ЗВІТ
про роботу ЦДЕА України у ІV кварталі 2014 року






  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЦДЕА України

_______________О.М.Ус

30 грудня 2014 року

У ІV кварталі 2014 року діяльність Центрального державного електронного архіву України (далі – ЦДЕА України) здійснювалася відповідно до Плану розвитку архівної справи на 2014 рік (форма 101), Плану науково-дослідної та методичної роботи на 2014 рік (форма 102), Плану впровадження наукових і методичних розробок на 2014 рік (форма 104), Плану роботи науково-методичної ради ЦДЕА України на 2014 рік, планів відділів, секторів, індивідуальних планів співробітників.

Протягом звітного періоду проведено 3 засідання колегії на яких розглядалися наступні питання:

– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву у ІІІ кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С. );
– Про виконання Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву України у ІІІ кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан діловодства Центрального державного електронного архіву України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В., доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про підсумки роботи Центрального державного електронного архіву України із запитами та зверненнями громадян за 2014 рік (доповідач – головний спеціаліст сектора використання інформації документів Карапозюк А. Л.);
– Про стан нормативно-методичного забезпечення діяльності Центрального державного електронного архіву України у II півріччі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про результати комплектування Центрального державного електронного архіву України в 2014 році (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про стан виконання рішень попередніх колегій Центрального державного електронного архіву України у II півріччі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про вивчення питання стосовно можливості впровадження в ЦДЕА України організації контролю виконання документів (завдань, доручень) за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних) (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про підготовку проекту бюджетного запиту Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);
– Про результати перевірки Рахунковою палатою ефективності використання коштів державного бюджету Центральним державним електронним архівом України в 2013 році, I-III кварталах 2014 року (доповідач – директор ЦДЕА України Ус О. М.);
– Про виконання плану усунення недоліків у діяльності Центрального державного електронного архіву України у IV кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання планових завдань Центрального державного електронного архіву у ІV кварталі та підсумки роботи за 2014 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву у ІV кварталі та підсумки роботи за 2014 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);
– Про стан кадрової роботи в Центральному державному електронному архіві України (доповідач – завідувач сектором кадрової та режимно-секретної роботи Романчук Н. В.);
– Про схвалення Плану розвитку архівної справи Центрального державного електронного архіву на 2015 рік (доповідач – заступник директора Ковтанюк Ю. С.);

02 грудня 2014 року було проведено додаткове засідання колегії у зв’язку зі збільшенням питань, що стосувалися перевірок діяльності ЦДЕА України Укрдержархівом у II кварталі 2014 року та Рахунковою палатою України у IV кварталі 2014 року.

Проведено 3 засідання науково-методичної ради (далі – НМР), на яких розглядалися наступні питання:

– Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги (друга редакція) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
– Типове рішення щодо автоматизованого робочого місця архівіста на базі вільного програмного забезпечення. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу інформаційних технологій ЦДЕА України Фіткулін О. Т.);
– Про виконання плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у III кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
– Про виконання плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у III кварталі 2014 року (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
– Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Волкогон О. О.);
– Метадані для зберігання електронних інформаційних ресурсів: структура та зміст. Вимоги (друга редакція) (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
– Критерії оцінювання електронних інформаційних ресурсів як джерел історичної інформації (проект статті до наукового щорічника «Студії з архівної справи та документознавства») (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Роль діловода в сучасному електронному діловодстві (перелік питань для інтерв’ю із заступником директора ЦДЕА України Ковтанюком Ю.С. для друку в науково-практичному журналі «Секретар-референт») (доповідач – завідувач сектора використання інформації документів Паламарчук Л. В.);
– Організація роботи з документами особового походження в електронній формі в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (перша редакція) (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Автоматизація роботи з електронними інформаційними ресурсами, що зберігаються в Центральному державному електронному архіві України. Методичні рекомендації (друга редакція) (доповідач – головний спеціаліст відділу забезпечення збереженості та обліку Волкогон О. О.);
– База даних «Оцінка фізичного стану архівних документів». Методичні рекомендації щодо використання бази даних (звіт про стан виконання науково-методичної роботи) (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про виконання плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України у 2014 році (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
–  Про виконання плану впровадження наукових і методичних розробок ЦДЕА України у 2014 році (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);
– Проект плану науково-дослідної та методичної роботи ЦДЕА України на 2015 рік (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

Проведено 3 засідання експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК), на яких розглядалися наступні питання:

– Про розгляд протоколу технічної перевірки локальної копії веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича: офіційний сайт» архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд експертного висновку локальної копії веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича: офіційний сайт», який планується включити до архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд списку веб-сайтів (продовження) прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд протоколів технічної перевірки локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» за результатами ініціативного документування (доповідач – начальник відділу інформаційних технологій Купрунець Т. Я.);
– Про розгляд експертних висновків локальних копій веб-сайтів архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд списку веб-сайтів, прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.);
– Про розгляд опису № 1 тому № 2 архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» (доповідач – начальник відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценко А. О.).
– Про розгляд експертного висновку на електронний інформаційний ресурс «ukraine2012.gov.ua», поданий на розгляд ЕПК ЦДЕА України (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд опису № 1 Електронного інформаційного ресурсу Українського національного інформаційного агентства «УКРІНФОРМ», що підлягає постійному зберіганню (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд історичної довідки фонду «Центральний державний електронний архів України» (доповідач – головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Чернятинська Ю. Г.);
– Про розгляд описів справ постійного зберігання та з кадрових питань за 2007-2008 роки фінансово-економічного відділу (доповідач – начальник фінансово-економічного відділу Прохоренко Т. А.);
– Про розгляд теми ініціативного документування на 2015 рік (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд описів справ Центрального державного електронного архіву України за 2007-2008 роки (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду Центрального державного електронного архіву України за 2007-2008 роки (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд зведеної номенклатури справ на 2015 рік Центрального державного електронного архіву України (доповідач – начальник відділу формування НАФ та діловодства Кручініна Т. Г.);
– Про розгляд плану роботи експертно-перевірної комісії Центрального державного електронного архіву України на 2015 рік (доповідач – заступник директора ЦДЕА України Ковтанюк Ю. С.);

Діяльність дорадчих органів у звітний період відбувалася у відповідності до затверджених планів їх роботи.

Відділом формування НАФ та діловодства проводилася наступна робота:
1. У рамках ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» проводилася наступна робота: проведено експертизу цінності локальної копії веб-сайта «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича: офіційний сайт» за результатами технічної перевірки; складено експертний висновок № 102 за результатами проведення експертизи та технічної перевірки локальної копії веб-сайта, схвалено протоколом засідання ЕПК ЦДЕ України від 28.10.2014 № 5; черговим засіданням ЕПК від 28.10.2014 № 5 схвалено список веб-сайтів (продовження) прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні» на постійне зберігання до ЦДЕА України.
2. Робота з ініціативного документування суспільно-політичних процесів, пов’язаних з позачерговими виборами Президента України 2014 року для створення архівної колекції копій веб-сайтів «Позачергові вибори Президента України 2014»: проведено експертизу цінності 10 локальних копій веб-сайтів за результатами технічної перевірки; складено 10 експертних висновків за результатами проведення експертизи та технічної перевірки локальних копії веб-сайта, схвалених протоколом засідання ЕПК ЦДЕ України від 28.10.2014 № 5; черговим засіданням ЕПК від 28.10.2014 № 5 схвалено список веб-сайтів прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України, за результатами ініціативного документування «Позачергові вибори Президента України 2014».
3. Робота з ініціативного документування «До 70-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років»: розпочато проведення експертизи цінності локальних копій веб-сайтів
4. З метою створення архівної колекції «Краєзнавство та народне мистецтво України»: розпочато пошук веб-ресурсів за темою ініціативного документування та проведення попередньої експертизи цінності інформації веб-сайтів.
5. У зв’язку із закриттям та припиненням дії електронного інформаційного ресурсу «ukraine2012.gov.ua» Українського національного інформаційного агентства «Укрінформ» та передачею його до ЦДЕА України на постійне зберігання: складено експертний висновок на ЕІР, який розглянуто на засіданні ЕПК від 03.12.2014 № 6; укладено опис № 1 «Електронного інформаційного ресурсу Українського національного інформаційного агентства «УКРІНФОРМ», що підлягає постійному зберіганню та схвалено протоколом засідання ЕПК від 03.12.2014 № 6; складено довідковий апарат який додається до Опису № 1 (титульний аркуш, передмову та засвідчувальний напис).
6. Робота з формування та упорядкування фонду № 11 «Центральний державний електронний архів України», а саме складено: історичну довідку Центрального державного електронного архіву України; зведений опис справ постійного зберігання 2007-2008 роки; передмову до опису справ постійного зберігання за 2007-2008 роки; опис справ з кадрових питань за 2007-2008 роки; передмову до опису опис справ з кадрових питань за 2007-2008 роки; акт про вилучення для знищення документів за 2007-2008 роки, не внесених до Національного архівного фонду; зведену номенклатуру справ ЦДЕА України на 2015 рік.
7. Проводилася робота щодо передавання на постійне зберігання ЕІР з державними органами, що підлягають ліквідації: Державне агентство з туризму та курортів, Державна пробірна служба України, Державної інспекції з контролю за цінами, Державна служба з питань протидії ВІЛ-інфекції/СНІДу та інших соціально небезпечних захворювань, Державна служба з питань захисту персональних даних, Державне агентства екологічних інвестицій України (відповідно до постанови Кабінету Міністрів від 10.09.2014 № 442 «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади») : складено проекти офіційних листів до органів влади, договорів постійного зберігання та актів приймання передавання ЕІР юридичної особи на постійне зберігання.
8. Головний спеціаліст відділу Муравйова В. В.:
– як секретар ЕПК ЦДЕА України, брала участь в організації та проведенні засідань цього дорадчого органу;
– постійно здійснювала контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у ЦДЕА України. Готувала зведення про хід і терміни виконання документів, поставлених на контроль; зведення вчасно подавалися до керівництва архіву.

Відділом забезпечення збереженості та обліку проводилася наступна робота:
– вносились записи до списку фондів, списку описів;
– складено аркуш та картка фонду № 15;
– перенесено книгу обліку архівних копій веб-сайтів, книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування, книгу обліку оптичних носіїв страхового фонду, список фондів на CMS Joomla з можливістю пошуку, сортування по стовбцях та пагінації;
– підготовлено таблицю імен для електронних інформаційних ресурсів основного фонду № 14;
– справи фондів №№ 2-6 доповнено доповненнями до історичних довідок;
– підготовлено реєстраційно-контрольні картки по фондам № 8, № 10 та № 14;
– велася робота з упорядкування аркушів справи фондів №№ 8-10 та №№ 14-15;
– доповнено внутрішні описи справ фондів №№ 2-6 та № 8;
– складено передмову та опис № 1 архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Позачергові вибори Президента України 2014»;
– доповнено внутрішні описи справ фондів №№ 2-6 та № 8;
– взято на облік фонд № 14 – архівна колекція «Позачергові вибори Президента України 2014» та 10 електронних інформаційних ресурсів;
– складено передмову та опис № 1 том № 2 архівних електронних інформаційних ресурсів, що підлягають постійному зберіганню, архівної колекції «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»;
– взято на облік 1 електронний інформаційний ресурс «Чернівецький національний університет імені Юрія Федьковича». Прийнято пакет документів та додано до справи фонду № 8 – архівна колекція «Світова спадщина ЮНЕСКО в Україні»;
– підготовлено до зшивання справи фондів №№ 2-10 та №№ 14-15 та описи фондів №№ 1-10 та №№ 14-15;
– досліджено та запущено модуль приймаючий HTML, CSS, JavaScript і PHP код, для впровадження скриптів, розроблених у ЦДЕА України, побудови таблиць з системою пагінації, фільтрації та пошуку даних;
– проводилась робота з перенесення даних зі старої версії внутрішнього веб-сайта на нову;
– начальником відділу Стеценко А. О. як секретаря НМР ЦДЕА України щодо підготовки та проведення засідань цього дорадчого органу та ведення документації.

Відділом інформаційних технологій проводилася наступна робота:
1. В межах підтримки та вдосконалення програмно-апаратного забезпечення ЦДЕА України:
– проводився аналіз результатів апробації системи моніторингу програмно апаратних засобів «Nagios», вілому можна стверджувати, що система монітрингу задовольняє ЦДЕА України і в плані функціональності і в плані ліцензування тому заплановоно її використання як штатного засобу моніторингу за робочими станціями, серверним та мережевим обладнанням інформацйно-комунікаційної системи (далі – ІКС) ЦДЕА України;
– закуплено програмне забезпечення для одного комп’ютера у фінансово-економічний відділ – Microsoft Windows 8.1 32-bit/64-bit Ukrainian DVD BOX (WN7-00947);
– встановлено оновлення безпеки серверу та сховища ЦДЕА України;
– оновлено встановлене на комп’ютерах користувачів програмне забезпечення до актуальних версій;
– проводилось обслуговування програмного забезпечення та моніторинг мережевого обладнання комп’ютерної мережі;
– виконувався постійний супровід офіційного веб-сайту ЦДЕА України та бази даних ЦДЕА України.
2. У межах ініціативного документування ЦДЕА України:
– в рамках формування архівної колекції «До 70-річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років» розпочато технічну перевірку 4 локальних копії веб-сайтів;
– за результатами перевірок здійснюється виправлення виявлених помилок та готуються протоколи технічної перевірки;
– проводилась технічна перевірка електронного інформаційного ресурсу «Новини України та світу. Укрінформ за 2001-2011 роки», переданого на постійне зберігання Українським національним інформаційним агентством «УКРІНФОРМ», в ІКС ЦДЕА України. Підготовлено протокол технічної перевірки;
– проводилась технічна перевірка електронного інформаційного ресурсу «Копія Державного реєстру України осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи в електронній формі станом на 01 січня 2014 р.», переданого на депоноване зберігання Державною установою «Український центр інформаційних технологій та Національного Реєстру» Міністерства охорони здоров’я України, в ІКС ЦДЕА України.

Сектором використання інформації документів проводилася наступна робота:
1. Протягом звітного періоду на адресу ЦДЕА України надійшло 5 офіційних запитів, 1З них: 4– соціально-правового характеру, 1 – тематичний. Крім того, на електронні адреси ЦДЕА України надійшло 92 запита.
2. На виконання рішення колегії від 26.12.2013 року сектором проводилася робота по створенню довідкового апарату до документів особового походження в електронній формі, що зберігаються в ЦДЕА України. Зокрема, визначено структуру та склад довідкових даних та їх ідентифікаторів до документів особового походження, що схвалено протоколом засідання НМР ЦДЕА України від 05.12.2014 № 7 з урахуванням пропозицій та зауважень членів ради. Прийнято рішення доповнити склад метаданих уніфікованого інформаційного об’єкта, що автоматично додаються до інформаційної автоматизованої системи ЦДЕА України, метаданими документів особового походження в електронній формі та розробити пошукові форми до документів особового походження в електронній формі.
3. Підготовлено та направлено до Укрдержархіву:
– пропозиції щодо виставкової діяльності ЦДЕА України (на виконання доручення Укрдержархіву від 16.10.2014 № 02.4/3818);
– нформацію про інформаційний супровід офіційного веб-сайта ЦДЕА України (на виконання доручення Укрдержархіву від 28.10.2014 № 02.3/3923);
– інформацію про стан роботи із запитами та зверненнями громадян у ЦДЕА України (на виконання доручення Укрдержархіву від 28.10.2014 № 02.4/3912).
4. У напрямку підвищення ефективності функціонування веб-сайта ЦДЕА України:
– за результатами програмного засобу Webalizer, y ІV кварталі 2014 року загальна кількість відвідувачів становила 61 456;
– постійно оновлювалася рубрика «Новини» та «Анонси», де висвітлювалися найважливіші заходи суспільного значення за участю ЦДЕА України. Загалом опубліковано 22 стрічки подій в розділі «ЦДЕА України», 10 – в розділі «Україна» та 10 – в розділі «Світ», 8 стрічок в розділі «Анонси». Також періодично оновлювалися розділи: «Звіти про діяльність», «Дорадчі органи», «Фонди», «Прес-центр, «Вакансії»;
– інші розділи веб-сайта оновлювалися по мірі змін інформаційних відомостей та згідно плану-графіка подання інформації для розміщення на веб-сайті ЦДЕА України, де визначено періодичність оновлення інформації.
5. Підготовлено звіт про відвідуваність офіційного веб-сайта за IV квартал 2014 року та за 2014 рік, які розміщено на внутрішньому веб-сайті в розділі «Використання». Постійно оновлювалася сторінка ЦДЕА України в соціальній мережі «Facebook» та сторінка ЦДЕА України у вільній енциклопедії «Вікіпедія».
6. Працівниками сектора постійно проводилася робота по інформаційному наповнення та удосконаленню рубрик сторінки сектора на внутрішньому веб-сайті ЦДЕА України, зокрема оновлено рубрики «Досвід», «Колегія», «Використання». Упродовж ІV кварталу тривала робота по наповненню розділу «Галерея-Фотоматеріали» на внутрішньому веб-сайті.
7. Головний спеціаліст сектора Карапозюк А. Л., як секретар колегії ЦДЕА України, брала участь в організації та проведенні засідань цього дорадчого органу, виконувала оформлення документації цього дорадчого органу.

Сектором кадрової та режимно-секретної роботи проводилася наступна робота:
1. Підготовлено інформацію:
– про стан виконання Плану заходів щодо попередження та профілактики корупційних правопорушень у Центральному державному електронному архіві України за IV квартал 2014 року;
– про виконання Заходів щодо мінімізації можливості виникнення конфлікту інтересів осіб, уповноважених на виконання функцій держави та врегулювання конфлікту інтересів у разі його виникнення;
– щодо вікового складу, стажу та освітнього рівня працівників архіву;
– підготовлено та направлено Укрдержархіву список осіб, рекомендованих для зараховування до кадрового резерву для державної служби на 2015 рік на посади директора та заступника директора;
– підготовлено список осіб, рекомендованих для зарахування до кадрового резерву для державної служби на 2015 рік на посади керівників та спеціалістів;
– підготовлено аналіз якісного складу різних категорій працівників за освітою;
– підготовлено інформацію про підвищення кваліфікації.
2. Велась роз’яснювальна робота, спрямована на запобігання і припинення корупційних діянь, працівники архіву ознайомлені з вимогами Законів України «Про державну службу» та «Про засади запобігання і протидії корупції».
3. Велась:
– підготовка наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням;
– реєстрація вхідної та вихідної документації.
4. Велись книги наказів з кадрових питань, з основної діяльності, про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням; обліку руху трудових книжок та вкладишів до них; обліку руху особових справ державних службовців.
5. Здійснювалось формування особових справ працівників архіву.
6. Вівся табель обліку використання робочого часу.

Фінансово-економічним відділом проводилася наступна робота:
1. В установлені строки підготовлено та подано такі звіти:
– до ФСС з ТВП за III квартал 2014 року;
– в ДПІ Солом’янського р-ну ГУ Міндоходів у м. Києві (форма 1 ДФ за III квартал 2014 року; звіт по пільгам (форма 1-ПП) за III квартал 2014 року);
– про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до ДПІ у Солом’янському р-ні ГУ Міндоходів у м. Києві за вересень, жовтень, листопад 2014 року;
– фінансово-господарської діяльності ЦДЕА України за 9 місяців 2014 року (баланс) в УДКСУ Солом’янського р-ну та в відділ бухгалтерського обліку Державної архівної служби України;
– про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7) в УДКСУ Солом’янського р-ну м. Києва (щомісячно);
– щомісячно готувалася та здавалася оперативна інформація про стан фінансування соціальних виплат за захищеними статтями видатків загального фонду Державного бюджету;
– про проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти за III квартал 2014 року в відділ планово-економічної діяльності та бюджетної звітності Державної архівної служби України;
2. Постійно проводилась перевірка відповідності ведення м/о № 1 (каса), м/о № 2 (банк), м/о № 5 (нарахування заробітної плати ), м/о № 6 (постачання підрядниками товарів та послуг).
3. Проведена інвентаризація коштів, матеріальних цінностей та основних фондів.
4. Проводилось списання товаро-матеріальних цінностей.
5. Зроблені розрахунки до довідок про зміни до річного кошторису.
6. Вівся облік коштів по договорах.
7. Вчасно нараховувалась та виплачувалась заробітна плата.
8. Велася головна книга та фактичні видатки.
9. Велася книга реєстрації договорів.
10. Проводилась реєстрація юридичних зобов’язань, фінансових зобов’язань, платіжних документів.
11. Постійно заповнюються особові рахунки працівників архіву.

Проводилася робота з засобами масової інформації щодо друку статей співробітників ЦДЕА України:
– стаття начальника відділу інформаційних технологій Купрунця Т. Я. «Критерії оцінювання електронних інформаційних ресурсів як джерел історичної інформації» – у науково-практичному журналі «Студії з архівної справи та документознавства»;
– стаття завідувача сектором використання інформації документів Паламарчук Л. В. «Роль діловода в сучасному електронному діловодстві (перелік питань для інтерв’ю із заступником директора ЦДЕА України Ковтанюком Ю. С.» – у науково-практичному журналі «Секретар-референт»).

Всі статті розглянуто та схвалено на засіданнях НМР ЦДЕА України.

З 20 жовтня по 12 листопада 2014 року Рахунковою палатою України було проведено перевірку ефективності використання коштів державного бюджету, виділених ЦДЕА України у 2013 році та за 9 місяців 2014 року. Результати перевірки розглядалися окремим питанням на засіданні колегії ЦДЕА України (протокол від 30.12.2014 № 9). З метою усунення виявлених недоліків прийнято відповідне рішення колегії та видано наказ із зазначенням відповідальних та строків виконання.

Працівники ЦДЕА України взяли участь у наступних нарадах, семінарах, конференціях:
– у межах співробітництва ЦДЕА України з іншими органами, підприємствами, установами та організаціями було взято участь в організації круглого столу «Впровадження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх передавання на архівне зберігання», що відбулося у Державній архівній службі України для керівників та працівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, центральних державних архівів України, галузевих державних архівів, центральних архівних установ України, державних архівів м. Києва та Київської області, начальники архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій та міських рад Київської області. Заступник директора Ковтанюк Ю. С. виступив з доповіддю «Технічне регулювання роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»;
– у семінарі “Запобігання та протидія корупції з урахуванням вимог нового антикорупційного законодавства” за участю представників Секретаріату Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції, Головного управління по боротьбі з організованою злочинністю МВС, Державної фіскальної служби;
заступник директора Ковтанюк Ю. С. взяв участь:
– 14.10.2014 в засіданні науково-експертної ради з питань розвитку інфраструктури відкритих ключів України при Міністерстві юстиції України;
– 07.11.2014 у роботі круглого столу «Електронне урядування в Україні. Правила гри», що відбувся у Будинку вчених НАН України, та виступив з доповіддю: «Організація електронного діловодства»;
– головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Муравйова В.В. 4-5 грудня 2014 року взяла участь у короткостроковому семінарі «Організація контролю та виконавської дисципліни в органах влади», який проходив в Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України;
– відбулася робоча зустріч працівників сектора використання інформації документів та заступником директора ЦДКФФА України ім. Г. С. Пшеничного Ємельяновою Т. О. щодо відбору та зберігання аудіовізуальних документів, що створюються у діяльності державних архівів, організації доступу користувачів до каталогів ЦДКФФА України;
– проведено робочу нараду начальником відділу забезпечення збереженості та обліку Стеценком А. О. з начальником відділу забезпечення збереженості та обліку документів ЦДАВО України Давиденко Т. Г. та завідувачем сектору зберігання і обліку мікрофотокопій ЦДАВО України Холодовою І. В. з питання складання та зберігання опису архівних електронних інформаційних ресурсів. За результатами наради опрацьовано форму опису ЕІР, видалено поле із розширенням/хеш-значення архівного електронного інформаційного ресурсу, перейменовано поле з «Найменування архівного ЕІР» на «Заголовок архівного ЕІР».

В межах співпраці архіву з вищими навчальними закладами у сфері підготовки спеціалістів з документознавства (діловодства), архівознавства та соціальних комунікацій 5 грудня 2014 року на базі ЦДЕА України за наказом директора розпочато професійно-орієнтовну практику 3-х студентів ІV курсу Національної академії керівних кадрів культури та мистецтв за спеціальністю 6.0020105 «Документознавство та інформаційна діяльність», що завершиться 15.01.2015 року.

На виконання доручень Укрдержархіву (лист 27.08.2014 № 02.1/3318 і лист 12.09.2014 № 02.1/3476) у звітний період підготовлено та направлено до Укрдержархіву звіти:
– про виконання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік за I півріччя 2014 року (ф. 201);
– про роботу ЦДЕА України за I півріччя 2014 року (ф. 209);
– про виконання Плану розвитку архівної справи на 2014 рік за 9 місяців 2014 року (ф. 201);
– про роботу ЦДЕА України за 9 місяців 2014 року (ф. 209).

Проводилася робота на виконання Плану заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в ЦДЕА України на 2014 рік:
– у кожній кімнаті ЦДЕА України оновлена наочна агітація у куточку з технічної безпеки;
– розташовано нові плакати формату А2, присвячені охороні праці та пожежній безпеці.

Проводилася робота на виконання Плану основних заходів цивільного захисту ЦДЕА України на 2014 рік:
– до Укрдержархіву направлено пропозиції до проекту Плану основних заходів цивільного захисту на 2015 рік (лист від 04.07.2014 № 01/115);
– у зв’язку із звільненням у звітний період провідного архівіста відділу забезпечення збереженості та обліку 01.09.2014 було оновлено та перезатверджено план-схему оповіщення керівного складу та співробітників ЦДЕА України в умовах особливого періоду та розміщено у всіх кімнатах архіву.






Заступник директора Центрального державного електронного архіву України Ю. С. Ковтанюк

Метричні книги

Адміністратор відомчої електронної пошти Державної архівної служби України

Анонси

12-16 листопада 2018 року

Відбудеться стажування представників ЦДЕА України та Державного центру збереження документів НАФ за напрямами: електронний документ, оцифровка документів; реставрація архівних документів. Місце проведення: м. Варшава, Республіка Польща. Програма 1. Програма 2.

26-28 листопада 2018 року

У 2018 році Міжнародна рада архівів відзначає Міжнародний день архівів під гаслом Щорічної конференції архівів (ALA-ICA) «Архіви: управління, пам’ять та спадщина». Місце проведення: м. Яунде, Камерун. Детальніше 

05 грудня 2018 року

Відбудуться дев’ятнадцяті джереловознавчі читання «Джерельний потенціал інформаційних ресурсів архівів», присвячені 100-річчю від дня народження професора Марка Варшавчика. Місце проведення: Київський національний університет імені Тараса Шевченка (м. Київ, вул. Володимирська, 60). Інформаційне повідомлення. Анкета.

Виставки онлайн