ЗВІТ
про роботу ЦДЕА України у ІV кварталі 2013 року






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

30 грудня 2013 року

У ІV кварталі 2013 року діяльність Центрального державного електронного архіву України (далі – ЦДЕА України) здійснювалася відповідно до Плану розвитку архівної справи на 2013 рік (форма 101), Плану науково-дослідної та методичної роботи на 2013 рік (форма 102), Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2013 рік (форма 104), Плану роботи науково-методичної ради ЦДЕА України на 2013 рік, планів відділів, секторів, індивідуальних планів співробітників.

Протягом звітного періоду проведено 2 засідання колегії на яких розглядалися наступні питання:

– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю.&nbspС.);
– Про результати комплектування Центрального державного електронного архіву України у 2013 році (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про результати впровадження та застосування програмного комплексу селективного копіювання веб-сайтів (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про стан кадрової роботи в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н.&nbspВ.);
– Про стан обліку в Центральному Державному електронному архіві України (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А.&nbspО.);
– Про стан функціонування та інформаційний супровід офіційного веб-сайту Центрального державного електронного архіву України (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л.&nbspВ.);
– Про роботу Центрального державного електронного архіву України із засобами масової інформації (доповідач – завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л.&nbspВ.);

На виконання рішення колегії ЦДЕА України від 28.12.2012 сектором використання інформації документів разом з відділом забезпечення збереженості та обліку підготовлено Регламент функціонування внутрішнього веб-сайта, що введений у дію наказом ЦДЕА України від 25.12.2013 №.

Проведено 4 засідання науково-методичної ради (далі – НМР), на яких розглядалися наступні питання:

– Облік документів особового походження в електронній формі у Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (доповідач – Стеценко А. О.);
– Уніфікований інформаційний об’єкт для обміну та зберігання електронних документів. Вимоги (доповідач – старший науковий співробітник відділу інформаційних технологій Чекатков А. О.);
– Інструкція користувача інформаційно-комунікаційної системи Центрального державного електронного архіву України (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Вибір технологій та програмних засобів для копіювання веб-сайтів. Аналітичний огляд (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Фіткулін О. Т.);
– Стаття до науково-практичного журналу «Секретар-референт» «Облік електронних документів Національного архівного фонду» (доповідач – Стеценко А. О.);
– Стаття до науково-практичного журналу «Архіви України» «Тенденції та перспективи розвитку сайтобудування, їх вплив на архівне копіювання веб-сайтів» (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Процеси автоматизації приймання документів особового походження в електронній формі на постійне зберігання до Центрального державного електронного архіву України. Вимоги (доповідач – Чекатков А. О.);
– XML-схема метаданих уніфікованого інформаційного об’єкту. Методичні рекомендації (перша редакція) (доповідач – Чекатков А. О.);
– Вибір системи керування базами даних для використання в організації автоматизованої інформаційної системи Центрального державного електронного архіву України. Аналітичний огляд (доповідач – Паламарчук Л. В.);
– Проект Примірної інструкції «Облік документів у державних архівах України» (доповідач – Стеценко А. О.);
– Тези статті «Як підготувати електронні документи до передачі в архів?» до науково-практичного журналу «Діловодство та документообіг» (доповідач – Паламарчук Л. В.);
– Визначення складу обліково-довідкових даних для забезпечення автоматизації створення облікового та довідкового апарату державних архівів до електронних документів, що знаходяться на зберіганні у Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– Довідковий апарат Центрального державного електронного архіву України. Вимоги. (друга редакція) (доповідач – Паламарчук Л. В.);
– Облік документів особового походження в електронній формі у Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (доповідач – Стеценко А. О.);
– Облік електронних інформаційних ресурсів, які зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Інструкція (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– План науково-дослідної та методичної роботи Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);

Створення та удосконалення науково-методичної бази для забезпечення постійного архівного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів залишається основним завданням для ЦДЕА України. Дослідження зазначених вище науково-дослідних тем відбувалося з дотриманням плану науково-дослідної та методичної роботи архіву на 2013.

Проведено 2 засідання експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК), на яких розглядалися наступні питання:

– Про доповнення та схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Слово про Кобзаря (до 200-річниці від дня народження Т. Г. Шевченка)» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд теми ініціативного документування на 2014 рік «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років» (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та погодження зведеної номенклатури справ Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд та схвалення плану роботи експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України на 2014 рік (доповідач – Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати технічної перевірки та схвалення протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про результати проведення експертизи цінності у процесі комплектування архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» та схвалення експертних висновків локальних копій веб-сайтів (доповідач – Кручініна Т. Г.);
– Про схвалення списку веб-сайтів, прийнятих на державне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – Кручініна Т. Г.).
– Про схвалення акту про вилучення для знищення локальних копій веб-сайтів не внесених до колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд описових статей документів особового походження в електронній формі Петущака В.Д. для складання опису документів, що підлягають постійному зберіганню» (доповідач – Кручініна Т. Г.);

Відділом формування НАФ та діловодства проводилася наступна робота:
1. Завершено планову роботу відділу у межах ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»;
2. Розпочато роботу з ініціативного документування на тему «Слово про Кобзаря» (до 200-річниці від дня народження Т.Г. Шевченка)»: виявлення веб-ресурсів; виявлення їх правовласників та укладання договорів архівного на копіювання та зберігання веб-сайтів (укладено чотири договори та отримано один лист-погодження); проведення попередньої експертиза цінності інформації виявлених веб-сайтів; укладення попереднього списку веб-сайтів, які бажано взяти на державне зберігання за результатами ініціативного документування; заведення реєстраційно-контрольних карток веб-сайтів; ведення карток обліку роботи з юридичними та фізичними особами – власниками електронних інформаційних ресурсів;
3. Розпочато підготовку до ініціативного документування «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»: виявляються веб-ресурси за темою ініціативного документування;
4. Продовжувалась робота з опрацювання документів особового походження в електронній формі:
– проведення описування особових документів переданих Петущаком В.Д. та визначення їх ідентифікаційних, контекстних та технічних характеристик, складання описових статей до них;
– робота з проведення первинного розбирання документів особового походження в електронній формі Тримбача С.В.;
5. Укладено номенклатуру справ відділу на 2014 рік та зведену номенклатуру справ ЦДЕА України на 2014 рік.
p>Відділом забезпечення збереженості та обліку проводилася наступна робота:
– складено описи архівних копій веб-сайтів, які підлягають постійному зберіганню фондів №№ 1-4 за новою формою;
– складено описову статтю до електронного інформаційного ресурсу «Офіційний веб-сайт Державного комітету України у справах національностей та релігій»;
– підготовлено номенклатуру справ відділу на 2014 рік;
– завершено аналіз облікових даних для використання в майбутній архітектурі баз даних ЦДЕА України по створеним фондам;
– ведеться постійний супровід внутрішнього веб-сайту ЦДЕА України та облікових баз даних.

Відділом інформаційних технологій проводилася наступна робота:
1. У межах ініціативного документування ЦДЕА України:
– завершено технічну перевірку локальних копій веб-сайтів, що входять до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»;
– створено страхові копії веб-сайтів, що входять до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні». Було здійснено переміщення архівних копій веб-сайтів, що входять до вище зазначеної колекції та їх страхових копій у сховище даних ЦДЕА України;
2. У межах підтримки та вдосконалення програмно-апаратного забезпечення ЦДЕА України:
– проведено його дослідну експлуатацію програмного комплексу селективного копіювання веб-сайтів «Web Curator Tool» та кроулера «Heritrix 3.1.1»;
– розпочато роботу по впровадженню вільного програмного забезпечення на робочих місцях користувачів інформаційної системи ЦДЕА України. Було визначено оптимальний набір програмних засобів з відкритим програмним кодом для забезпечення можливості виконання працівниками ЦДЕА Укарїни своїх службових обов’язків;
– створено тестовий майданчик на сервері для реалізації програмних рішень на базі веб серверу Apache, мови програмування PHP та системи керування базами даних Postgesql;
– розпочато аналіз програмних комплексів моніторингу ресурсів інформаційних систем з метою подальшого розгортання на сервері ЦДЕА Укарїни. В межах цього аналізу здійснюється апробація програмного комплексу «Nagios», який дозволяє проводити моніторинг серверів, робочих станцій, активного мережевого обладнання тощо;
3. Здійснено закупівлю серверного і мережевого обладнання та обладнання користувачів, виконано монтажні роботи мережевого обладнання для об’єднання сегментів локальної мережі ЦДЕА України та завершено налаштування серверного обладнання та обладнання користувачів;
4. З обслуговування апаратного та програмного забезпечення ЦДЕА України та моніторинг стану комп’ютерної мережі;
5. Щодо постійного супроводу офіційного веб-сайту ЦДЕА України та бази даних ЦДЕА України.

Сектором використання інформації документів проводилася наступна робота:
1. З опрацювання запитів, що надійшли до ЦДЕА України. Протягом ІV кварталу 2013 року на електронну адресу ЦДЕА України надійшло 92 запитів від громадян, що на 57 більше, ніж за аналогічний період у 2012 році. З них: соціально-правового характеру – 50, генеалогічного – 30, тематичного – 12. На всі запити надано відповідь та зареєстровано у електронному журналі реєстрації запитів;
2. На виконання доручення Укрдержархіву від 08.11.2013 № 02.4/3798 підготовлено інформацію про стан роботи зі зверненнями громадян у ЦДЕА України;
3. Підготовлено план виставкової роботи ЦДЕА України на 2014 рік та подано до Укрдержархіву;
4. У напрямку підвищення ефективності функціонування веб-сайта ЦДЕА України:
– з метою покращення індексації веб-сайта пошуковими системами та для просування веб-сайта в мережі Інтернет розміщено інформацію по ЦДЕА України на сервісі «Google Maps»;
– з метою активного спілкування з громадянами в мережі Інтернет створено сторінку ЦДЕА України «Facebook» та розміщено посилання на веб-сайті ЦДЕА України. Упродовж кварталу проводилося інформаційне наповнення сторінки ЦДЕА України в мережі «Facebook»;
– супроводом, інформаційним наповненням та літературним редагуванням рубрик веб-сайту ЦДЕА України;
– підготовкою матеріалів щодо проведених заходів для публікації на веб-сайті;
– підготовкою статистичного аналізу відвідувань офіційного веб-сайту ЦДЕА України. За результатами програмного засобу «Webalizer» y ІV кварталі 2013 року загальна кількість відвідувачів становила 52 341;
– постійно оновлювалася рубрика «Новини» та «Анонси», де висвітлювалися найважливіші заходи суспільного значення за участю ЦДЕА України та події, які стосуються побудови електронного урядування, впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів в Україні та за кордоном. Загалом опубліковано 20 стрічок подій в розділі «ЦДЕА України», 18 в розділі «Україна» та 39 в розділі «Світ»;
– постійно проводилася робота по інформаційному наповненню внутрішнього веб-сайта ЦДЕА України, зокрема розділів «Використання», «Досвід», «Док». Створено та наповнено актуальною інформацією підрозділ «ІnterPARES Trust». Підготовлено та розміщено у розділі « Використання» звіт по відвідуваності веб- сайта ЦДЕА України за III квартал 2013 року.

Сектором кадрової та режимно-секретної роботи проводилася наступна робота:
1. Проведено в листопаді засідання конкурсної комісії та підготовлено протокол та підготовлено запити до міністерств, служб, управлінь про проведення спеціальної перевірки відомостей щодо особи, яка претендує на зайняття посади головного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства;
2. Проведено в листопаді атестацію державних службовців та направлено Укрдержархіву інформацію про результати атестації державних службовців за підсумками роботи 2013 року;
3. Підготовлено інформацію:
– про стан виконання Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень у Центральному державному електронному архіві України за 4 квартал 2013 року;
– щодо вікового складу, стажу та освітнього рівня працівників архіву;
– про виконання Заходів щодо мінімізації можливості виникнення конфлікту інтересів осіб, уповноважених на виконання функцій держави та врегулювання конфлікту інтересів у разі його виникнення за 4 квартал;
– про підвищення кваліфікації;
4. Підготовлено списки:
– осіб, рекомендованих для зарахування до кадрового резерву для державної служби на 2014 рік на посади керівників та спеціалістів;
– телефонів працівників архіву;
5. Підготовлено та направлено до Укрдержархіву список осіб, рекомендованих для зараховування до кадрового резерву для державної служби на 2014 рік на посади директора та заступника директора;
6. Підготовлено аналіз якісного складу різних категорій працівників за освітою;
7. Підготовлено аналітичну інформацію про виконання вимог антикорупційного законодавства та Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень за 2013 рік;
8. З підготовки наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;
9. З ведення книг наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, формування особових справ працівників архіву, ведення книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, ведення книги обліку руху особових справ державних службовців; реєстрація вхідної та вихідної документації; ведення табелю обліку використання робочого часу.

Фінансово-економічним відділом проводилася наступна робота:
– з підготовки та подання звітів до Фонду соціального страхування, Державної податкової адміністрації України, Пенсійного фонду, Управління державної казначейської служби України у Солом’янському районі та в відділ бухгалтерського обліку Державної архівної служби України;
– з підготовки та подання інформації про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– з вчасної підготовки та подання інформації про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– щодо розрахунків довідок змін до річного кошторису;
– з вчасного нарахування та виплати заробітної плати, постійного заповнювання особових рахунків працівників архіву;
– з внесення змін до штатного розпису в зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати;
– з проведення актів передачі між матеріально-відповідальними особами;
– з ведення головної книги про фактичні видатки, книги реєстрації договорів; книги вхідної, вихідної документації відділу, з ведення обліку коштів по договорах, заповнення особових рахунків працівників архіву.

На виконання наказу Укрдержархіву № 99 від 22.07.2013 у IV кварталі 2013 року ЦДЕА України розпочато такі заходи присвячені 200 річчю від дня народження Шевченка Т. Г.:
– у межах ініціативного документування розпочато створення архівної колекції веб-сайтів, присвячених Шевченко Т. Г.;
– створено відеоролик «Слово про Кобзаря», що було презентовано директором архіву Ус О. М. в інформаційній агенції «Укрінформ» під час прес-конференції «Життя та діяльність Тараса Шевченка в архівних документах. До 200-річчя від дня народження Тараса Шевченка», що проводилася Укрдержархівом;
– на внутрішньому веб-сайті в розділі «Використання» створено підрозділ «200-річчя від дня народження Т. Шевченка», де розташовані всі робочі матеріали для створення презентації ЦДЕА України, що заплановано представити під час проведення виставки, яка відбудеться 9 березня 2014 року в «Українському домі» (м. Київ);
– директор ЦДЕА України Ус О. М. веде постійну роботу з керівниками архівних установ та музеїв щодо створення плану проведення виставки в «Українському домі» та отримання матеріалів для створення презентації ЦДЕА України;
– досягнуто домовленості про співпрацю з радою директорів музею Тараса Шевченка в Канаді (м. Торонто) – отримано лист-дозвіл на копіювання матеріалів їх веб-сайту, присвяченого Т. Г. Шевченко.

На виконання плану виставкової діяльності ЦДЕА України на 2013 рік сектором використання інформації документів у співпраці з відділом забезпечення збереженості та обліку підготовлено онлайн-виставку «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (із фондів ЦДЕА України). Виставка складається з розділів: «Українські об’єкти світової спадщини ЮНЕСКО», «Претенденти до включення у список світової спадщини ЮНЕСКО» та розміщена в розділі «Виставки онлайн» на веб-сайті ЦДЕА України.

Працівники ЦДЕА України постійно підвищують власну кваліфікацію. Протягом звітного періоду головний спеціаліст відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. підвищив кваліфікацію за програмою короткострокового тематичного семінару на тему: «Ділове українське мовлення. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів».

Працівники ЦДЕА України взяли участь у наступних нарадах, семінарах, конференціях:
– в XX Міжнародній науково-практичній конференції «Документація в інформаційному суспільстві: ефективне управління електронними документами» взяв участь начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я. та виступив з доповіддю на тему: «До питання визначення принципів прийому-передачі на архівне зберігання електронних інформаційних ресурсів»;
– у роботі науково-практичного семінару «Сучасний стан та перспективи розвитку служб науково-технічної інформації державних архівних установ України» співробітники ЦДЕА Укарїни та прийняли участь в обговоренні питання автоматизації роботи служб науково-техічної інформації. Учасники семінару були присутні під час підписання угоди про співпрацю Укрдержархіву з Архівами Республіки Македонія;
– у відкритті виставки документів та фотоматеріалів з фондів державних архівів України та Російської Федерації «Київ у полум’ї війни» з нагоди 70-ї річниці визволення столиці України від фашистських загарбників взяли участь директор ЦДЕА України Ус О. М. та завідувач сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В.;
– в Міжнародному науковому конгресі «Інформаційне суспільство в Україні» взяв участь заступник директора ЦДЕА України Ковтанюка Ю. С та виступив з доповіддю на тему «Проблеми і перспективи розвитку електронних архівів»;
– у 23-тій конференції Міжнародного інституту архівної справи, що відбулася в Італії (м. Трієст) взяла участь директор ЦДЕА України Ус О. М. та виступила з доповіддю «Співпраця Центрального державного електронного архіву України із науковими установами та навчальними закладами з питань довготривалого зберігання електронних документів та підготовки кадрів для роботи із електронними документами».

Проводилася робота з засобами масової інформації щодо друку статей співробітників ЦДЕА України:
– статтю заступника директора архіву Ковтанюка Ю. С. «Приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ та архівних відділів міських рад. Частина 2» – у журналі «Діловодство та документообіг» (№ 10);
– статтю завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В. «Проблеми зберігання документів з кадрових питань в електронній формі» – у журналі «Секретар-референт» (№ 10);
– статтю Ковтанюка Ю. С. у співавторстві з начальником відділу інформаційних технологій Укрдержархіву Забенько Ю. І. «Концепція планування життєвого циклу електронних документів. Частина 2» – в науково-практичному журналі «Архіви України» (Вип. 5);
– статтю начальника відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О. «Облік електронних документів Національного архівного фонду України» – у журналі «Діловодство та документообіг» (№ 11);
– статтю Паламарчук Л. В. «Підготовка електронних документів до передачі в архів установи» – у журналі «Секретар-референт» (№ 12).






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

6 грудня 2018 року

Відбудеться відкрита дискусія на тему: «Проблемні питання дотримання авторських та суміжних прав у діяльності державних архівів».
Місце проведення: конференц-зал ЦДАМЛМ України (м. Київ, вул. Володимирська, 22А).
Початок об 11.00.
Анкета учасникаДетальніше

Виставки онлайн