в зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати;
– з проведення актів передачі між матеріально-відповідальними особами;
– з ведення головної книги про фактичні видатки, книги реєстрації договорів; книги вхідної, вихідної документації відділу, з ведення обліку коштів по договорах, заповнення особових рахунків працівників архіву.

Розглянуто пропозиція щодо членства ЦДЕА України в міжнародному проекті ІnterPARES Trust, що погоджено листом з Укрдержархівом. Опрацьована форма подачі пропозицій до розробки власної науково-дослідної теми ЦДЕА України у межах міжнародного проекту ІnterPARES Trust. До організаційного комітету проекту направлено листа англійською мовою з обгрунтуванням теми «Концепція планування життєвого циклу електронних інформаційних ресурсів».

На виконання пункту 4 наказу Укрдержархіву № 99 від 22.07.2013 та за результатами оперативної наради ЦДЕА України, протокол № 28 від 05.08.2013 щодо вивчення питання формування архівної колекції веб-сайтів, присвяченої 200 річчю від дня народження Шевченка Т. Г. підготовлено пропозиції щодо формування архівної колекції веб-сайтів, присвячених Шевченко Т. Г.; запропоновано тему ініціативного документування «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)»; проведено попередню експертизу цінності веб-сайтів за темою; укладено робочий список веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання.

У межах виставкової діяльності було підготовлено онлайн-виставку «Пожежна безпека», що розміщено на веб-сайті ЦДЕА України у розділі «БЖД». Виставку перекладено російською мовою та зроблено анотацію англійською мовою.

Працівники ЦДЕА України взяли участь у наступних нарадах, семінарах, конференціях:
– прослухали лекцію з охорони праці на тему «Електробезпека в архівних установах», яка була організована УНДІАСД, та проводилася у приміщенні кінозалу ЦДКФФА ім. Г. С. Пшеничного;
– у відкритті виставки на тему «Документальні свідчення партизанської війни», що відбулася в Центральному державному архіві громадських об’єднань України, взяв участь Ковтанюк Ю. С.;
– у конференції на тему «DOCFLOW Україна 2013 – останні тенденції систем електронного документообігу та управління бізнес-процесами» взяв участь Купрунець Т. Я.;
– у семінарі «Реалізація проекту «Електронний суд» – алгоритм дій», що проходив у конференц-залі Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова, взяла участь директор архіву Ус О. М.;
– у семінарі «1С-Теллур» і «1С-Бітрікс» на тему «Сайт і внутрішній портал органу влади: специфіка і вимоги» взяв участь головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.;
– у відкритті документальної виставки «Духовні святині Києва» з нагоди відзначення 1025-річчя хрещення Київської Русі, що проводиться у приміщенні Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України;
– у презентації системи електронного документообігу «Арт-Док» ТОВ «Арт-мастер» взяв участь Ковтанюк Ю. С. Презентація відбулася у приміщенні кінозалу ЦДКФФА імені Г. С. Пшеничного;
– у нараді щодо обговорення проекту Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про електронний цифровий підпис» взяв участь Ковтанюк Ю. С. Нарада відбулася з ініціативи Державної служби України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва (Держпідприємництво) у приміщені служби;
– у нараді про стан впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади України взяв участь Ковтанюк Ю. С. Нарада відбулася у приміщенні Клубу Кабінету Міністрів України під керівництвом Глави Держінформнауки Семиноженка В. П.

Проводилася робота з засобами масової інформації щодо друку статей співробітників ЦДЕА України:
– статтю заступника директора архіву Ковтанюка Ю. С. «Приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад. Частина 1» – у журналі «Діловодство та документообіг» (№ 9);
– статтю начальника відділу формування НАФ та діловодства Кручініной Т. Г. «Місце електронних документів у номенклатурі справ» – у журналі «Секретар-референт» (№ 9);
– статтю Ковтанюка Ю. С. у співавторстві з начальником відділу інформаційних технологій Укрдержархіву Забенько Ю. І. «Концепція планування життєвого циклу електронних документів. Частина 1» – в науково-практичному журналі «Архіви України» (Вип. 4);
– статтю головного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства Радченко С. В. «Особливості систем електронного документообігу, які функціонують у державних органах України» – у науково-практичному журналі «Архіви України» (Вип. 4).






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

15 листопада 2018 року

Відбудеться навчальний семінар для працівників ЦДЕА України з метою підвищення рівня володіння державною мовою. Місце проведення: м. Київ, вул. Солом’янська, 24, ЦДЕА України, кім. 126.

12-16 листопада 2018 року

Відбудеться стажування представників ЦДЕА України та Державного центру збереження документів НАФ за напрямами: електронний документ, оцифровка документів; реставрація архівних документів. Місце проведення: м. Варшава, Республіка Польща. Програма 1. Програма 2.

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн